Gebruikers

Het Gebruikers-scherm is het beheerscherm waar je als organisatiebeheerder de medewerkers van je organisatie beheert. Je nodigt nieuwe gebruikers uit of maakt ze direct aan, zoekt en filtert in de lijst, activeert of deactiveert accounts, markeert wie behandelaar is en wijst rollen en teams toe. Het scherm is bedoeld voor beheerders met het recht om gebruikers te beheren.

Overzicht

Route	/organization/users (overzicht), /organization/users/:userId (detail)
Doelgroep	Organisatiebeheerder
Benodigde rechten	users.read (bekijken); users.create (aanmaken), users.invite (uitnodigen) en users.update (wijzigen) voor specifieke acties

Het overzicht toont alle gebruikers in een tabel met naam, e-mailadres, telefoonnummer, status, rol en team. Behandelaren worden gemarkeerd met een label. Onderaan staat — als je het recht users.invite hebt — een sectie met openstaande uitnodigingen.

Een gebruiker kan op twee manieren in de organisatie komen: je nodigt iemand uit (de gebruiker stelt zelf een wachtwoord in via een e-mail) of je maakt het account direct aan. De detailgegevens — status, behandelaar, rollen en team — beheer je op het detailscherm van een gebruiker.

Hoe het werkt

Achter dit beheerscherm zitten een paar regels en toestanden die bepalen wat je ziet en wat je mag. Begrijp die voordat je gebruikers aanmaakt, uitnodigt of intrekt.

Uitnodigen versus aanmaken

Er zijn twee manieren om iemand toe te voegen, met een belangrijk verschil in wie het wachtwoord zet:

Manier	Wie zet het wachtwoord	Wanneer kies je dit
Uitnodigen	De gebruiker zelf, via een uitnodigingslink in een e-mail.	De gangbare route: de gebruiker activeert zijn eigen account en kiest zijn wachtwoord.
Aanmaken	Niemand vooraf; je legt het account direct vast.	Wanneer je het account meteen volledig wilt invullen zonder op de gebruiker te wachten.

Een uitnodiging legt nog géén volwaardig account aan: het account ontstaat pas zodra de genodigde de uitnodiging accepteert.

De uitnodiging-toestandsmachine

Een uitnodiging doorloopt vaste toestanden. Alleen een openstaande (pending) uitnodiging kan worden geaccepteerd; alle andere toestanden zijn eindstations.

Toestand	Betekenis	Kan nog geaccepteerd worden?
Openstaand (pending)	Verstuurd, nog niet gebruikt.	Ja, zolang niet verlopen.
Geaccepteerd (accepted)	De gebruiker heeft een account aangemaakt.	Nee — het account bestaat al.
Verlopen (expired)	De geldigheidstermijn is voorbij.	Nee — verstuur een nieuwe uitnodiging.
Ingetrokken (revoked)	Een beheerder heeft de uitnodiging geannuleerd.	Nee — verstuur een nieuwe uitnodiging.

Eenmaal geaccepteerd, verlopen of ingetrokken kun je een uitnodiging niet "heractiveren"; je stuurt dan simpelweg een nieuwe.

Toegang weghalen: deactiveren versus intrekken versus verwijderen

Welke actie je kiest om iemand de toegang te ontnemen hangt af van de toestand van het account:

• Uitnodiging intrekken — alleen mogelijk zolang de uitnodiging nog openstaat. De link vervalt en er ontstaat nooit een account. Gebruik dit als de persoon ten onrechte is uitgenodigd.
• Deactiveren — voor bestaande accounts. Het account blijft bewaard in de organisatie (en daarmee de historie en koppelingen aan dossiers), maar de gebruiker kan niet meer inloggen. Dit is omkeerbaar: vink Account is actief weer aan om de toegang te herstellen.
• Verwijderen — Scrivio kent bewust géén knop om een bestaand gebruikersaccount hard te verwijderen. Omdat een gebruiker aan dossiers, afspraken en auditlogging gekoppeld kan zijn, is deactiveren de bedoelde manier om iemand definitief de toegang te ontnemen zonder die historie te breken.

Conditionele behandelaarvelden

De velden beroepscode, AGB-code en BIG-registratie horen bij een behandelaar. Ze verschijnen pas wanneer Gebruiker is behandelaar is aangevinkt. Zet je die markering bij het opslaan weer uit, dan worden deze drie velden gewist — ze blijven dus niet onzichtbaar op de achtergrond staan. Wil je een behandelaar tijdelijk niet inzetten zonder de gegevens kwijt te raken, laat de markering dan staan.

AGB-validatie als harde gate

De AGB-code kent één strikte regel: hij moet leeg zijn óf uit precies acht cijfers bestaan. Een waarde van bijvoorbeeld zeven cijfers of met letters wordt geweigerd — zowel het scherm als de server blokkeren dan het opslaan. Dit geldt zowel bij aanmaken als bij het invullen van behandelaargegevens. Laat het veld leeg als er (nog) geen AGB-code is; een leeg veld is geldig.

Rollen en team als drivers

Wat een gebruiker in Scrivio kan doen en ziet, volgt grotendeels uit twee keuzes op het detailscherm:

• Rollen bepalen de rechten. Elke rol bundelt permissies; de optelsom van alle rollen van een gebruiker bepaalt wat hij mag (zie Rollen & rechten). Rechten zijn cumulatief — meerdere rollen stapelen.
• Team bepaalt grotendeels de zichtbaarheid: via teamlidmaatschap wordt bepaald welke cliënten, afspraken en signalen een gebruiker in beeld krijgt.

Kortweg: rollen beantwoorden "wat mag deze gebruiker?", team beantwoordt "welke gegevens ziet deze gebruiker?". Wijzigingen aan rollen en team werken door op vrijwel elk ander scherm.

Gebruiker uitnodigen

Klik rechtsboven op Uitnodigen om een nieuwe medewerker uit te nodigen. Er opent een venster waarin je het e-mailadres en de rol invult. De gebruiker ontvangt een e-mail met een uitnodigingslink waarmee hij zelf zijn account activeert. Deze knop en actie zijn alleen beschikbaar met het recht users.invite.

Veld	Verplicht	Toelichting
E-mailadres	Ja	Het e-mailadres waarnaar de uitnodiging wordt verstuurd.
Rol	Ja	De rol die de gebruiker krijgt zodra hij de uitnodiging accepteert.

Na het versturen verschijnt de uitnodiging in de lijst met openstaande uitnodigingen.

Gebruiker aanmaken

Klik rechtsboven op Nieuwe gebruiker om een account direct aan te maken, zonder uitnodigingsmail. Er opent een venster met de volledige gegevens van de gebruiker. Het aanmaken vereist het recht users.create.

Veld	Verplicht	Toelichting
E-mailadres	Ja	Het e-mailadres van de gebruiker; moet een geldig e-mailadres zijn.
Voornaam	Ja	De voornaam van de gebruiker.
Tussenvoegsel	Nee	Eventueel tussenvoegsel (bijvoorbeeld "van der").
Achternaam	Ja	De achternaam van de gebruiker.
Telefoonnummer	Nee	Telefoonnummer van de gebruiker.
Functietitel	Nee	De functie van de gebruiker binnen de organisatie.
AGB-code	Nee	Achtcijferige AGB-code; alleen relevant voor behandelaren.
BIG-registratie	Nee	BIG-registratienummer; alleen relevant voor behandelaren.
Account is actief	Nee	Staat standaard aan; een actief account kan inloggen.
Gebruiker is behandelaar	Nee	Markeer de gebruiker als behandelaar. Pas dan is het selecteren van een beroepscode mogelijk.
Beroepscode	Nee	Zichtbaar wanneer Gebruiker is behandelaar is aangevinkt; de NZa-beroepscode.

De AGB-code moet leeg zijn of uit precies acht cijfers bestaan; anders kun je de gebruiker niet opslaan.

Zoeken

Gebruik de zoekbalk linksboven om snel een gebruiker te vinden. De zoekopdracht filtert op naam en e-mailadres.

Veld	Verplicht	Toelichting
Zoekterm	Nee	Deel van een naam of e-mailadres. De lijst wordt na het zoeken gefilterd.

Sorteren

Klik op een sorteerbare kolomkop — Naam, E-mail of Status — om de lijst op die kolom te sorteren. Klik nogmaals op dezelfde kop om de sorteervolgorde om te keren (oplopend of aflopend).

Op status filteren

Naast de zoekbalk staan filterknoppen: Alle, Actief en Inactief. Klik op een knop om alleen gebruikers met die status te tonen. Bij Alle staat het totale aantal gebruikers vermeld. Standaard staat het filter op Alle.

Openstaande uitnodigingen bekijken

Onder het gebruikersoverzicht staat de sectie Openstaande uitnodigingen met alle verstuurde uitnodigingen die nog niet zijn geaccepteerd. Per uitnodiging zie je het e-mailadres, de toegekende rol, door wie de uitnodiging is verstuurd en wanneer deze verloopt. Uitnodigingen die binnenkort verlopen worden gemarkeerd. Deze sectie is alleen zichtbaar met het recht users.invite.

Uitnodiging intrekken

Klik bij een openstaande uitnodiging op Intrekken om deze ongeldig te maken. Er verschijnt een bevestigingsvenster; na bevestiging vervalt de uitnodigingslink en kan de genodigde het account niet meer activeren. Wil je de persoon alsnog toegang geven, dan stuur je een nieuwe uitnodiging.

Gebruiker activeren of deactiveren

Open het detailscherm van een gebruiker door op de rij te klikken (/organization/users/:userId). In de sectie Status vink je Account is actief aan of uit. Een gedeactiveerd account kan niet meer inloggen, maar blijft bewaard in de organisatie. De wijziging wordt pas doorgevoerd nadat je opslaat. Wijzigen vereist het recht users.update.

Behandelaar aanzetten

Vink in de sectie Status de optie Gebruiker is behandelaar aan om de gebruiker als behandelaar te markeren. Behandelaren kunnen aan behandeltrajecten en afspraken worden gekoppeld. Zodra je deze optie aanvinkt, verschijnen de behandelaarvelden (beroepscode, AGB en BIG). Sla op om de wijziging te bewaren.

Behandelaargegevens invullen

Wanneer Gebruiker is behandelaar is aangevinkt, vul je de bijbehorende beroepsgegevens in. Deze velden zijn nodig voor correcte declaraties.

Veld	Verplicht	Toelichting
Beroepscode	Nee	De NZa-beroepscode van de behandelaar (bijvoorbeeld GZ-psycholoog of Psychotherapeut).
AGB-code	Nee	De achtcijferige AGB-code van de behandelaar.
BIG-registratie	Nee	Het BIG-registratienummer van de behandelaar.

Wanneer je de markering behandelaar weer uitzet, worden deze gegevens bij het opslaan gewist.

Rollen toewijzen

In de sectie Rollen op het detailscherm vink je de rollen aan die de gebruiker krijgt. Elke rol bundelt een set rechten; je kunt meerdere rollen tegelijk toewijzen. Vink een rol uit om hem te verwijderen. De wijziging gaat in nadat je opslaat.

Team toewijzen

In de sectie Team kies je via de keuzelijst aan welk team de gebruiker wordt gekoppeld. Een gebruiker hoort bij maximaal één team; kies Geen team om de gebruiker uit zijn team te halen. De koppeling is optioneel en wordt opgeslagen samen met de overige wijzigingen.

Opslaan

Klik onderaan het detailscherm op Wijzigingen opslaan om de aangepaste status, behandelaargegevens, rollen en het team te bewaren. De knop is alleen actief wanneer er daadwerkelijk iets is gewijzigd. Met Annuleren ga je terug naar het overzicht; bij niet-opgeslagen wijzigingen vraagt het scherm om bevestiging. Opslaan vereist het recht users.update.