Declareren

Het Declareren-scherm is de werkplek om geleverde zorg te factureren. Je selecteert openstaande afspraken, bundelt ze tot een Vecozo-batch of zet ze om in facturen, en volgt en beheert de batches. Het scherm is bedoeld voor behandelaren en de financiële administratie. Het is opgebouwd uit vier tabbladen — Zorgverzekeraar, Batches, Particulier en Facturen — die elk een eigen stap in het declaratieproces afdekken.

Dit scherm vervangt de werkbeschrijving uit de oude Declaraties-documentatie. Het beheer van losse handmatige facturen staat op de aparte pagina Facturen.

Overzicht

Route	/claims/insurer, /claims/batches, /claims/private, /claims/invoices
Doelgroep	Behandelaar, financiële administratie
Benodigde rechten	billing.read (bekijken); billing.create, billing.update, billing.export en billing.delete voor specifieke acties

De werkwijze hangt af van de facturatiemethode van je organisatie:

Methode	Werkwijze
Vecozo	Afspraken worden gebundeld tot een batch die als XML bij de verzekeraar wordt ingediend. Het tabblad Batches is zichtbaar.
Papier	Afspraken worden direct omgezet in facturen (per cliënt). Het tabblad Batches is verborgen; declareren verloopt via facturen.

Hoe het werkt

Declareren zet geleverde zorg om in geld dat binnenkomt. Begrijp je de route die een afspraak aflegt en de regels die Scrivio onderweg toepast, dan weet je waarom een afspraak nog niet declareerbaar is en waarom afspraken op een bepaalde manier worden gebundeld.

Van afspraak tot factuur

Elke gefactureerde afspraak doorloopt dezelfde keten:

Afspraak → declaratieregel → batch of factuur → betaling

1. Een afgeronde afspraak met facturatiecategorie Verzekerde zorg of Particuliere zorg is de bron (zie Afspraaktypen). Welke van de drie routes — gecontracteerd, ongecontracteerd of particulier — de afspraak volgt, en wat dat betekent voor tarief en nota, staat in Declaratieroutes.
2. Bij het klaarzetten wordt de afspraak een declaratieregel met prestatiecode, tarief en debiteur (verzekeraar of cliënt).
3. De declaratieregels worden gebundeld — en hier splitst de werkwijze zich:
   • Vecozo (verzekerde zorg): regels gaan in een batch die als XML (GDS801-formaat) bij de zorgverzekeraar wordt ingediend.
   • Papier / particulier: regels worden direct facturen die naar de cliënt gaan. De batchstap wordt overgeslagen.
4. Na indiening of verzending volgt de afhandeling — versturen, betaling registreren, eventueel crediteren — op het tabblad Facturen.

Het tabblad Batches bestaat daarom alleen bij Vecozo-organisaties; papier-organisaties gaan rechtstreeks van afspraak naar factuur.

Wanneer is een afspraak factureerbaar?

Een afspraak is pas factureerbaar als er geen signaleringen meer openstaan. Een signalering markeert gegevens die ontbreken om correct te kunnen declareren, bijvoorbeeld:

• een ontbrekend BSN van de cliënt;
• een ontbrekende verwijsbrief;
• een ontbrekende AGB-code van de organisatie of behandelaar.

Afspraken met openstaande signaleringen zijn niet selecteerbaar; beweeg over het signaleringenpictogram om te zien wat er ontbreekt (zie Afspraken filteren en selecteren). Ontbreken er gegevens op organisatieniveau (zoals de AGB-code), dan pauzeert Scrivio het declareren volledig met de melding Declaraties gepauzeerd.

Eén organisatie-instelling wordt níet als signalering gecontroleerd maar pas bij het aanmaken van het declaratiebericht: de Zorgaanbiedersoort — declareer je als instelling, als praktijk of als zorgverlener. Staat die op Niet ingesteld of spreekt hij je AGB-code tegen, dan mislukt Download XML met een melding die naar de organisatie-instellingen verwijst. Controleer hem vóór je eerste batch; een onjuiste waarde die Scrivio niet kan zien, komt weken later terug als een afwijzing door de zorgverzekeraar.

Groeperingsregels

Bij het bundelen past Scrivio vaste regels toe die je niet handmatig overschrijft:

• Eén batch per cliënt. Selecteer je afspraken van vijf cliënten, dan worden het vijf batches — ook als ze bij dezelfde zorgverzekeraar horen. De balk onder de lijst noemt ze vóórdat je op Batch maken klikt.
• Eén batch, één verzekeraar. Een declaratiebericht gaat naar precies één zorgverzekeraar. Is de verzekeraar van een cliënt binnen de geselecteerde periode gewijzigd, dan worden dat twee batches — twee declaraties bij twee partijen. Ook dat zie je vooraf in de balk.
• Alles of niets. Het maken van batches uit één selectie slaagt in zijn geheel of het gebeurt niet. Er blijft nooit een halve run achter.
• Batchperiode is afgeleid van de data. De periode van een batch loopt automatisch van de vroegste tot de laatste afspraakdatum in je selectie.
• Eén factuur per cliënt. Bij het maken van facturen (papier of particulier) worden de afspraken gegroepeerd per cliënt, zodat elke cliënt één factuur ontvangt.

Een batch verwijderen: twee varianten

Een batch kent twee soorten "verwijderen" met heel verschillende gevolgen:

Actie	Beschikbaar bij	Gevolg
Verwijderen	Concept-batch	De batch verdwijnt, maar de declaratieregels gaan terug naar Gereed en kunnen opnieuw in een batch. Er gaat niets verloren.
Verwijderen (definitief)	Gereed- of Geëxporteerde batch	De batch, de declaratieregels én eventuele conceptfacturen worden onomkeerbaar verwijderd.

Gebruik Verwijderen als je een verkeerd samengestelde conceptbatch opnieuw wilt indelen, en Verwijderen (definitief) alleen als je de declaratie volledig wilt intrekken. Zie Batch verwijderen en Batch definitief verwijderen.

Tabbladen wisselen

Bovenaan het scherm staan de tabbladen. Klik op een tabblad om naar dat onderdeel te schakelen:

Tabblad	Inhoud
Zorgverzekeraar	Openstaande, verzekerde afspraken klaarzetten voor declaratie.
Batches	Aangemaakte Vecozo-batches bekijken, afronden, downloaden en verwijderen.
Particulier	Openstaande afspraken voor particuliere facturatie selecteren.
Facturen	Overzicht van de gemaakte facturen (zie Facturen).

Bij organisaties die op papier factureren is het tabblad Batches verborgen; kom je er toch via een directe link, dan word je doorgestuurd naar het tabblad Facturen.

---

De volgende acties vind je op het tabblad Zorgverzekeraar.

Afspraken filteren en selecteren

Het tabblad Zorgverzekeraar toont de openstaande, verzekerde afspraken. Per afspraak zie je onder andere de cliënt, de behandelaar, het type, de productcode, de prijs, de datum, de verzekeraar (debiteur) en eventuele signaleringen.

Met de statusknoppen boven de lijst beperk je de weergave snel:

Knop	Toont
Alle	Alle openstaande afspraken.
Factureerbaar	Alleen afspraken zonder signaleringen — klaar om te declareren.
Incompleet	Alleen afspraken met openstaande signaleringen.

Klik op Filters rechtsboven voor het uitgebreide filterpaneel:

Veld	Verplicht	Toelichting
Periode (Van / Tot)	Nee	Beperk de lijst tot een datumbereik.
Status	Nee	Alle, onverwerkt of verwerkt.
Verzekeraar	Nee	Filter op verzekeraar.
Behandelaar	Nee	Filter op de verantwoordelijke behandelaar.
Locatie	Nee	Filter op locatie.
Zorgvraagtypering	Nee	Filter op zorgvraagtyperingscode.
Cliënt	Nee	Zoek en selecteer een specifieke cliënt.
Prestatiecode	Nee	Filter op prestatiecode.

Klik op Toepassen om de filters te activeren of op Wissen om ze te verwijderen.

Afspraken selecteren. Vink de selectievakjes vooraan de rijen aan. Alleen factureerbare afspraken (zonder signaleringen) zijn selecteerbaar; afspraken met openstaande signaleringen zijn uitgeschakeld totdat de ontbrekende gegevens zijn aangevuld. Beweeg over het signaleringenpictogram om te zien wat er ontbreekt (bijvoorbeeld Ontbreekt: BSN, Verwijsbrief).

Met het selectievakje in de kop selecteer je in één keer alle factureerbare afspraken in de lijst; klik nogmaals om de selectie op te heffen. Het aantal geselecteerde afspraken verschijnt boven de lijst. Zodra er minstens één afspraak is geselecteerd, verschijnt de primaire actieknop — Batch maken (Vecozo) of Facturen genereren (papier).

Mist je organisatie gegevens die nodig zijn om te declareren (bijvoorbeeld een ontbrekende AGB-code), dan verschijnt bovenaan de melding Declaraties gepauzeerd. Neem in dat geval contact op met je beheerder.

Batch maken (Vecozo)

Bij een Vecozo-organisatie bundel je geselecteerde afspraken tot batches. Selecteer de afspraken en klik op Batch maken. Scrivio maakt één batch per cliënt (zie Groeperingsregels); ze verschijnen direct op het tabblad Batches.

De balk onder de lijst zegt vooraf wat er gemaakt wordt — hoeveel batches, en van welke cliënt en verzekeraar de eerste daarvan zijn. Zo weet je wat de knop doet voordat je hem indrukt.

Voorwaarden:

• De afspraken moeten een geldige datum en een verzekeraar hebben. Afspraken van een cliënt zonder verzekeraar kunnen niet gedeclareerd worden; die blijven staan en Scrivio meldt hoeveel het er zijn.

De periode van elke batch loopt automatisch van de vroegste tot de laatste afspraakdatum van die cliënt binnen je selectie. Deze actie vereist het recht billing.create.

Facturen genereren (papier)

Bij een organisatie die op papier factureert, heet de primaire knop Facturen genereren. Selecteer de afspraken en klik op de knop. Scrivio maakt declaratieregels van de afspraken aan en groepeert deze per cliënt tot facturen. De facturen verschijnen vervolgens op het tabblad Facturen, waar je ze verder afhandelt.

Ontbreken er gegevens die nodig zijn voor een factuur (bijvoorbeeld cliëntgegevens), dan verschijnt een foutmelding en wordt er geen factuur gemaakt. Deze actie vereist het recht billing.create.

---

De volgende acties vind je op het tabblad Batches (alleen zichtbaar bij Vecozo-organisaties).

Batches filteren en bekijken

Het tabblad Batches toont de aangemaakte batches met onder andere de batchcode, de datum, de verzekeraar, het aantal regels, het totaalbedrag, het type (XML of PDF) en de status.

Een batch doorloopt de volgende statussen:

Status	Betekenis
Concept	Nog in bewerking; nog niet klaar voor export.
Gereed	Afgerond en klaar om te exporteren.
Geëxporteerd	De XML is gedownload/geëxporteerd.
Verzonden	Ingediend bij de verzekeraar; in afwachting van het retourbericht.
Goedgekeurd	De verzekeraar heeft de hele declaratie toegekend.
Deels goedgekeurd	De verzekeraar heeft een deel toegekend, of een deel van de regels afgewezen.
Afgekeurd	De verzekeraar heeft niets toegekend — ook wanneer hij de hele declaratie in één keer afwijst.

De terugkoppeling van de verzekeraar komt binnen bij VECOZO, niet in Scrivio. Een batch blijft daarom op Verzonden staan tot je de retourinformatie hebt geïmporteerd (zie Retourinformatie importeren) — ook als de declaratie allang is afgewezen. De achtergrond staat op De VECOZO-aansluiting.

Met de statusknoppen en de knop Filters verfijn je de lijst, op dezelfde manier als op het tabblad Zorgverzekeraar. De knoppen zijn Alle, de vier statussen vóór een antwoord (Concept, Gereed, Geëxporteerd, Verzonden), en daarna Beantwoord met de drie statussen die eronder vallen (Goedgekeurd, Afgekeurd, Deels goedgekeurd). Beantwoord toont die drie in één keer — welke batches heeft de verzekeraar beantwoord? — zonder dat je er drie lijsten voor hoeft door te lopen.

Een batch bekijken. Klik op een rij of op het oog-pictogram om de batch te openen. In het detailvenster zie je de kerngegevens (verzekeraar, periode, totaalbedrag, aantal regels) en de declaratieregels, gegroepeerd per cliënt. Vanuit dit venster voer je dezelfde acties uit als in de lijst.

Is er retourinformatie geïmporteerd, dan staat het antwoord van de verzekeraar er ook bij:

• per declaratieregel het toegekende bedrag en de retourcode met de Nederlandse betekenis erbij (zolang er geen retour is, ontbreken die twee kolommen);
• voor de declaratie als geheel wat de verzekeraar als gedeclareerd heeft gelezen, wat hij heeft toegekend, en de retourcodes die hij op het bericht zelf heeft meegegeven.

Een retourbericht dat geen enkele regel noemt en alleen dat laatste blok vult, is niet leeg en niet stuk: dat is het hele antwoord van de verzekeraar.

XML downloaden

Voor batches die niet meer de status Concept hebben, download je de Vecozo-XML (GDS801-formaat). Klik op Download XML in het detailvenster of in de actiekolom. Je ontvangt een bestand met de naam declaratie-<batchcode>.xml. Deze actie is alleen beschikbaar voor Vecozo-batches en vereist het recht billing.export.

Retourinformatie importeren

Het antwoord van de verzekeraar download je in het VECOZO-portaal en lees je in één handeling in. Je hoeft niet uit te zoeken welk bericht bij welke batch hoort.

1. Klik rechtsboven op het tabblad Batches op Retour importeren.
2. Kies het bestand dat je bij VECOZO hebt gedownload: de hele zip, of één los retourbericht (.xml). Maximaal 20 MB.
3. Klik op Importeren.

Scrivio leest elk bericht in het archief en koppelt het aan de batch waarvan het het factuurkenmerk noemt. Eén upload dekt alle verzekeraars waarbij je hebt ingediend. Bestanden die geen retourbericht zijn — kopieën van wat je zelf hebt verstuurd, pdf's — worden overgeslagen.

Na afloop staat er hoeveel retourberichten zijn verwerkt, en per uitkomst welke niet en waarom. De meest voorkomende:

Uitkomst	Betekenis
Verwerkt	De regels en de status van deze batches zijn bijgewerkt.
Ouder retourbericht bewaard	Voor deze batches is al een nieuwer antwoord verwerkt. Het bericht is wel bewaard.
Onbekende batch	Deze declaraties zijn niet in Scrivio aangemaakt, bijvoorbeeld omdat ze uit een vorig systeem komen.
Nog niet gedeclareerd	Deze batches zijn nog niet verstuurd, dus er kan nog geen antwoord op zijn.

Opnieuw uploaden mag. Overlappende downloads zijn veilig: per batch geldt het nieuwste antwoord, en een ouder bericht wordt bewaard maar niet toegepast. Weet je niet zeker wat er al is ingelezen, importeer de download dan gewoon opnieuw.

Scrivio haalt de retourinformatie niet zelf bij VECOZO op; het downloaden blijft een handmatige stap. Deze actie vereist het recht billing.update.

Batch afronden

Een batch met de status Concept rond je af om hem klaar te zetten voor export. Klik op Afronden in de actiekolom of in het detailvenster. De batch gaat van Concept naar Gereed. Deze actie vereist het recht billing.update.

Batch definitief verwijderen

Een batch met de status Gereed of Geëxporteerd verwijder je definitief. Klik op Verwijderen (definitief) en bevestig in het dialoogvenster. De batch, de bijbehorende declaratieregels én eventuele conceptfacturen worden onomkeerbaar verwijderd. Deze actie vereist het recht billing.delete.

Gebruik dit alleen wanneer je de declaratie volledig wilt intrekken. Wil je de afspraken opnieuw kunnen declareren, gebruik dan bij een conceptbatch Batch verwijderen.

Batch verwijderen

Een batch met de status Concept verwijder je zonder de onderliggende afspraken te verliezen. Klik op Verwijderen en bevestig in het dialoogvenster. De declaratieregels worden teruggezet naar de status Gereed, zodat je ze in een nieuwe batch kunt opnemen. Deze actie vereist het recht billing.delete.

---

De volgende acties vind je op het tabblad Particulier.

Particuliere afspraken selecteren

Het tabblad Particulier toont openstaande afspraken die particulier gefactureerd worden (dus niet via Vecozo). Per afspraak zie je de cliënt, het type, de datum, de duur en de prijs. Met de knop Filters verfijn je de lijst (periode, status, verzekeraar, behandelaar, locatie, zorgvraagtypering, cliënt en prestatiecode).

Vink de selectievakjes aan om een of meer afspraken te selecteren. Het aantal geselecteerde afspraken en de knop Factuur maken verschijnen onderaan.

Facturen maken

Klik op Factuur maken om van de geselecteerde particuliere afspraken facturen te maken. Er opent een bevestigingsvenster dat toont hoeveel facturen worden aangemaakt en voor welke cliënten — de afspraken worden namelijk gegroepeerd per cliënt, zodat elke cliënt één factuur krijgt.

Bevestig met Aanmaken. De facturen worden aangemaakt en je gaat automatisch naar het tabblad Facturen, waar je ze verder afhandelt. Deze actie vereist het recht billing.create.

---

Tabblad Facturen

Het tabblad Facturen toont het overzicht van de gemaakte facturen. Het zoeken, filteren, downloaden, versturen, registreren van betalingen en het maken van creditnota's staat beschreven op de pagina Facturen.