Afspraakdetail

Het Afspraakdetail-scherm toont alle informatie van één afspraak op een volledige pagina: de gegevens, de gekoppelde cliënt of groep, de behandelaar, het zorgtraject, de transcripties, de ingevulde formulieren en eventuele signaleringen. Vanaf dit scherm voer je de statusacties van een afspraak uit (voltooien, annuleren, no-show, herstellen, verwijderen) en navigeer je door naar het cliëntdossier. Het scherm is bedoeld voor behandelaren.

Dit scherm vervangt het onderdeel "afspraak bekijken en bewerken" uit de oude documentatie. Het plannen en de agendaweergaven zijn beschreven in Agenda.

Overzicht

Route	/appointments/:id
Doelgroep	Behandelaar
Benodigde rechten	appointments.read (bekijken); appointments.update en appointments.delete (of de .own/.any-varianten) voor de statusacties

Je bereikt dit scherm door in de agenda of in het dossier op een afspraak te klikken; oude links naar /agenda/:appointmentId leiden je automatisch hierheen. De pagina is opgebouwd uit twee kolommen: links de hoofdinformatie (titel, beschrijving, metagegevens, transcripties en formulieren), rechts een zijbalk met de cliënt of groep, de behandelaar, het afspraaktype, het zorgtraject, de signaleringen en de actieknoppen.

Hoe het werkt

Vier mechanismen bepalen wat je op dit scherm ziet en mag doen: de statusovergangen, het afleiden van het aantal sprekers voor diarisatie, de verwijdergarantie met cascade, en het gedrag bij herhaalde en groepsafspraken. Lees deze sectie voordat je acties uitvoert, zodat je begrijpt waarom een knop ontbreekt of waarom verwijderen soms wordt geblokkeerd.

Statusovergangen

De status van een afspraak bepaalt welke acties beschikbaar zijn. Bovenaan het scherm staat een statuslabel:

Status	Betekenis
Gepland	Ingepland en nog niet afgerond. Dit is de begintoestand.
Voltooid	De afspraak heeft plaatsgevonden.
Geannuleerd	Afgezegd. Scrivio legt vast of meer dan 24 uur (tijdig) of binnen 24 uur (te laat) van tevoren is geannuleerd, omdat dat het verschil maakt voor de declaratie.
Niet verschenen	De cliënt is niet komen opdagen (no-show).

De statussen vormen een eenvoudige toestandsmachine. Vanuit Gepland ga je met de bijbehorende actie naar precies één eindstatus — Voltooid, Geannuleerd of Niet verschenen. Je springt nooit rechtstreeks van de ene eindstatus naar de andere.

"Ongedaan maken" werkt alleen vanuit een eindstatus. Heeft de afspraak een eindstatus (Voltooid, Geannuleerd of Niet verschenen), dan zet Herstellen naar gepland deze terug naar Gepland, waarna je alsnog de juiste actie kiest. Staat de afspraak al op Gepland, dan is er niets om ongedaan te maken en ontbreekt de knop.

Welke acties je daadwerkelijk ziet, hangt naast de status ook af van je rechten en je betrokkenheid bij de afspraak. Acties die je niet mag uitvoeren, worden niet getoond.

Verwachte sprekers voor diarisatie

Voor de spreker­herkenning (diarisatie) is het een groot voordeel als vooraf bekend is hoeveel mensen er spreken. Scrivio leidt dat aantal automatisch af uit de deelnemers en de behandelaren van de afspraak en geeft het als hint mee aan de transcriptie:

Soort afspraak	Verwacht aantal sprekers
Individueel (één behandelaar)	1 behandelaar + het aantal cliënten (meestal 2).
Groepsafspraak	1 behandelaar + het aantal groepsleden.
Multidisciplinair (meerdere behandelaren)	Het aantal behandelaren + het aantal cliënten.

Je hoeft hier niets voor in te stellen: voeg je de juiste cliënt of groep en eventuele extra behandelaren toe, dan klopt het afgeleide aantal vanzelf en komt dat de kwaliteit van de transcriptie ten goede.

Verwijderen: blokkering en cascade

Een afspraak verwijderen is definitief en neemt de gekoppelde gegevens mee. Om te voorkomen dat je een financiële verplichting weggooit, blokkeert Scrivio het verwijderen zodra er een declaratiekoppeling is die al naar buiten is gegaan:

Situatie	Verwijderen mogelijk?
Declaratieregel ingediend bij de verzekeraar of in een verzonden batch	Nee — eerst crediteren, niet verwijderen.
Factuur is verstuurd of betaald (niet meer in concept)	Nee — de factuur moet worden gecrediteerd.
Alleen concept-declaratieregels of een concept-factuur	Ja.

Kun je wél verwijderen, dan ruimt Scrivio in dezelfde stap de gekoppelde data op: de transcripties en transcriptiesessies, de gekoppelde formulierinzendingen, rapportages, concept-declaratieregels, herinneringen en de koppelingen met cliënten en mede-behandelaren. De cliënt zelf en het zorgtraject blijven uiteraard bestaan; alleen de afspraak en wat daar specifiek aan hangt, verdwijnt.

Herhaalde afspraken en groepsafspraken

Een afspraak kan onderdeel zijn van een herhaalreeks of een groep cliënten betreffen; beide veranderen het gedrag van een paar acties.

• Herhaalde afspraak (reeks). Verwijder je een afspraak uit een reeks, dan kies je of de actie alleen voor deze afspraak of voor de hele reeks geldt (zie Afspraak verwijderen). Zo pas je een enkele uitzondering aan zonder de rest van de reeks te raken.
• Groepsafspraak. Bij een groepsafspraak worden de deelnemende cliënten afgeleid uit het groepslidmaatschap op de datum van de afspraak in plaats van uit een vaste lijst. Wijzigt de samenstelling van de groep, dan zien toekomstige afspraken automatisch de bijgewerkte deelnemers. Gekoppelde gegevens zoals formulierinzendingen worden per deelnemer getoond.

Afspraak bewerken

Klik rechtsboven op Bewerken om de afspraakgegevens te wijzigen. Er opent een venster waarin je dezelfde velden aanpast als bij het inplannen (titel, tijd, cliënt of groep, behandelaar, type, locatie en herhaling). Zie Agenda voor de volledige velduitleg. Na het opslaan wordt de pagina ververst met de bijgewerkte gegevens.

De knop Bewerken is alleen zichtbaar als je het recht appointments.update (of appointments.update.own voor je eigen afspraken) hebt.

Afspraak voltooien

Wanneer een afspraak heeft plaatsgevonden, markeer je deze als voltooid. Klik in de zijbalk onder Acties op Voltooien. De status verandert naar Voltooid en je krijgt een bevestiging. Een voltooide afspraak kan de basis vormen voor declaratie en analyse.

Afspraak annuleren

Als een afspraak niet doorgaat, klik je in de zijbalk onder Acties op Afspraak annuleren. De status verandert naar Geannuleerd. Afhankelijk van het tijdstip van annuleren maakt Scrivio onderscheid tussen annuleren meer of minder dan 24 uur van tevoren, wat van belang kan zijn voor de declaratie. Een eventueel opgegeven reden voor annulering verschijnt onderaan de zijbalk.

Als no-show markeren

Komt de cliënt niet opdagen, markeer de afspraak dan als no-show. Klik in de zijbalk onder Acties op No show. De status verandert naar Niet verschenen.

Herstellen naar gepland

Heb je een afspraak per ongeluk afgerond, geannuleerd of als no-show gemarkeerd, dan draai je dit terug met Ongedaan maken in de zijbalk onder Acties. De afspraak krijgt weer de status Gepland, waarna je de juiste actie alsnog kunt uitvoeren. Deze actie is alleen beschikbaar bij een afspraak die niet meer de status Gepland heeft.

Afspraak verwijderen

Klik in de zijbalk onder Acties op Verwijderen om de afspraak definitief te verwijderen. Er opent een bevestigingsvenster.

Gaat het om een herhaalde afspraak (onderdeel van een reeks), dan kies je in het venster of je alleen deze afspraak of de hele reeks verwijdert:

Optie	Toelichting
Alleen deze afspraak	Verwijdert uitsluitend de huidige afspraak; de overige afspraken in de reeks blijven bestaan.
Hele reeks	Verwijdert alle afspraken in de reeks.

Standaard staat de keuze op Alleen deze afspraak. Bevestig met Verwijderen om de actie uit te voeren; daarna keer je terug naar de agenda. Verwijderen vereist het recht appointments.delete (of appointments.delete.own). Een afspraak met een blokkerende declaratiekoppeling kan niet worden verwijderd.

Naar dossier navigeren

Bij een afspraak met één gekoppelde cliënt staat in de zijbalk de knop Bekijk dossier. Klik hierop om direct naar het cliëntdossier te springen. Bij een afspraak met een zorgtraject kun je via de link in de kaart Zorgtraject rechtstreeks naar het betreffende zorgtraject navigeren.

Transcripties bekijken

In de linkerkolom toont het blok Transcripties de opnames en transcripties die bij deze afspraak horen. Per transcriptie zie je de status en — zodra de verwerking klaar is — de uitgeschreven tekst. Het verwachte aantal sprekers wordt automatisch afgeleid uit het type afspraak en het aantal deelnemers, wat de spreker­herkenning (diarisatie) ten goede komt.

Formulieren bekijken

Het blok Formulieren in de linkerkolom toont de formulierinzendingen die aan deze afspraak zijn gekoppeld. Bij een groepsafspraak worden de inzendingen per deelnemer getoond. Zie Formulierinzendingen voor het beheren en invullen van formulieren.

Signaleringen bekijken

Zijn er voor deze afspraak signaleringen, dan verschijnt rechts de kaart Signaleringen met het aantal. De signaleringen zijn gesorteerd op urgentie (eerst urgent, dan waarschuwing, dan informatief) en tonen per signalering een naam en een toelichting. Zo zie je in context welke aandachtspunten er bij de afspraak spelen. Is er geen signalering, dan wordt de kaart niet getoond.