Formulieren beheren

Met Formulieren beheren stel je vragenlijsten samen die je cliënten of behandelaren laten invullen — bijvoorbeeld een intakeformulier of een toestemmingsverklaring. Je maakt een formulier aan, vult het in de formulierbouwer met vragen en tekst, en zet het op actief zodat het gebruikt kan worden. Het scherm is bedoeld voor organisatiebeheerders en behandelaren met het recht om formulieren te beheren.

Overzicht

Route	/organization/forms/list, /organization/forms/list/:formId, /organization/forms/list/:formId/settings
Doelgroep	Behandelaar / organisatiebeheerder
Benodigde rechten	forms.manage

Het beheer is verdeeld over drie schermen:

Scherm	Route	Waarvoor
Formulierenlijst	/organization/forms/list	Overzicht van alle formulieren, aanmaken, filteren, sorteren, verwijderen.
Formulierbouwer	/organization/forms/list/:formId	Items (vragen en tekst) toevoegen, ordenen en bewerken; activeren of verouderen.
Formulierinstellingen	/organization/forms/list/:formId/settings	Metagegevens, doel, status, inzendingen en verwijderen.

Hoe het werkt

Achter een formulier zitten een paar regels die bepalen wat je wanneer kunt doen, en wat er met al ingevulde formulieren gebeurt als je iets wijzigt. Deze sectie legt dat model uit; de stappen per actie staan verderop.

Levenscyclus en statussen

Een formulier doorloopt een vaste levenscyclus. De status bepaalt of een formulier ingevuld kan worden en of het nog te bewerken is.

Status	Betekenis	Bewerkbaar
Concept (Draft)	In opbouw, nog niet in gebruik.	Ja
Actief (Active)	In gebruik; kan ingevuld worden.	Ja, met een waarschuwing
Verouderd (Deprecated)	Uit gebruik genomen; kan niet meer ingevuld worden.	Nee (alleen-lezen)

De overgangen lopen maar één kant op:

Concept ──activeren──▶ Actief ──verouderen──▶ Verouderd

• Een formulier wordt aangemaakt als Concept.
• Activeren kan alleen vanuit Concept en zet het op Actief.
• Verouderen kan alleen vanuit Actief en zet het op Verouderd.
• Verouderd is een eindstation: een verouderd formulier kan niet heractiveerd of teruggezet worden naar Concept. Het is alleen-lezen, maar bestaande inzendingen blijven bewaard.

Een actief formulier bewerken

Een Actief formulier mag je nog aanpassen — vragen toevoegen, bewerken of verwijderen — maar je krijgt een waarschuwing, omdat het al ingevuld kan zijn. Wijzigingen werken niet met terugwerkende kracht:

• Elke inzending legt per antwoord de exacte versie van de vraag vast zoals die was op het moment van invullen.
• Een vraag bewerken maakt een nieuwe versie van die vraag aan; oudere versies blijven bestaan. Reeds ingevulde inzendingen blijven gekoppeld aan de versie waarmee ze zijn ingevuld en veranderen dus niet mee.
• Alleen nieuwe inzendingen gebruiken de laatste versie.

Zo blijft de inhoud van een afgeronde inzending betrouwbaar, ook nadat het formulier later is bijgewerkt.

Doel: waar het formulier verschijnt

Het doel van een formulier bepaalt op welke plekken het beschikbaar is. Je stelt het in bij het aanmaken en past het aan via Doel wijzigen:

Doel	Effect
Voor afspraken	Het formulier kan aan een afspraak gekoppeld en daar ingevuld worden.
Voor cliëntportaal	Het formulier kan in het cliëntportaal door de cliënt ingevuld worden.

Je moet minimaal één doel kiezen; beide tegelijk mag ook. Zonder het bijbehorende doel verschijnt het formulier niet op die plek.

Koppeling met de vragenbibliotheek

Vragen leven los van een individueel formulier in de vragenbibliotheek en zijn daardoor over meerdere formulieren herbruikbaar:

• Bij het aanmaken van een vraag kun je hem met Opslaan in bibliotheek aan de bibliotheek toevoegen; via Uit bibliotheek voeg je een bestaande vraag toe.
• Bibliotheekvragen zijn geversioneerd: een vraag bewerken voegt een nieuwe versie toe in plaats van de oude te overschrijven. Net als bij het bewerken van een formulier (zie hierboven) houden bestaande inzendingen daardoor hun oorspronkelijke antwoorden.

Formulier aanmaken

1. Klik rechtsboven op + Nieuw formulier.
2. Vul de velden in het venster in.
3. Klik op Aanmaken.

Na het aanmaken opent het formulier direct in de formulierbouwer zodat je meteen vragen kunt toevoegen. Een nieuw formulier krijgt de status Concept.

Veld	Verplicht	Toelichting
Titel	Ja	Naam van het formulier (minimaal 3 tekens).
Omschrijving	Nee	Korte toelichting op het doel van het formulier.
Voor afspraken	Voorwaardelijk	Het formulier kan aan een afspraak gekoppeld worden. Kies minimaal één doel.
Voor cliëntportaal	Voorwaardelijk	Het formulier kan in het cliëntportaal ingevuld worden. Kies minimaal één doel.

Formulierbouwer openen

Klik in de formulierenlijst op een rij om het formulier te openen in de formulierbouwer. Hier zie je de gegevens van het formulier en de lijst met items, en voeg je vragen en tekst toe.

Filteren op status

Boven de lijst staan tabbladen waarmee je de getoonde formulieren filtert op status. Achter elk tabblad staat het aantal formulieren in die status.

• Alle — alle formulieren.
• Concept — alleen formulieren in opbouw.
• Actief — alleen formulieren die in gebruik zijn.
• Verouderd — alleen uit gebruik genomen formulieren.

Sorteren

Klik op een kolomkop in de tabel om de formulieren op die kolom te sorteren. Klik nogmaals op dezelfde kop om te wisselen tussen oplopend en aflopend. Standaard staan de formulieren gesorteerd op aanmaakdatum, nieuwste eerst.

Formulier verwijderen

Een formulier verwijderen kan vanuit de lijst of vanuit de formulierinstellingen.

1. Klik in de lijst bij het formulier op Verwijderen (of open de instellingen en gebruik Formulier verwijderen).
2. Bevestig in het venster door op Verwijderen te klikken.

Let op: verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Een formulier met inzendingen kan niet worden verwijderd — gebruik in dat geval verouderen. In de instellingen is verwijderen alleen mogelijk bij een formulier in Concept zonder inzendingen.

Inzendingen bekijken

In de lijst staat bij elk formulier de actie Inzendingen. Het bekijken van losse inzendingen komt binnenkort beschikbaar. Het aantal inzendingen zie je nu al in de formulierinstellingen.

Formulier activeren

Een formulier in Concept moet je activeren voordat het ingevuld kan worden.

1. Open het formulier in de formulierbouwer of de instellingen.
2. Klik op Activeren.

De status wordt Actief. Vanaf dat moment kan het formulier gekoppeld en ingevuld worden.

Formulier verouderen

Wil je een actief formulier uit gebruik nemen, dan verouder je het. Een verouderd formulier kan niet meer ingevuld worden, maar bestaande inzendingen blijven bewaard.

1. Open een actief formulier in de formulierbouwer of de instellingen.
2. Klik op Veroudering (in de instellingen heet de knop Deactiveren).

De status wordt Verouderd. Het formulier is daarna alleen-lezen.

Vraag toevoegen

In de formulierbouwer voeg je vragen op twee manieren toe:

• Vraag toevoegen — maak ter plekke een nieuwe vraag aan.
• Uit bibliotheek — kies een bestaande vraag uit de vragenbibliotheek en voeg die toe.

Bij een nieuwe vraag vul je de volgende velden in:

Veld	Verplicht	Toelichting
Vraagtype	Ja	Het soort antwoord (zie tabel hieronder).
Sleutel	Ja	Technische sleutel: kleine letters, cijfers en underscores; begint met een letter.
Vraag	Ja	De vraagtekst die de invuller ziet.
Omschrijving	Nee	Extra toelichting onder de vraag.
Antwoordopties	Voorwaardelijk	Bij keuzevragen: de mogelijke antwoorden.
Antwoord verplicht	Nee	Of de invuller deze vraag moet beantwoorden.
Opslaan in bibliotheek	Nee	Zie Vraag opslaan in bibliotheek.

Beschikbare vraagtypes:

Type	Antwoord
Kort tekstveld	Eén regel tekst.
Lang tekstveld	Meerdere regels tekst.
Ja/Nee	Ja of nee.
Enkelvoudige keuze	Eén antwoord uit een lijst.
Meervoudige keuze	Meerdere antwoorden uit een lijst.
Akkoordverklaring	Akkoord-vinkje (bijvoorbeeld voor toestemming).
Datum	Een datum.
Getal	Een getalwaarde.

Een formulier kan alleen bewerkt worden zolang het Concept of Actief is. Bij een actief formulier verschijnt een waarschuwing, omdat wijzigingen invloed kunnen hebben op lopende inzendingen. Verouderde formulieren zijn alleen-lezen.

Tekstblok toevoegen

Naast vragen kun je vaste tekst tussen de items plaatsen, bijvoorbeeld een toelichting of een kopje.

1. Klik in de formulierbouwer op Tekst toevoegen.
2. Typ de tekst in het venster.
3. Bevestig om het tekstblok onderaan het formulier toe te voegen.

Items herschikken

Sleep een item aan de greep naar de gewenste plek om de volgorde te wijzigen. De nieuwe volgorde wordt direct opgeslagen.

Item dupliceren

Gebruik Dupliceren bij een item om een kopie aan te maken. De kopie wordt aan het formulier toegevoegd, zodat je een vergelijkbare vraag niet helemaal opnieuw hoeft op te bouwen.

Item verwijderen

1. Klik bij het item op Verwijderen.
2. Bevestig in het venster.

Bij een actief formulier verschijnt een waarschuwing, omdat het verwijderen van items invloed kan hebben op actieve inzendingen.

Vraag bewerken

Bewerk een vraag rechtstreeks in de formulierbouwer. Je past de vraagtekst, de omschrijving, de antwoordopties en of het antwoord verplicht is aan. De wijziging wordt opgeslagen zodra je de bewerking bevestigt.

Vraag opslaan in bibliotheek

Wil je een nieuwe vraag later in andere formulieren hergebruiken, zet dan bij het aanmaken Opslaan in bibliotheek aan. De vraag wordt dan toegevoegd aan het formulier én aan de vragenbibliotheek, waaruit je hem via Uit bibliotheek opnieuw kunt toevoegen.

Formuliergegevens bewerken

De metagegevens van een formulier beheer je in het formulierinstellingen-scherm.

1. Open het formulier en ga naar Instellingen (of klik in de lijst op Bewerken).
2. Klik op Bewerken.
3. Pas de velden aan en klik op Opslaan.

Veld	Verplicht	Toelichting
Titel	Ja	Naam van het formulier (minimaal 3 tekens).
Omschrijving	Nee	Korte toelichting op het formulier.
Doel	Ja	Minimaal één doel — zie Doel wijzigen.

In de instellingen zie je daarnaast de status, het aantal inzendingen, het aantal vragen en de aanmaak- en wijzigingsdatum.

Doel wijzigen

Het doel bepaalt waar een formulier gebruikt mag worden. Pas het aan in de bewerkmodus van de formulierinstellingen door de vinkjes te zetten:

• Voor afspraken — het formulier kan aan een afspraak gekoppeld worden.
• Voor cliëntportaal — het formulier kan in het cliëntportaal ingevuld worden.

Je moet minimaal één doel kiezen; beide tegelijk mag ook.

Aantal inzendingen bekijken

In de formulierinstellingen toont het blok Inzendingen hoeveel keer het formulier is ingevuld. Dit aantal bepaalt mede of een formulier nog verwijderd kan worden.