Agenda
De Agenda toont je afspraken in een kalender of als lijst. Je maakt nieuwe afspraken aan, wisselt tussen je persoonlijke agenda en een gecombineerd overzicht van collega's en ruimtes, filtert op status en periode, en verplaatst afspraken met slepen. Vanuit een geopende afspraak verander je de status (annuleren, niet verschenen, voltooien) of verwijder je de afspraak. Het scherm is bedoeld voor behandelaren die hun afspraken plannen en beheren.
Dit scherm vervangt de oude documentatie "De agenda gebruiken" en "Afspraken plannen". De afzonderlijke afspraakdetailpagina (Afspraakdetail) wordt apart beschreven.
Overzicht
| Route | /agenda (standaardagenda), /agenda2 (experimentele variant) |
| Doelgroep | Behandelaar |
| Benodigde rechten | appointments.read (bekijken); appointments.create (aanmaken); appointments.update (bewerken en statuswijzigingen); appointments.delete (verwijderen); rooms.read voor de gecombineerde weergave |
/agenda2 is een experimentele variant die dezelfde functies biedt op basis van een alternatieve kalenderbibliotheek (EventCalendar in plaats van FullCalendar). De werkwijze is identiek aan de standaardagenda.
Hoe het werkt
De agenda is meer dan een lijst tijdvakken: de status van een afspraak bepaalt welke acties je mag uitvoeren, een annulering wordt automatisch als tijdig of te laat geboekt op basis van het moment, een terugkerende reeks laat je kiezen tussen één afspraak en de hele toekomst, en bij aanmaken verschijnen velden alleen wanneer je keuzes daarom vragen. Lees deze sectie voordat je afspraken beheert, zodat je begrijpt waarom een knop wel of niet beschikbaar is.
De statusmachine
Elke afspraak heeft één status. De status bepaalt welke acties beschikbaar zijn en wordt nooit zomaar overgeslagen — je beweegt altijd via een geldige overgang.
| Status | Betekenis | Soort |
|---|---|---|
| Gepland | Ingepland en nog niet afgehandeld. Beginstatus van elke afspraak. | Open |
| Bevestigd | Bevestigd door of namens de cliënt (bijvoorbeeld via een herinnering). | Open |
| Voltooid | De afspraak heeft plaatsgevonden. | Eindstatus |
| Geannuleerd (>24u) | Ruim van tevoren afgezegd. | Eindstatus |
| Geannuleerd (<24u) | Kort van tevoren afgezegd. | Eindstatus |
| Geannuleerd | Afgezegd nadat de begintijd al was verstreken. | Eindstatus |
| Niet verschenen | De cliënt is niet op de afspraak verschenen. | Eindstatus |
Vanuit een open status (Gepland of Bevestigd) kun je een afspraak voltooien, annuleren of als niet verschenen markeren. De toegestane overgangen:
- Gepland → Bevestigd — wanneer de cliënt bevestigt; dit loopt via de herinneringen, niet via een knop in de agenda.
- Gepland of Bevestigd → Voltooid — met Voltooien.
- Gepland of Bevestigd → Geannuleerd — met Afspraak annuleren; de exacte annuleerstatus volgt uit de timing (zie hieronder).
- Gepland of Bevestigd → Niet verschenen — met Niet verschenen.
De eindstatussen sluiten elkaar uit: een geannuleerde afspraak kun je niet meer voltooien of op niet-verschenen zetten, een voltooide afspraak kun je niet meer annuleren. Wil je toch een andere uitkomst vastleggen, gebruik dan eerst Ongedaan maken.
Ongedaan maken (Terugzetten naar gepland) is de enige overgang terug en is alleen beschikbaar vanuit een eindstatus: het zet een voltooide, geannuleerde of niet-verschenen afspraak terug op Gepland, zodat je daarna opnieuw de juiste eindstatus kunt kiezen.
Annuleren: >24u, <24u of verstreken
Je kiest bij het annuleren niet zelf de annuleerstatus — Scrivio leidt die af uit het moment waarop je annuleert ten opzichte van de begintijd:
| Moment van annuleren | Status |
|---|---|
| 24 uur of langer vóór de begintijd | Geannuleerd (>24u) |
| Minder dan 24 uur vóór de begintijd | Geannuleerd (<24u) |
| Na de begintijd | Geannuleerd |
Dit onderscheid bestaat vanwege het facturatiegevolg. Alleen voltooide afspraken stromen automatisch door naar facturatie. Een tijdige annulering (>24u) leidt niet tot een declaratie, terwijl een te late annulering (<24u) of een no-show — afhankelijk van je afspraken met de verzekeraar of cliënt — alsnog in rekening kan worden gebracht. Door het moment vast te leggen blijft achteraf herleidbaar of een afzegging tijdig was.
Terugkerende afspraken: deze vs. deze en toekomstige
Maak je een afspraak met een herhaling, dan ontstaat een reeks van losse afspraken. Bij annuleren, verplaatsen of verwijderen van een afspraak uit zo'n reeks vraagt Scrivio op welke afspraken de actie van toepassing is:
- Alleen deze afspraak — alleen de geopende afspraak verandert; de rest van de reeks blijft ongewijzigd.
- Deze en alle toekomstige afspraken — de geopende afspraak én elke latere afspraak in de reeks veranderen mee. Afspraken die al hebben plaatsgevonden, blijven ongemoeid.
Bij een enkele (niet-terugkerende) afspraak verschijnt deze keuze niet.
Voorwaardelijke velden bij aanmaken
Het aanmaakvenster toont niet alle velden tegelijk; ze verschijnen op basis van je keuzes:
| Keuze | Wat er verschijnt of wordt afgeleid |
|---|---|
| Afspraaktype | Vult de titel voor met de naam van het type (je kunt die overschrijven) en de eindtijd met de standaardduur van het type. Een aan het type gekoppeld formulier wordt aan de afspraak gehangen, zodat de inzending later in het dossier verschijnt. Vereist het type een specifieke beroepscode, dan waarschuwt het venster als de organisator niet gekwalificeerd is. |
| Locatietype = Fysiek | Toont de keuze voor vestiging en een ruimte binnen die vestiging. |
| Locatietype = Online | Toont het veld online-URL voor de videovergadering. |
| Locatietype = Niet van toepassing | Toont geen locatie-, ruimte- of URL-velden. |
| Medewerkers + cliënt(en) | Het aantal medewerkers en cliënten bepaalt het verwachte aantal sprekers voor een latere transcriptie (diarisatie). |
| Verzekerd afspraaktype + één cliënt | Scrivio zoekt het passende zorgtraject en controleert bij een behandelconsult de voorwaarden (DSM-5-diagnose, eerder diagnostiekgesprek). |
Persoonlijk vs. gecombineerd overzicht
De agenda kent twee weergavemodi (zie Weergavemodus wisselen). In de persoonlijke modus zie je alleen je eigen afspraken. De gecombineerde modus legt de agenda's van collega's en de bezetting van ruimtes naast elkaar en is daarom afgeschermd met het recht rooms.read: zonder dat recht is de gecombineerde weergave niet beschikbaar. De gecombineerde modus werkt alleen in de kalenderweergave; schakel je naar de lijstweergave, dan keert de agenda terug naar je persoonlijke afspraken.
Afspraak aanmaken
Maak een nieuwe afspraak op twee manieren aan:
- Vanuit de kalender — klik op een leeg tijdslot op het gewenste moment. De datum en tijd zijn dan al ingevuld.
- Via de knop — klik rechtsboven op Nieuwe afspraak.
Er opent een venster waarin je de afspraakgegevens invult.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Afspraaktype | Ja | Kies een voorgedefinieerd type. Hieraan kunnen een standaardnaam en een gekoppeld formulier vastzitten. |
| Titel | Nee | Optionele aangepaste titel; standaard wordt de naam van het afspraaktype gebruikt. |
| Beschrijving | Nee | Aanvullende notitie bij de afspraak. |
| Datum | Ja | De datum van de afspraak. |
| Begintijd / Eindtijd | Ja | Start- en eindtijd. Met Hele dag maak je er een dagvullende afspraak van. |
| Blokkeert beschikbaarheid | Nee | Bepaalt of de afspraak het tijdslot bezet houdt of mag overlappen. |
| Locatie / Vestiging | Nee | De vestiging waar de afspraak plaatsvindt; bij een fysieke afspraak kun je ook een ruimte kiezen. |
| Online-URL | Nee | Link naar de videovergadering voor online afspraken. |
| Organisator | Ja | De verantwoordelijke behandelaar. |
| Medewerkers | Nee | Extra collega's bij een MDO of intern overleg. |
| Cliënt(en) | Nee | Eén cliënt, meerdere cliënten (groepssessie) of een cliëntgroep. |
| Zorgtraject | Nee | Koppel de afspraak aan een zorgtraject van de cliënt. |
| Herhaling | Nee | Stel een terugkerende reeks in. |
Klik op Opslaan om de afspraak aan te maken. Aanmaken vereist het recht appointments.create (of appointments.create.own voor alleen eigen afspraken).
Weergavemodus wisselen
Linksboven schakel je tussen twee weergavemodi:
- Persoonlijk — toont alleen je eigen afspraken: afspraken waarbij je organisator of deelnemer bent.
- Gecombineerd — toont de afspraken van collega's en ruimtes naast elkaar in één overzicht, handig om beschikbaarheid te vergelijken en dubbele boekingen te voorkomen.
De gecombineerde weergave is alleen zichtbaar met het recht rooms.read. Deze modus is bedoeld voor de kalenderweergave; schakel je naar de lijstweergave, dan keert de agenda terug naar de persoonlijke modus.
Weergave wisselen
Rechtsboven wissel je met twee knoppen tussen de manier waarop afspraken worden getoond:
- Kalenderweergave — de afspraken in een kalender met dag-, week- of maandindeling.
- Lijstweergave — de afspraken als een doorklikbare lijst, met filters op status en periode.
Je keuze wordt onthouden voor je volgende bezoek.
Op status filteren
In de lijstweergave (persoonlijke modus) filter je met het dropdownmenu Status: op de status van afspraken:
| Optie | Toont |
|---|---|
| Alle statussen | Alle afspraken, ongeacht status. |
| Gepland | Ingeplande afspraken. |
| Bevestigd | Bevestigde afspraken. |
| Afgerond | Voltooide afspraken. |
| Geannuleerd | Geannuleerde afspraken. |
| Niet verschenen | Afspraken waarbij de cliënt niet verscheen. |
Op periode filteren
Naast het statusfilter staat in de lijstweergave het dropdownmenu Periode: waarmee je filtert op tijd:
| Optie | Toont |
|---|---|
| Alle afspraken | Afspraken uit verleden en toekomst. |
| Toekomstige afspraken | Alleen afspraken die nog moeten plaatsvinden. |
| Afgelopen afspraken | Alleen afspraken die al hebben plaatsgevonden. |
Locatie, ruimtes en collega's kiezen
In de gecombineerde weergave bepaal je met het filterpaneel wiens agenda en welke ruimtes je naast elkaar ziet:
| Filter | Toelichting |
|---|---|
| Locatie | Kies een vestiging om de beschikbare ruimtes te beperken, of Alle locaties. |
| Ruimtes | Vink de ruimtes aan die je wilt tonen. Met Alles selecteren voeg je alle ruimtes in één keer toe. |
| Collega's | Selecteer de collega's wiens afspraken je wilt zien. Ook hier kun je in één keer Alles selecteren. Bij veel collega's verschijnt een zoekveld. |
De gekozen filters blijven bewaard in de URL, zodat je via de terugknop dezelfde samenstelling terugkrijgt.
Dag- en weekweergave
In de kalenderweergave bepaal je de tijdspanne met de knoppen in de werkbalk: Dag, Week en Maand. Op een smal scherm (mobiel) opent de agenda standaard in de dagweergave, op een breed scherm in de weekweergave. Met de pijlen < en > blader je naar de vorige of volgende periode en met Vandaag keer je terug naar de huidige datum.
Verslepen om te verplaatsen
Verplaats een afspraak rechtstreeks in de kalender:
- Klik op de afspraak en houd de muisknop ingedrukt.
- Sleep de afspraak naar het gewenste tijdstip.
- Laat de muisknop los — de nieuwe tijd wordt automatisch opgeslagen.
Verslepen werkt alleen voor afspraken die je mag bewerken (appointments.update) en is beschikbaar in de kalenderweergave.
Afspraak bewerken
Klik op een afspraak in de kalender of lijst om het voorbeeldvenster te openen en klik daar op Bewerken. Je past dezelfde velden aan als bij het aanmaken. Klik op Opslaan om de wijzigingen te bewaren. Bewerken vereist het recht appointments.update (of appointments.update.own).
Afspraak annuleren
Open de afspraak en klik op Afspraak annuleren. Bevestig in het venster dat verschijnt. Een geannuleerde afspraak blijft bewaard in het systeem maar verdwijnt uit de standaardweergave.
Gaat het om een terugkerende afspraak, dan vraagt het systeem wat je wilt annuleren:
- Alleen deze afspraak
- Deze en alle toekomstige afspraken in de reeks
Annuleren kort voor de afspraak wordt vastgelegd als "Geannuleerd (<24u)", ruim van tevoren als "Geannuleerd (>24u)". Annuleren vereist het recht appointments.update.
Niet verschenen markeren
Is de cliënt niet op de afspraak verschenen, open dan de afspraak en kies Niet verschenen. Bevestig de actie. De status verandert in Niet verschenen. Deze registratie is van belang voor de juiste facturatie.
Als voltooid markeren
Na afloop markeer je een afspraak als afgehandeld: open de afspraak en klik op Voltooien. De status verandert in Voltooid.
Terugzetten naar gepland
Heb je een afspraak per ongeluk voltooid, geannuleerd of als niet verschenen gemarkeerd, dan draai je dit terug met Ongedaan maken. De afspraak krijgt weer de status Gepland. Deze actie is alleen beschikbaar bij afspraken die al een eindstatus hebben.
Afspraak verwijderen
Verwijderen is bedoeld voor afspraken die helemaal niet hadden mogen bestaan. Open de afspraak en klik op Verwijderen. Bevestig in het dialoogvenster.
Let op: Verwijderen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt. Naast de afspraak worden ook de gekoppelde gegevens (zoals ingevulde formulieren, transcripties en concept-declaratieregels) verwijderd. Wil je de afspraak juist bewaren als registratie, gebruik dan Afspraak annuleren.
Bij een terugkerende afspraak kies je of je Alleen deze afspraak of Deze en alle toekomstige afspraken in de reeks verwijdert. Verwijderen vereist het recht appointments.delete (of appointments.delete.own).