Declaraties

Dit hoofdstuk beschrijft de basisworkflow voor het declareren van geleverde zorg in Scrivio.

Overzicht

Declaraties in Scrivio zijn gekoppeld aan afspraken. Wanneer u een afspraak heeft gehad met een cliënt, kan deze automatisch worden omgezet naar een declaratie. Scrivio ondersteunt zowel Vecozo-declaraties als handmatige facturatie.

Declaratiestroom

De standaard workflow voor declaraties verloopt als volgt:

Afspraak gepland → Afspraak gehouden → Aanwezigheid geregistreerd → Declaratie aangemaakt → Declaratie verstuurd → Declaratie verwerkt

Het declaratieoverzicht openen

Ga naar Declaraties in het hoofdmenu. U ziet een overzicht met verschillende tabbladen:

Tabblad	Inhoud
Openstaand	Declaraties die nog verstuurd moeten worden
Verstuurd	Declaraties die zijn ingediend bij de verzekeraar
Verwerkt	Declaraties die zijn geaccepteerd en uitbetaald
Facturen	Handmatige facturen (niet via Vecozo)

Declaratiestatus begrijpen

Openstaand

Dit zijn afspraken die gereed zijn voor declaratie maar nog niet zijn ingediend. Controleer of de gegevens correct zijn voordat u verstuurt.

Verstuurd

De declaratie is ingediend bij de zorgverzekeraar en wacht op verwerking. U ontvangt bericht wanneer deze is verwerkt.

Verwerkt

De verzekeraar heeft de declaratie geaccepteerd. Het bedrag wordt uitbetaald aan uw organisatie.

Afgewezen

Als een declaratie wordt afgewezen, ziet u de reden. U kunt de gegevens corrigeren en opnieuw indienen.

Een declaratie aanmaken

Declaraties worden automatisch aangemaakt op basis van geregistreerde afspraken:

1. Zorg dat de afspraak heeft plaatsgevonden
2. Registreer de aanwezigheid (zie Afspraken plannen)
3. De afspraak verschijnt in het tabblad Openstaand

Handmatig een declaratie aanmaken

In sommige gevallen moet u handmatig een declaratie aanmaken:

1. Ga naar Declaraties > Openstaand
2. Klik op Nieuwe declaratie
3. Selecteer de cliënt
4. Selecteer de betreffende afspraak of prestatie
5. Controleer de gegevens
6. Klik op Opslaan

Declaraties versturen

Individuele declaratie versturen

1. Ga naar Declaraties > Openstaand
2. Zoek de declaratie die u wilt versturen
3. Controleer of alle gegevens correct zijn
4. Klik op Versturen

Meerdere declaraties tegelijk versturen

Voor efficiëntie kunt u declaraties in batch versturen:

1. Ga naar Declaraties > Openstaand
2. Vink de declaraties aan die u wilt versturen
3. Klik op Selectie versturen
4. Bevestig de actie

Alle geselecteerde declaraties worden in één batch verstuurd.

Declaraties controleren

Voordat u een declaratie verstuurt, controleer:

• Cliëntgegevens - Naam, geboortedatum en BSN moeten correct zijn
• Afspraakgegevens - Datum, duur en type moeten kloppen
• Contract - Er moet een actief contract zijn met de verzekeraar
• Tarief - Het juiste tarief moet worden toegepast

Bij ontbrekende of onjuiste gegevens kunt u de declaratie niet versturen.

Vecozo-declaraties

Vecozo is het landelijke systeem voor het declareren van zorg. Scrivio is hierop aangesloten voor geautomatiseerde declaratie-uitwisseling.

Hoe werkt het?

1. U maakt declaraties aan in Scrivio
2. Scrivio bundelt declaraties in batches
3. De batch wordt automatisch naar Vecozo gestuurd
4. U ontvangt terugkoppeling over de status
5. Geaccepteerde declaraties worden uitbetaald door de verzekeraar

Vereisten

• Uw organisatie moet zijn aangesloten bij Vecozo
• Er moet een actief contract zijn met de betreffende verzekeraar
• De cliënt moet verzekerd zijn bij de betreffende verzekeraar

Niet-Vecozo declaraties (Brief)

Voor situaties waarin Vecozo niet van toepassing is (bijvoorbeeld particuliere cliënten), kunt u handmatige facturen maken:

1. Ga naar Declaraties > Facturen
2. Klik op Nieuwe factuur
3. Selecteer de cliënt
4. Voeg de te factureren items toe
5. Klik op Opslaan
6. Download de factuur als PDF om te versturen

Declaraties exporteren

U kunt declaratieoverzichten exporteren voor administratieve doeleinden:

1. Ga naar het gewenste tabblad (Openstaand, Verstuurd, etc.)
2. Pas eventueel filters toe (datum, cliënt, status)
3. Klik op Exporteren
4. Kies het formaat (CSV, Excel)
5. Download het bestand

Problemen oplossen

Declaratie wordt afgewezen

Bekijk de afwijzingsreden in het declaratieoverzicht. Veelvoorkomende redenen:

• Onjuist BSN
• Cliënt niet (meer) verzekerd bij deze verzekeraar
• Geen geldig contract voor deze prestatie
• Dubbele declaratie

Corrigeer het probleem en dien opnieuw in.

Ontbrekende afspraken

Als een afspraak niet verschijnt in Openstaand, controleer:

• Is de aanwezigheid geregistreerd?
• Is er een actief contract?
• Heeft de cliënt een geldige verzekering?

Contract ontbreekt

Zonder actief contract kan niet worden gedeclareerd. Neem contact op met uw beheerder om het contract toe te voegen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het voordat een declaratie is verwerkt? Dit hangt af van de verzekeraar, maar doorgaans binnen enkele dagen tot weken.

Kan ik een verstuurde declaratie intrekken? Dit is afhankelijk van de status bij de verzekeraar. Neem zo nodig contact op met uw beheerder.

Hoe weet ik welk tarief wordt toegepast? Het tarief is gebaseerd op het contract met de verzekeraar en het type prestatie. Dit wordt automatisch berekend door Scrivio.

Wat als een cliënt van verzekeraar wisselt? Werk de verzekeringsgegevens bij in het cliëntdossier. Nieuwe declaraties gebruiken automatisch de nieuwe verzekeraar.