Cliëntenbeheer

In dit hoofdstuk leert u hoe u cliënten toevoegt, beheert en de cliëntdetailpagina gebruikt.

Het cliëntenoverzicht

Ga naar Cliënten in het hoofdmenu om het overzicht te openen. Hier ziet u een lijst van alle actieve cliënten binnen uw organisatie.

Zoeken en filteren

Boven de lijst vindt u een zoekbalk. U kunt zoeken op:

• Naam (voor- of achternaam)
• E-mailadres
• BSN (burgerservicenummer)

De zoekresultaten worden direct getoond terwijl u typt.

Cliënten sorteren

Klik op een kolomkop om de lijst te sorteren. Klik nogmaals om de sorteervolgorde om te draaien.

Een nieuwe cliënt toevoegen

1. Ga naar Cliënten
2. Klik op Nieuwe cliënt (rechtsboven)
3. Vul de volgende gegevens in:

Veld	Verplicht	Toelichting
Voornaam	Ja
Tussenvoegsel	Nee	Bijvoorbeeld: "van de", "de"
Achternaam	Ja
E-mailadres	Nee	Voor contact en eventuele uitnodigingen
Telefoonnummer	Nee
Geboortedatum	Nee	Voor identificatie en leeftijdsberekening
BSN	Nee	Burgerservicenummer
Adres	Nee	Straat, huisnummer, postcode, woonplaats

4. Klik op Opslaan

De cliënt wordt toegevoegd en u wordt doorgestuurd naar de cliëntdetailpagina.

De cliëntdetailpagina

Klik op een cliënt in het overzicht om de detailpagina te openen. Hier vindt u alle informatie over deze cliënt.

Cliëntgegevens

Bovenaan ziet u de basisgegevens van de cliënt. Klik op Bewerken om deze aan te passen.

Zorgvraag

In dit onderdeel legt u vast wat de hulpvraag of zorgbehoefte van de cliënt is. Dit helpt om de context van de behandeling te documenteren.

Om de zorgvraag toe te voegen of te bewerken:

1. Klik op Bewerken bij het onderdeel Zorgvraag
2. Typ de zorgvraag in het tekstveld
3. Klik op Opslaan

Opmerkingen

Het opmerkingengedeelte is bedoeld voor interne notities over de cliënt. Deze zijn zichtbaar voor alle medewerkers met toegang tot dit cliëntdossier.

Een opmerking toevoegen:

1. Scroll naar het onderdeel Opmerkingen
2. Typ uw opmerking in het tekstveld
3. Klik op Toevoegen

Opmerkingen worden chronologisch weergegeven met vermelding van wie de opmerking heeft geplaatst en wanneer.

Zorgtrajecten

Een zorgtraject is een afgebakende periode van zorgverlening. Elke cliënt kan meerdere zorgtrajecten hebben, bijvoorbeeld voor verschillende behandelingen of aandoeningen.

Een nieuw zorgtraject aanmaken:

1. Klik op Nieuw zorgtraject
2. Geef het traject een naam (bijvoorbeeld "Angstbehandeling 2024")
3. Stel de startdatum in
4. Selecteer de locatie
5. Klik op Opslaan

Zorgtrajecten kunnen de status Actief of Gesloten hebben. Een gesloten traject kan worden heropend indien nodig.

Toegewezen formulieren

Hier ziet u welke vragenlijsten aan deze cliënt zijn toegewezen en wat de status is (nog in te vullen, voltooid, etc.).

Een formulier toewijzen:

1. Klik op Formulier toewijzen
2. Selecteer het gewenste formulier uit de lijst
3. Klik op Toewijzen

De cliënt (of u zelf) kan het formulier vervolgens invullen. Ingevulde formulieren blijven bewaard in het dossier.

Financieringsoverzicht

Dit onderdeel toont een samenvatting van de declaratiestatus voor deze cliënt. U ziet hier hoeveel er is gedeclareerd en wat de status is.

Statusgeschiedenis

De statusgeschiedenis toont alle wijzigingen in de status van deze cliënt (bijvoorbeeld van "Actief" naar "Afgerond"). Dit biedt een compleet overzicht van het verloop.

Cliëntgegevens bewerken

1. Open de cliëntdetailpagina
2. Klik op Bewerken bij het onderdeel dat u wilt wijzigen
3. Pas de gegevens aan
4. Klik op Opslaan

Een cliënt archiveren

Cliënten die niet meer in actieve behandeling zijn, kunt u archiveren. Gearchiveerde cliënten verdwijnen uit het standaardoverzicht maar blijven in het systeem bewaard.

Een cliënt archiveren:

1. Open de cliëntdetailpagina
2. Klik op Archiveren
3. Bevestig de actie

Tip: Gearchiveerde cliënten kunt u terugvinden door de filter "Inclusief gearchiveerd" te gebruiken in het cliëntenoverzicht.

Een cliënt herstellen

Een gearchiveerde cliënt kan worden hersteld:

1. Zoek de cliënt op (met de filter voor gearchiveerde cliënten)
2. Open de cliëntdetailpagina
3. Klik op Herstellen

De cliënt verschijnt weer in het normale overzicht.

Veelgestelde vragen

Kan ik een cliënt volledig verwijderen? Nee, om aan bewaartermijnen te voldoen kunnen cliënten niet worden verwijderd, alleen gearchiveerd.

Wie kan cliëntgegevens zien? Dit is afhankelijk van uw rechten en teaminstellingen. Vraag uw beheerder welke toegangsregels er gelden.

Hoe voeg ik documenten toe aan een cliëntdossier? Dit kan via het onderdeel Bestanden op de cliëntdetailpagina (indien beschikbaar voor uw organisatie).