Organisatie inrichten

Deze werkstroom loopt het inrichten van een nieuwe organisatie van begin tot eind af: van de fysieke locaties tot het uitnodigen van de eerste medewerkers. Elke stap verwijst naar de schermpagina met de details — hier lees je vooral welke stappen je in welke volgorde zet en waarom.

De volgorde is bewust: je legt eerst de bouwstenen vast (locaties, teams, rollen en afspraaktypen) en nodigt daarna gebruikers uit, zodat je iemand bij de uitnodiging meteen de juiste rol kunt geven en op het detailscherm aan een team kunt koppelen.

1. Locaties en ruimtes aanmaken
2. Teams inrichten
3. Rollen en rechten definiëren
4. Afspraaktypen opzetten
5. Gebruikers uitnodigen

Het inrichten raakt aan meerdere beheerschermen. Reken voor het hele traject op de rechten locations.create, rooms.create, team.manage, roles.create, appointment_types.create, users.invite en users.update. Deze schermen zijn bedoeld voor de organisatiebeheerder.

Stap 1 — Locaties en ruimtes aanmaken

Begin bij Locaties & ruimtes. Maak per vestiging of praktijk een locatie aan en leg het adres, de contactgegevens en de AGB-code vast — die hoort later bij declaraties en afspraken. Voeg daarna binnen elke locatie de kamers toe waaraan je afspraken kunt koppelen.

→ Details: Locatie aanmaken en Kamer aanmaken.

Stap 2 — Teams inrichten

Maak in Teams de teams aan waarmee je behandelaren groepeert — bijvoorbeeld om werk toe te wijzen of signalen te richten. Je hoeft de leden nu nog niet toe te voegen: nieuwe gebruikers koppel je in stap 5 aan een team. Bestaan er al gebruikers, dan voeg je ze hier direct als lid toe.

→ Details: Team aanmaken en Lid toevoegen.

Stap 3 — Rollen en rechten definiëren

Bij Rollen & rechten bepaal je wat medewerkers in Scrivio mogen zien en doen. Scrivio levert een set systeemrollen; maak daarnaast eigen rollen aan als je organisatie een andere indeling nodig heeft. Stel de rollen vóór stap 5 vast, zodat je iedere uitnodiging meteen de juiste rol kunt meegeven.

→ Details: Rol aanmaken en Rechten toewijzen.

Stap 4 — Afspraaktypen opzetten

Leg in Afspraaktypen vast welke soorten afspraken gepland kunnen worden — een intake, een behandelconsult, een telefonisch contact. Per type bepaal je onder meer de facturatiecategorie, de standaardduur en welke beroepsgroepen het mogen uitvoeren. Zonder afspraaktypen kan er later niets in de agenda worden ingepland.

→ Details: Afspraaktype aanmaken.

Stap 5 — Gebruikers uitnodigen

Nodig tot slot bij Gebruikers de medewerkers uit. Bij de uitnodiging vul je het e-mailadres en de rol uit stap 3 in; de gebruiker stelt zelf een wachtwoord in via de link in de uitnodigingsmail. Na het accepteren beheer je op het detailscherm de overige gegevens: koppel de gebruiker aan een team uit stap 2 en wijs eventueel extra rollen toe.

→ Details: Gebruiker uitnodigen, Rollen toewijzen en Team toewijzen.