Overeenkomst — Scrivio EPD Softwarelicentie en dienstverlening
Editie 2026-11
Dit is de generieke editie van de Scrivio-overeenkomst: één tekst voor alle praktijken, met een editienummer, bedoeld om in Scrivio te worden aanvaard in plaats van per praktijk te worden ondertekend. Bijlage A — de Verwerkersovereenkomst, editie 2026-10 hoort onlosmakelijk bij deze tekst.
Een praktijk die eerder een op naam gestelde overeenkomst met Scrivio heeft gesloten, houdt die overeenkomst. Deze editie vervangt haar niet; artikel 11.3 beschrijft hoe een latere editie gaat gelden.
Deze editie is ook beschikbaar als PDF, met dezelfde tekst.
Wat er is gewijzigd ten opzichte van editie 2026-10: artikel 2.5 (de Programmatuur is geen medisch hulpmiddel, en wat dat betekent voor de AI-functies) is toegevoegd; artikel 4.2 (het moment van de eerste factuur) en artikel 4.5 (tariefwijziging, nu ten hoogste eens per jaar en geïndexeerd) zijn herschreven; artikel 6.2 stelt andere hersteltermijnen; artikel 13 (Wettelijke verplichtingen GGZ) is toegevoegd. Bijlage A is ongewijzigd en blijft editie 2026-10; artikel 1 en artikel 7.2 zeggen dat nu zo.
Partijen
Scrivio B.V., statutair gevestigd te Utrecht, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42028021, RSIN 869373626, bereikbaar via support@scrivio.nl — hierna Scrivio;
en
de praktijk of zorginstelling die deze Overeenkomst aanvaardt, zoals aangeduid met de naam, het vestigingsadres en het KvK-nummer die bij de aanmelding in Scrivio zijn opgegeven — hierna Afnemer.
Die praktijkgegevens worden vastgelegd in de Aanvaardingsregistratie (artikel 12.3) en gelden als de partijgegevens van Afnemer. Er is geen voorgedrukt partijenblok: wat Afnemer bij aanmelding invult, ís het partijenblok.
Scrivio en Afnemer, hierna samen Partijen, komen het volgende overeen.
Artikel 1 — Definities
Account — een persoonlijke toegang tot Scrivio, op naam van één natuurlijke persoon.
Aanvaarding — het aanvaarden van deze Overeenkomst en Bijlage A in Scrivio, op de wijze van artikel 12.
Aanvaardingsregistratie — de vastlegging van een Aanvaarding, met de gegevens genoemd in artikel 12.3.
Behandelaar — een natuurlijke persoon die in de omgeving van Afnemer als behandelaar is aangemerkt en in die hoedanigheid met dossiers werkt.
Bijlage A — de Verwerkersovereenkomst bij deze Overeenkomst. Bijlage A heeft een eigen editienummer; welke editie van Bijlage A bij deze editie hoort, staat in artikel 7.2.
Editie — een genummerde versie van deze Overeenkomst of van Bijlage A. Elke editie blijft na publicatie ongewijzigd beschikbaar op een eigen, vaste URL.
Gebruiker — een Behandelaar met een geactiveerd Account op de eerste dag van de factuurmaand. Een Account dat vóór die dag is gedeactiveerd, telt voor die factuurmaand niet mee. Accounts van personen die geen Behandelaar zijn — bijvoorbeeld voor administratie of praktijkbeheer — tellen niet mee.
Programmatuur — de Scrivio-software, met de bijbehorende omgevingen voor behandelaars, cliënten en beheer, zoals Scrivio die als dienst beschikbaar stelt.
Proefperiode — de periode van veertien dagen genoemd in artikel 4.2.
Startdatum — de datum waarop de organisatie van Afnemer in Scrivio wordt aangemaakt.
Werkdag — een kalenderdag die geen zaterdag, zondag of in Nederland algemeen erkende feestdag is.
Artikel 2 — Voorwerp van de Overeenkomst
2.1 Scrivio stelt de Programmatuur als dienst ter beschikking aan Afnemer en levert de daarbij behorende diensten, zoals beschreven in deze Overeenkomst.
2.2 Afnemer krijgt daarmee een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van deze Overeenkomst, voor gebruik door haar eigen Gebruikers en overige Accounts ten behoeve van haar eigen praktijkvoering.
2.3 Afnemer is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in Scrivio verwerkt; Scrivio is verwerker. Bijlage A regelt die verwerking en maakt integraal deel uit van deze Overeenkomst.
2.4 Scrivio levert software en ondersteuning. De inhoud van het dossier, de zorginhoudelijke beslissingen en de juistheid van wat namens Afnemer wordt gedeclareerd of gefactureerd, blijven de verantwoordelijkheid van Afnemer.
2.5 De Programmatuur is niet bestemd als medisch hulpmiddel in de zin van de Medical Device Regulation (EU 2017/745) en dient uitsluitend voor administratieve, agenderings- en documentatiedoeleinden. Dat geldt ook voor de AI-ondersteunde functies: een gegenereerde samenvatting, een voorgestelde verslagtekst of een vooringevuld formulier is een concept dat de Behandelaar controleert, waar nodig corrigeert en vervolgens zelf vaststelt. Afnemer is zelf verantwoordelijk voor de medisch-inhoudelijke juistheid van vastgelegde gegevens.
Artikel 3 — Levering en ingebruikname
3.1 De Programmatuur is vanaf de Startdatum voor Afnemer beschikbaar via de eigen omgeving van Afnemer.
3.2 Scrivio stelt de omgeving in en houdt de gebruikersdocumentatie beschikbaar op docs.scrivio.nl. Afnemer richt haar organisatie daarin zelf in: rollen, rechten, teams, tarieven en afspraaktypen.
3.3 Afnemer kan gegevens uit een ander systeem laten overnemen. De wijze waarop en de voorwaarden daarvoor worden vooraf tussen Partijen afgesproken.
3.4 [vervallen]
Dit artikel regelde een onboardingsdag op locatie. Het is met editie 2026-10 vervallen. De nummering is bewust niet doorgeschoven, zodat verwijzingen naar artikelen tussen edities dezelfde betekenis houden. Aanvullende training blijft beschikbaar op afroep; zie artikel 6.1.
3.5 Afnemer wijst ten minste één persoon aan als beheerder van haar omgeving. Die beheerder beheert Accounts, rollen en rechten binnen de organisatie van Afnemer.
Artikel 4 — Vergoedingen en betaling
4.1 Afnemer is een vergoeding verschuldigd per Gebruiker per kalendermaand. Het tarief is het tarief dat bij de Aanvaarding in Scrivio wordt getoond en dat in de Aanvaardingsregistratie wordt vastgelegd. Een korting die Partijen afspreken, wordt met haar looptijd in diezelfde registratie vastgelegd en op de factuur als aparte regel getoond.
4.2 Proefperiode. Over de eerste veertien dagen vanaf de Startdatum is geen vergoeding verschuldigd. De eerste factuur wordt uitgebracht op de eerste dag van de kalendermaand waarin de Proefperiode eindigt en heeft betrekking op die kalendermaand; de dagen van die maand die binnen de Proefperiode vallen, worden naar rato in mindering gebracht. Is over die kalendermaand na die vermindering niets verschuldigd, dan wordt zij niet gefactureerd en is de factuur over de eerstvolgende kalendermaand de eerste factuur. Eindigt de Overeenkomst binnen de Proefperiode, dan is Afnemer niets verschuldigd.
4.3 Het aantal Gebruikers wordt per factuurmaand vastgesteld op de eerste dag van die maand, overeenkomstig de definitie van Gebruiker in artikel 1. Een Account dat gedurende de maand wordt geactiveerd, telt mee vanaf de eerstvolgende factuurmaand.
4.4 Facturen worden maandelijks vooraf uitgebracht. De betaaltermijn is veertien dagen na factuurdatum. Alle bedragen zijn exclusief btw.
4.5 Scrivio kan het tarief ten hoogste eenmaal per kalenderjaar aanpassen, overeenkomstig de ontwikkeling van de consumentenprijsindex (CPI) van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Een aanpassing wordt ten minste twee maanden voor de ingangsdatum aangekondigd. Afnemer kan de Overeenkomst in dat geval tegen die ingangsdatum opzeggen, in afwijking van de opzegtermijn van artikel 9.1. Een verdergaande wijziging van het tarief behoeft de instemming van Afnemer.
4.6 Bij niet-tijdige betaling stuurt Scrivio eerst een herinnering. Scrivio beperkt of schort de dienstverlening niet op dan nadat Afnemer schriftelijk in gebreke is gesteld en een redelijke termijn van ten minste dertig dagen is verstreken. Gedurende die termijn behoudt Afnemer in elk geval toegang tot haar gegevens en kan zij een export vragen als bedoeld in artikel 9.2.
Artikel 5 — Verplichtingen van Afnemer
5.1 Afnemer gebruikt de Programmatuur overeenkomstig deze Overeenkomst en de toepasselijke wet- en regelgeving. Een Account is persoonlijk en wordt niet gedeeld. Afnemer draagt zorg voor zorgvuldig gebruik van inloggegevens door haar Gebruikers.
5.2 Afnemer bepaalt zelf welke rollen, rechten en behandelrelaties binnen haar organisatie gelden, en daarmee wie welk dossier kan inzien.
5.3 Tweefactorauthenticatie is voor elke gebruiker beschikbaar. Afnemer kan tweefactorauthenticatie voor haar hele organisatie verplicht stellen. Of zij dat doet, en het toezicht op de uitvoering daarvan, is de verantwoordelijkheid van Afnemer.
5.4 Afnemer is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die zij vastlegt, en voor de declaraties en facturen die op basis daarvan worden verstuurd.
5.5 Afnemer gebruikt de Programmatuur niet voor onrechtmatige doeleinden en biedt geen bestanden aan waarvan zij weet of moet vermoeden dat die schadelijke software bevatten.
Artikel 6 — Ondersteuning, beschikbaarheid en onderhoud
6.1 Scrivio biedt ondersteuning per e-mail via support@scrivio.nl op Werkdagen. Aanvullende training is op afroep beschikbaar tegen het dan geldende tarief; Partijen spreken omvang en kosten vooraf af.
6.2 Scrivio streeft naar een hoge beschikbaarheid van de Programmatuur. Voor herstel na een calamiteit hanteert Scrivio een maximaal aanvaardbaar gegevensverlies (RPO) van één uur en een maximaal aanvaardbare hersteltijd (RTO) van vierentwintig uur. Gepland onderhoud dat de beschikbaarheid merkbaar raakt, wordt vooraf aangekondigd.
6.3 Onderhoud, verbeteringen en nieuwe versies van de Programmatuur worden doorlopend uitgeleverd en zijn in de vergoeding van artikel 4.1 begrepen.
6.4 Afnemer meldt een storing via support@scrivio.nl. Scrivio bevestigt de melding en houdt Afnemer op de hoogte tot de storing is verholpen.
Artikel 7 — Persoonsgegevens
7.1 De verwerking van persoonsgegevens door Scrivio ten behoeve van Afnemer is geregeld in Bijlage A, de Verwerkersovereenkomst. Bijlage A maakt integraal deel uit van deze Overeenkomst en wordt tegelijk met haar aanvaard.
7.2 Bijlage A verwijst naar deze Overeenkomst bij editienummer. Beide documenten hebben een eigen editienummer en worden onafhankelijk van elkaar uitgegeven: een nieuwe editie van deze Overeenkomst brengt geen nieuwe editie van Bijlage A mee als de tekst van Bijlage A niet wijzigt. Bij deze editie hoort Bijlage A, editie 2026-10. Welke editie van elk van beide documenten Afnemer heeft aanvaard, staat in de Aanvaardingsregistratie (artikel 12.3).
7.3 Voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft, gaat Bijlage A voor op deze Overeenkomst; zie artikel 11.1.
Artikel 8 — Aansprakelijkheid en overmacht
8.1 De aansprakelijkheid van Scrivio voor schade uit of in verband met deze Overeenkomst is per gebeurtenis en per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat Afnemer in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis uit hoofde van deze Overeenkomst aan Scrivio verschuldigd is geworden, exclusief btw.
8.2 Scrivio is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde omzet, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
8.3 De beperkingen van artikel 8.1 en 8.2 gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Scrivio of haar leidinggevenden, en niet voor zover een beperking van aansprakelijkheid wettelijk niet is toegestaan.
8.4 Geen van Partijen is gehouden tot nakoming bij overmacht. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan kan elk van Partijen de Overeenkomst opzeggen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.
Artikel 9 — Duur, beëindiging en continuïteit
9.1 De Overeenkomst gaat in op de Startdatum en geldt voor onbepaalde tijd. Elk van Partijen kan opzeggen tegen het einde van een kalendermaand, met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.
9.2 Afnemer kan gedurende de looptijd op elk moment om een export van haar gegevens vragen. Scrivio levert die export kosteloos, in een open en machineleesbaar formaat (JSON, CSV of PDF, afhankelijk van het soort gegeven), binnen dertig dagen na het verzoek.
9.3 Na beëindiging geldt een exporttermijn van dertig dagen. Binnen die termijn kan Afnemer om de export van artikel 9.2 vragen; Scrivio levert die binnen diezelfde termijn.
9.4 De export wordt door Scrivio samengesteld en aan Afnemer verstrekt. Scrivio biedt hiervoor op dit moment geen zelfbedieningsfunctie in de Programmatuur en geen export-API. Dat de export op verzoek en door Scrivio zelf wordt geleverd, doet niet af aan de termijn en de kosteloosheid van artikel 9.2 en 9.3.
9.5 Na afloop van de exporttermijn verwijdert Scrivio de gegevens van Afnemer op haar verzoek, met inachtneming van artikel 5 en artikel 9 van Bijlage A. Het auditlog blijft daarbij bestaan; de reden daarvoor staat in Bijlage A.
Artikel 10 — Intellectuele eigendom en geheimhouding
10.1 De intellectuele eigendomsrechten op de Programmatuur, de documentatie en alles wat Scrivio in het kader van deze Overeenkomst ontwikkelt, berusten bij Scrivio. Afnemer verkrijgt uitsluitend het gebruiksrecht van artikel 2.2.
10.2 De gegevens die Afnemer in Scrivio vastlegt, blijven van Afnemer. Scrivio verkrijgt daarop geen recht en gebruikt ze uitsluitend zoals Bijlage A bepaalt.
10.3 Partijen houden vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim en verstrekken die niet aan derden, behalve voor zover een wettelijke plicht daartoe verplicht.
Artikel 11 — Slotbepalingen
11.1 Bij strijdigheid geldt de volgende rangorde: (a) Bijlage A, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft; (b) deze Overeenkomst; (c) wat Partijen overigens schriftelijk zijn overeengekomen. Algemene inkoop- of leveringsvoorwaarden van Afnemer zijn niet van toepassing.
11.2 Geen van Partijen draagt haar rechten en verplichtingen uit deze Overeenkomst over zonder toestemming van de andere partij. Scrivio mag haar rechten en verplichtingen wel overdragen bij een fusie of overname van haar onderneming, mits zij Afnemer daarover vooraf informeert.
11.3 Wijzigingen van en aanvullingen op deze Overeenkomst zijn slechts geldig indien zij:
a. schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen; of b. zijn opgenomen in een nieuwe editie van deze Overeenkomst of van Bijlage A, die Scrivio ten minste dertig dagen voor de beoogde ingangsdatum aankondigt en die een daartoe bevoegde persoon van Afnemer vervolgens in Scrivio aanvaardt op de wijze van artikel 12.
Zolang Afnemer een nieuwe editie niet heeft aanvaard, blijft de editie die zij heeft aanvaard onverkort tussen Partijen gelden.
11.4 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Midden-Nederland, onverminderd het recht van Partijen om een minnelijke oplossing te beproeven.
11.5 Is een bepaling van deze Overeenkomst nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die de strekking ervan zo dicht mogelijk benadert.
Artikel 12 — Aanvaarding
12.1 Deze Overeenkomst komt tot stand op het moment dat een daartoe bevoegde persoon van Afnemer haar, samen met Bijlage A, in Scrivio aanvaardt. Ondertekening op papier is niet nodig. Artikel 28 lid 9 AVG staat de elektronische vorm voor Bijlage A uitdrukkelijk toe.
12.2 Degene die aanvaardt, verklaart daarbij bevoegd te zijn Afnemer te binden.
12.3 Aanvaardingsregistratie. Scrivio legt van elke Aanvaarding vast:
- de naam en het e-mailadres van de persoon die aanvaardde;
- de datum en het tijdstip van de Aanvaarding;
- het editienummer van deze Overeenkomst en van Bijlage A zoals aanvaard;
- de praktijkgegevens die Afnemer bij de aanmelding heeft opgegeven;
- het tarief en een eventuele korting als bedoeld in artikel 4.1.
Die registratie is het bewijs van de totstandkoming van deze Overeenkomst. Scrivio bewaart haar zolang de Overeenkomst duurt en daarna zolang zij als bewijs nodig kan zijn, en verstrekt Afnemer op verzoek kosteloos een kopie.
12.4 De tekst van elke editie blijft na publicatie ongewijzigd beschikbaar op een vaste URL per editie op docs.scrivio.nl, zodat de tekst die Afnemer heeft aanvaard altijd terug te vinden is. Een nieuwe editie overschrijft een bestaande editie niet.
Artikel 13 — Wettelijke verplichtingen GGZ
Dit artikel is met editie 2026-11 toegevoegd. Het staat achter artikel 12 en niet tussen de artikelen over de dienstverlening, zodat de nummering van de bestaande artikelen — en elke verwijzing daarnaar, ook die vanuit Bijlage A — tussen edities dezelfde betekenis houdt.
13.1 Scrivio spant zich in de Programmatuur in lijn te houden met de voor de GGZ geldende wettelijke vereisten, waaronder:
- de declaratiestandaard en de registratieverplichtingen van het Zorgprestatiemodel (ZPM), en het vastleggen van de zorgvraagtypering;
- de registratie- en aanleververplichtingen op grond van de Wet verplichte GGZ (Wvggz), waaronder de periodieke aanlevering aan de IGJ. Deze functionaliteit is op dit moment niet in de Programmatuur beschikbaar; Scrivio verbindt zich niet aan een datum waarop zij beschikbaar komt;
- het recht op elektronische inzage en het recht op afschrift van het patiëntdossier (artikel 15d Wabvpz), en het overzicht van de logging (artikel 15e Wabvpz en NEN 7513). Scrivio verstrekt de inzage, het afschrift en het loggingoverzicht op verzoek van Afnemer; de Programmatuur biedt hiervoor geen zelfbedieningsfunctie, zoals ook artikel 9.4 voor de export vermeldt.
13.2 Functionele wijzigingen als gevolg van wijzigende wet- en regelgeving (NZa, Wegiz, Wvggz) worden zo spoedig mogelijk doorgevoerd, voor zover de technische specificaties tijdig door de overheid zijn gepubliceerd.
13.3 Wijzigingen als gevolg van substantiële stelselwijzigingen of nieuwe verplichte koppelingen die buiten het reguliere onderhoud vallen, kunnen leiden tot meerkosten. Scrivio informeert Afnemer hierover ten minste twee maanden voor de voorgenomen ingangsdatum. Afnemer kan de Overeenkomst in dat geval tegen die ingangsdatum opzeggen, in afwijking van de opzegtermijn van artikel 9.1.
13.4 De wettelijke verplichtingen die op Afnemer als zorgaanbieder rusten, blijven de hare. Scrivio levert de Programmatuur waarmee Afnemer daaraan kan voldoen; het gebruik ervan en de juistheid van wat wordt vastgelegd en aangeleverd, blijven de verantwoordelijkheid van Afnemer (artikel 2.4 en artikel 5.4).
Bijlage A: Verwerkersovereenkomst, editie 2026-10.