Afspraken plannen
Dit hoofdstuk beschrijft hoe u afspraken aanmaakt, bewerkt en beheert in Scrivio.
Soorten afspraken
Scrivio ondersteunt verschillende soorten afspraken:
| Type | Omschrijving |
|---|---|
| Individuele sessie | Één-op-één afspraak met een cliënt |
| Groepssessie | Meerdere cliënten in één sessie (bijvoorbeeld groepstherapie) |
| MDO | Multidisciplinair overleg met meerdere behandelaren |
| Intern overleg | Teamvergadering of ander intern overleg zonder cliënten |
Een afspraak inplannen
Via de agenda
De snelste manier om een afspraak te maken:
- Ga naar Agenda
- Klik op het gewenste tijdslot in de kalender
- Het formulier voor een nieuwe afspraak opent
Via de knop Nieuwe afspraak
- Ga naar Agenda
- Klik op Nieuwe afspraak (rechtsboven)
- Vul de afspraakgegevens in
Afspraakgegevens invullen
Bij het aanmaken van een afspraak vult u de volgende velden in:
Basisgegevens
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Titel | Ja | Korte omschrijving van de afspraak |
| Datum | Ja | De datum van de afspraak |
| Begintijd | Ja | Starttijd van de afspraak |
| Eindtijd | Ja | Eindtijd van de afspraak |
| Afspraaktype | Nee | Selecteer een voorgedefinieerd type |
Deelnemers
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Cliënt(en) | Selecteer één of meerdere cliënten |
| Collega's | Voeg collega's toe bij MDO of intern overleg |
Locatie
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Locatie | De vestiging waar de afspraak plaatsvindt |
| Ruimte | Specifieke behandelkamer of vergaderruimte |
| Online | Vink aan als het een online afspraak betreft |
| Online URL | Link naar de videovergadering (Teams, Meet, etc.) |
Afspraaktypes
Afspraaktypes zijn voorgedefinieerde sjablonen die u tijd besparen bij het plannen. Een afspraaktype kan bevatten:
- Een standaardnaam
- Een gekoppeld formulier (vragenlijst die moet worden ingevuld)
- Standaardinstellingen
Als u een afspraaktype selecteert, worden de gekoppelde instellingen automatisch overgenomen.
Tip: Vraag uw beheerder om veelgebruikte afspraaktypes aan te maken voor uw organisatie.
Een afspraak bewerken
- Klik op de afspraak in de agenda
- Het afspraakdetailscherm opent
- Klik op Bewerken
- Pas de gewenste velden aan
- Klik op Opslaan
Een afspraak annuleren
- Open de afspraak door erop te klikken
- Klik op Annuleren
- Bevestig de annulering
Geannuleerde afspraken worden niet meer getoond in de standaard agendaweergave, maar blijven wel bewaard in het systeem.
Groepssessies
Bij een groepssessie kunt u meerdere cliënten aan één afspraak koppelen:
- Maak een nieuwe afspraak aan
- Selecteer bij Cliënten meerdere personen
- Vul de overige gegevens in
- Klik op Opslaan
Voor elke deelnemer wordt de aanwezigheid en bijbehorende tijd apart bijgehouden. Dit is belangrijk voor de correcte facturatie.
Multidisciplinair overleg (MDO)
Een MDO is een bespreking met meerdere behandelaren over een cliënt:
- Maak een nieuwe afspraak aan
- Selecteer MDO als afspraaktype (indien beschikbaar)
- Voeg de betrokken cliënt toe
- Voeg de deelnemende collega's toe
- Geef aan wie de organisator is
- Klik op Opslaan
Aanwezigheid registreren
Na afloop van een afspraak is het belangrijk om de daadwerkelijke aanwezigheid te registreren:
- Open de afspraak
- Klik op Aanwezigheid registreren
- Geef per deelnemer aan:
- Of deze aanwezig was
- De werkelijke start- en eindtijd
- Klik op Opslaan
De geregistreerde aanwezigheid wordt gebruikt voor de facturatie.
Tips voor efficiënt plannen
Gebruik de weekweergave - In de weekweergave ziet u in één oogopslag wat er gepland staat.
Controleer beschikbaarheid - Schakel naar de teamagenda om te zien wanneer collega's beschikbaar zijn.
Reserveer ruimtes - Selecteer altijd een ruimte om dubbele boekingen te voorkomen.
Gebruik afspraaktypes - Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie.
Veelgestelde vragen
Kan ik een terugkerende afspraak maken? Momenteel maakt u elke afspraak apart aan.
Wat gebeurt er als ik een afspraak wijzig die al gefactureerd is? Wijzigingen aan gefactureerde afspraken kunnen invloed hebben op declaraties. Overleg zo nodig met uw beheerder.
Hoe annuleer ik een afspraak voor een specifieke deelnemer bij een groepssessie? Open de afspraak en verwijder de betreffende deelnemer uit de lijst.