Vragenbibliotheek
In de Vragenbibliotheek beheert u als organisatiebeheerder de herbruikbare vragen waaruit formulieren en briefsjablonen worden opgebouwd. Elke vraag heeft een vaste sleutel, een type en een versiegeschiedenis, zodat bestaande inzendingen geldig blijven wanneer een vraag wordt aangepast.
Overzicht
| Route | /organization/forms/questions |
| Doelgroep | Behandelaar (organisatiebeheerder) |
| Benodigde rechten | questions.manage |
De vragenbibliotheek opent u via Organisatie → Formulieren → Vragen. De lijst toont per vraag de vraagtekst, de sleutel, het type, of de vraag verplicht is, het versienummer en de aanmaakdatum.
Hoe het werkt
Een vraag is geen losse tekstregel maar een herbruikbaar bouwblok met een eigen geschiedenis. Lees deze sectie voordat u vragen aanpast of opruimt, zodat u begrijpt waarom een vraag een versie krijgt, waarom de sleutel vastligt en waarom een vraag soms wel gearchiveerd maar niet verwijderd kan worden.
Versionering: bewerken maakt een nieuwe versie
Een vraag wordt nooit "ter plekke" overschreven. Elke keer dat u een vraag bewerkt, legt Scrivio een nieuwe versie vast en hoogt het versienummer met één op. Reeds ingevulde antwoorden blijven gekoppeld aan de versie waarmee ze zijn beantwoord — ze veranderen niet mee.
Daardoor blijft een ingevuld formulier een getrouwe weergave van wat de cliënt of behandelaar destijds zag: past u later de vraagtekst, het type of de opties aan, dan geldt dat alleen voor nieuwe invullingen. In de versiegeschiedenis ziet u per versie terug welke tekst en welk type op welk moment golden; de bovenste versie is de huidige versie die in nieuwe formulieren wordt gebruikt.
De sleutel bindt antwoorden — en ligt vast
Elke vraag heeft naast haar tekst een sleutel (bijvoorbeeld client_voornaam). De sleutel is de technische, onveranderlijke identificatie: formulieren en briefsjablonen verwijzen naar de vraag via deze sleutel, en antwoorden worden eraan gekoppeld. Daardoor blijft één vraag herkenbaar dwars door versies en over formulieren en brieven heen — ook als de zichtbare vraagtekst per versie verschilt.
Omdat de sleutel antwoorden bindt, kan hij na het aanmakenniet meer gewijzigd worden. Alleen de presentatie (tekst, beschrijving, type, opties, verplicht) is via een nieuwe versie aan te passen. Kies een sleutel dus zorgvuldig: hij is bedoeld als een stabiel, betekenisvol label dat u later in formulieren en sjablonen terugziet.
Archiveren versus verwijderen
Voor het opruimen van een vraag bestaan twee acties, en welke beschikbaar is hangt af van of er al antwoorden voor de vraag zijn vastgelegd:
| Situatie | Verwijderen | Archiveren |
|---|---|---|
| Nog geen antwoorden | Mogelijk — de vraag wordt definitief verwijderd. | Mogelijk, maar meestal niet nodig. |
| Al antwoorden vastgelegd | Geblokkeerd — Scrivio meldt dat de vraag niet verwijderd kan worden. | De aangewezen route. |
Deze blokkade beschermt bestaande inzendingen: een vraag verwijderen waarvoor al antwoorden bestaan, zou die antwoorden betekenisloos maken. Archiveren is het zachte alternatief — de vraag verdwijnt uit de standaardlijst en kan niet meer in nieuwe formulieren worden gekozen, maar blijft bestaan zodat reeds ingevulde inzendingen en gekoppelde briefsjablonen geldig blijven. Een gearchiveerde vraag is later weer terug te halen.
Downstream: vragen voeden formulieren en brieven
De vragenbibliotheek staat aan het begin van de keten. Vragen die u hier beheert, worden als bouwstenen gebruikt in:
- Formulieren — een formulier is een samenstelling van vragen; het antwoord van de cliënt of behandelaar wordt per vraag (en versie) opgeslagen.
- Briefsjablonen — sjablonen verwijzen via de sleutel naar een vraag om het antwoord automatisch in de brief in te voegen.
Wijzigingen hier werken dus door naar die schermen. Daarom is een vraag met bestaande koppelingen beschermd tegen verwijderen, en houdt versionering eerdere inzendingen intact terwijl nieuwe formulieren de huidige versie gebruiken.
Een vraag aanmaken
- Klik rechtsboven op Nieuwe vraag.
- Vul de velden in:
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Sleutel | Ja | Unieke, technische identificatie van de vraag (bijvoorbeeld client_voornaam). Wordt gebruikt om antwoorden te koppelen en kan na aanmaken niet meer wijzigen. |
| Type | Ja | Het soort antwoord: Kort tekstveld, Lang tekstveld, Ja/Nee, Enkelvoudige keuze, Meervoudige keuze, Datum of Getal. |
| Vraag | Ja | De vraagtekst die de gebruiker te zien krijgt. |
| Beschrijving | Nee | Aanvullende toelichting of instructie bij de vraag. |
| Opties | Ja (bij keuzetypen) | Bij Enkelvoudige keuze en Meervoudige keuze voegt u hier de keuzemogelijkheden toe. |
| Verplicht | Nee | Vink aan als de vraag verplicht beantwoord moet worden. |
- Klik op Opslaan.
De nieuwe vraag verschijnt in de lijst met versienummer 1.
Een vraag bewerken
Wanneer u een bestaande vraag wijzigt, maakt Scrivio automatisch een nieuwe versie aan. Eerdere antwoorden blijven gekoppeld aan de versie waarmee ze zijn ingevuld.
- Klik bij de gewenste vraag op het potlood-icoon (Bewerken).
- Pas de vraagtekst, beschrijving, het type, de opties of de verplicht-instelling aan. De sleutel kan niet worden gewijzigd.
- Klik op Opslaan.
Let op: wijzigt u het type van een keuzevraag naar een ander type, dan worden de bestaande keuzeopties verwijderd.
Het versienummer in de lijst wordt met één opgehoogd.
Versiegeschiedenis bekijken
- Klik bij de gewenste vraag op het geschiedenis-icoon.
- Het venster Versiegeschiedenis toont alle versies van nieuw naar oud. De bovenste versie is gemarkeerd als huidige versie.
- Per versie ziet u het versienummer, de wijzigingsdatum, het type en de vraagtekst.
Klik op Sluiten om terug te keren naar het overzicht.
Een vraag verwijderen
Een vraag kan alleen verwijderd worden als er nog geen antwoorden voor zijn vastgelegd.
- Klik bij de gewenste vraag op het prullenbak-icoon.
- Bevestig in het venster Vraag verwijderen? met Verwijderen.
Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.
Heeft de vraag al antwoorden, dan verschijnt de melding dat de vraag niet verwijderd kan worden. Gebruik in dat geval Archiveren om de vraag te verbergen.
Een vraag archiveren
Archiveer een vraag die u niet meer wilt gebruiken maar die wel gekoppeld is aan bestaande inzendingen of briefsjablonen.
- Klik bij de gewenste vraag op het archiveer-icoon.
- Bevestig in het venster Vraag archiveren? met Archiveren.
Gearchiveerde vragen worden verborgen uit de standaardlijst, maar blijven beschikbaar voor bestaande formulierinzendingen en briefsjablonen.
Een vraag herstellen
- Zet de schakelaar Toon gearchiveerde vragen aan.
- Klik bij de gearchiveerde vraag op het herstel-icoon.
De vraag verschijnt weer in de standaardlijst en is opnieuw beschikbaar voor gebruik.
Sorteren
Klik op een kolomkop (Vraag, Sleutel, Type, Verplicht, Versie of Aangemaakt) om de lijst op die kolom te sorteren. Klik nogmaals op dezelfde kolomkop om de sorteervolgorde om te draaien (oplopend of aflopend).
Gearchiveerde vragen tonen
Vink boven de lijst Toon gearchiveerde vragen aan om ook gearchiveerde vragen in het overzicht te zien. Haal het vinkje weg om alleen de actieve vragen te tonen.