De agenda gebruiken
Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende weergaves en functies van de agenda in Scrivio.
De agenda openen
Klik op Agenda in het hoofdmenu om uw agenda te openen. Standaard ziet u uw persoonlijke agenda met alle afspraken waarbij u betrokken bent.
Weergaves
Dagweergave
Toont alle afspraken van één dag in detail. Handig voor:
- Een gedetailleerd overzicht van een drukke dag
- Het plannen van nieuwe afspraken tussen bestaande afspraken
Schakel naar de dagweergave door op Dag te klikken in de werkbalk.
Weekweergave
Toont een volledig weekoverzicht met alle dagen naast elkaar. Dit is de standaardweergave en ideaal voor:
- Een wekelijks overzicht
- Het vergelijken van drukte over meerdere dagen
- Het snel vinden van vrije momenten
Schakel naar de weekweergave door op Week te klikken.
Maandweergave
Toont een maandoverzicht met per dag een compacte weergave van afspraken. Handig voor:
- Langetermijnplanning
- Een overzicht van drukte over de maand
Schakel naar de maandweergave door op Maand te klikken.
Navigeren door de agenda
Datum wijzigen
- Gebruik de pijltjes < en > om naar de vorige of volgende periode te gaan (dag, week of maand, afhankelijk van de weergave)
- Klik op Vandaag om terug te keren naar de huidige datum
- Klik op de datumweergave om een specifieke datum te selecteren via een kalender
Tijdstippen
In de dag- en weekweergave scrolt u verticaal om verschillende tijdstippen te zien. De werkdag (bijvoorbeeld 8:00 - 18:00) staat standaard in beeld.
Agendatypen
Persoonlijke agenda
Uw standaardweergave toont alleen uw eigen afspraken. Dit zijn afspraken waarbij u:
- De behandelaar bent
- Een deelnemer bent (bij MDO of intern overleg)
Teamagenda
De teamagenda toont afspraken van alle teamleden. Dit is handig om:
- Beschikbaarheid van collega's te controleren
- Teamplanning te coördineren
Schakel naar de teamagenda via het dropdown-menu boven de agenda.
Collegaagenda
Bekijk de agenda van een specifieke collega:
- Klik op het dropdown-menu boven de agenda
- Selecteer Collega
- Kies de collega wiens agenda u wilt zien
Ruimteagenda
Bekijk welke ruimtes wanneer bezet zijn:
- Klik op het dropdown-menu boven de agenda
- Selecteer Ruimtes of een specifieke ruimte
- U ziet nu alleen afspraken die aan die ruimte zijn gekoppeld
Dit helpt bij het vinden van beschikbare behandelkamers of vergaderruimtes.
Afspraken in de agenda
Afspraak bekijken
Klik op een afspraak om de details te zien:
- Titel en beschrijving
- Datum en tijd
- Deelnemers (cliënten en collega's)
- Locatie en ruimte
Afspraak toevoegen
Klik op een leeg tijdslot om een nieuwe afspraak op dat moment aan te maken. Zie Afspraken plannen voor meer details.
Afspraak verplaatsen
U kunt een afspraak verslepen naar een ander tijdstip:
- Klik op de afspraak en houd de muisknop ingedrukt
- Sleep de afspraak naar het gewenste tijdstip
- Laat de muisknop los
De afspraak wordt automatisch opgeslagen op de nieuwe tijd.
Let op: Dit werkt alleen voor afspraken die u mag bewerken.
Kleuren en statussen
Afspraken kunnen verschillende kleuren hebben op basis van:
- Afspraaktype
- Status (gepland, geannuleerd, etc.)
- Of de afspraak al is geweest
De legenda met kleurbetekenissen vindt u in de instellingen of bij uw beheerder.
Filteren
Op persoon
Gebruik de filters boven de agenda om specifieke collega's te selecteren. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen uw eigen afspraken en die van één collega tegelijk zien.
Op locatie
Filter op een specifieke vestiging om alleen afspraken op die locatie te zien.
Op afspraaktype
Filter op een specifiek type afspraak om bijvoorbeeld alleen intake-afspraken te tonen.
Beschikbaarheid bekijken
Bij het plannen van een nieuwe afspraak is het handig om te weten wanneer iedereen beschikbaar is:
- Open de teamagenda
- Filter op de betrokken collega's
- Zoek een tijdslot waar niemand afspraken heeft
Bij het boeken van een ruimte:
- Schakel naar de ruimteweergave
- Zoek een tijdslot waar de ruimte vrij is
Tips
Gebruik sneltoetsen - Druk op T om naar vandaag te gaan (indien ondersteund door uw browser).
Combineer weergaves - Begin in de maandweergave voor een overzicht en zoom in naar de weekweergave voor details.
Check ruimtes - Vergeet niet een ruimte te boeken bij afspraken op locatie om dubbele boekingen te voorkomen.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn Scrivio-agenda synchroniseren met Google Calendar of Outlook? Dit is afhankelijk van uw organisatie-instellingen. Vraag uw beheerder naar de mogelijkheden.
Waarom zie ik bepaalde afspraken niet? Dit kan komen door uw rechten. U ziet alleen afspraken waar u toegang toe heeft.
Hoe stel ik mijn werkuren in? Werkuren worden beheerd door uw organisatiebeheerder in de instellingen.