Declareren
Het Declareren-scherm is de werkplek om geleverde zorg te factureren. Je selecteert openstaande afspraken, bundelt ze tot een Vecozo-batch of zet ze om in facturen, en volgt en beheert de batches. Het scherm is bedoeld voor behandelaren en de financiële administratie. Het is opgebouwd uit vier tabbladen — Zorgverzekeraar, Batches, Particulier en Facturen — die elk een eigen stap in het declaratieproces afdekken.
Dit scherm vervangt de werkbeschrijving uit de oude Declaraties-documentatie. Het beheer van losse handmatige facturen staat op de aparte pagina Facturen.
Overzicht
| Route | /claims/insurer, /claims/batches, /claims/private, /claims/invoices |
| Doelgroep | Behandelaar, financiële administratie |
| Benodigde rechten | billing.read (bekijken); billing.create, billing.update, billing.export en billing.delete voor specifieke acties |
De werkwijze hangt af van de facturatiemethode van je organisatie:
| Methode | Werkwijze |
|---|---|
| Vecozo | Afspraken worden gebundeld tot een batch die als XML bij de verzekeraar wordt ingediend. Het tabblad Batches is zichtbaar. |
| Papier | Afspraken worden direct omgezet in facturen (per cliënt). Het tabblad Batches is verborgen; declareren verloopt via facturen. |
Hoe het werkt
Declareren zet geleverde zorg om in geld dat binnenkomt. Begrijp je de route die een afspraak aflegt en de regels die Scrivio onderweg toepast, dan weet je waarom een afspraak nog niet declareerbaar is en waarom afspraken op een bepaalde manier worden gebundeld.
Van afspraak tot factuur
Elke gefactureerde afspraak doorloopt dezelfde keten:
Afspraak → declaratieregel → batch of factuur → betaling
- Een afgeronde afspraak met facturatiecategorie Verzekerde zorg of Particuliere zorg is de bron (zie Afspraaktypen).
- Bij het klaarzetten wordt de afspraak een declaratieregel met prestatiecode, tarief en debiteur (verzekeraar of cliënt).
- De declaratieregels worden gebundeld — en hier splitst de werkwijze zich:
- Vecozo (verzekerde zorg): regels gaan in een batch die als XML (GDS801-formaat) bij de zorgverzekeraar wordt ingediend.
- Papier / particulier: regels worden direct facturen die naar de cliënt gaan. De batchstap wordt overgeslagen.
- Na indiening of verzending volgt de afhandeling — versturen, betaling registreren, eventueel crediteren — op het tabblad Facturen.
Het tabblad Batches bestaat daarom alleen bij Vecozo-organisaties; papier-organisaties gaan rechtstreeks van afspraak naar factuur.
Wanneer is een afspraak factureerbaar?
Een afspraak is pas factureerbaar als er geen signaleringen meer openstaan. Een signalering markeert gegevens die ontbreken om correct te kunnen declareren, bijvoorbeeld:
- een ontbrekend BSN van de cliënt;
- een ontbrekende verwijsbrief;
- een ontbrekende AGB-code van de organisatie of behandelaar.
Afspraken met openstaande signaleringen zijn niet selecteerbaar; beweeg over het signaleringenpictogram om te zien wat er ontbreekt (zie Afspraken filteren en selecteren). Ontbreken er gegevens op organisatieniveau (zoals de AGB-code), dan pauzeert Scrivio het declareren volledig met de melding Declaraties gepauzeerd.
Groeperingsregels
Bij het bundelen past Scrivio vaste regels toe die je niet handmatig overschrijft:
- Eén batch, één verzekeraar. Alle afspraken in een Vecozo-batch moeten bij dezelfde zorgverzekeraar horen. Selecteer je afspraken van meerdere verzekeraars, dan kun je geen batch maken.
- Batchperiode is afgeleid van de data. De periode van een batch loopt automatisch van de vroegste tot de laatste afspraakdatum in je selectie.
- Eén factuur per cliënt. Bij het maken van facturen (papier of particulier) worden de afspraken gegroepeerd per cliënt, zodat elke cliënt één factuur ontvangt.
Een batch verwijderen: twee varianten
Een batch kent twee soorten "verwijderen" met heel verschillende gevolgen:
| Actie | Beschikbaar bij | Gevolg |
|---|---|---|
| Verwijderen | Concept-batch | De batch verdwijnt, maar de declaratieregels gaan terug naar Gereed en kunnen opnieuw in een batch. Er gaat niets verloren. |
| Verwijderen (definitief) | Gereed- of Geëxporteerde batch | De batch, de declaratieregels én eventuele conceptfacturen worden onomkeerbaar verwijderd. |
Gebruik Verwijderen als je een verkeerd samengestelde conceptbatch opnieuw wilt indelen, en Verwijderen (definitief) alleen als je de declaratie volledig wilt intrekken. Zie Batch verwijderen en Batch definitief verwijderen.
Tabbladen wisselen
Bovenaan het scherm staan de tabbladen. Klik op een tabblad om naar dat onderdeel te schakelen:
| Tabblad | Inhoud |
|---|---|
| Zorgverzekeraar | Openstaande, verzekerde afspraken klaarzetten voor declaratie. |
| Batches | Aangemaakte Vecozo-batches bekijken, afronden, downloaden en verwijderen. |
| Particulier | Openstaande afspraken voor particuliere facturatie selecteren. |
| Facturen | Overzicht van de gemaakte facturen (zie Facturen). |
Bij organisaties die op papier factureren is het tabblad Batches verborgen; kom je er toch via een directe link, dan word je doorgestuurd naar het tabblad Facturen.
De volgende acties vind je op het tabblad Zorgverzekeraar.
Afspraken filteren en selecteren
Het tabblad Zorgverzekeraar toont de openstaande, verzekerde afspraken. Per afspraak zie je onder andere de cliënt, de behandelaar, het type, de productcode, de prijs, de datum, de verzekeraar (debiteur) en eventuele signaleringen.
Met de statusknoppen boven de lijst beperk je de weergave snel:
| Knop | Toont |
|---|---|
| Alle | Alle openstaande afspraken. |
| Factureerbaar | Alleen afspraken zonder signaleringen — klaar om te declareren. |
| Incompleet | Alleen afspraken met openstaande signaleringen. |
Klik op Filters rechtsboven voor het uitgebreide filterpaneel:
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Periode (Van / Tot) | Nee | Beperk de lijst tot een datumbereik. |
| Status | Nee | Alle, onverwerkt of verwerkt. |
| Verzekeraar | Nee | Filter op verzekeraar. |
| Behandelaar | Nee | Filter op de verantwoordelijke behandelaar. |
| Locatie | Nee | Filter op locatie. |
| Zorgvraagtypering | Nee | Filter op zorgvraagtyperingscode. |
| Cliënt | Nee | Zoek en selecteer een specifieke cliënt. |
| Prestatiecode | Nee | Filter op prestatiecode. |
Klik op Toepassen om de filters te activeren of op Wissen om ze te verwijderen.
Afspraken selecteren. Vink de selectievakjes vooraan de rijen aan. Alleen factureerbare afspraken (zonder signaleringen) zijn selecteerbaar; afspraken met openstaande signaleringen zijn uitgeschakeld totdat de ontbrekende gegevens zijn aangevuld. Beweeg over het signaleringenpictogram om te zien wat er ontbreekt (bijvoorbeeld Ontbreekt: BSN, Verwijsbrief).
Met het selectievakje in de kop selecteer je in één keer alle factureerbare afspraken in de lijst; klik nogmaals om de selectie op te heffen. Het aantal geselecteerde afspraken verschijnt boven de lijst. Zodra er minstens één afspraak is geselecteerd, verschijnt de primaire actieknop — Batch maken (Vecozo) of Facturen genereren (papier).
Mist je organisatie gegevens die nodig zijn om te declareren (bijvoorbeeld een ontbrekende AGB-code), dan verschijnt bovenaan de melding Declaraties gepauzeerd. Neem in dat geval contact op met je beheerder.
Batch maken (Vecozo)
Bij een Vecozo-organisatie bundel je geselecteerde afspraken tot een batch. Selecteer de afspraken en klik op Batch maken. De batch wordt direct aangemaakt op basis van je selectie en verschijnt op het tabblad Batches.
Voorwaarden:
- Alle geselecteerde afspraken moeten bij dezelfde verzekeraar horen. Selecteer je afspraken van meerdere verzekeraars, dan verschijnt een melding.
- De afspraken moeten een geldige datum en een verzekeraar hebben.
De periode van de batch loopt automatisch van de vroegste tot de laatste afspraakdatum in je selectie. Deze actie vereist het recht billing.create.
Facturen genereren (papier)
Bij een organisatie die op papier factureert, heet de primaire knop Facturen genereren. Selecteer de afspraken en klik op de knop. Scrivio maakt declaratieregels van de afspraken aan en groepeert deze per cliënt tot facturen. De facturen verschijnen vervolgens op het tabblad Facturen, waar je ze verder afhandelt.
Ontbreken er gegevens die nodig zijn voor een factuur (bijvoorbeeld cliëntgegevens), dan verschijnt een foutmelding en wordt er geen factuur gemaakt. Deze actie vereist het recht billing.create.
De volgende acties vind je op het tabblad Batches (alleen zichtbaar bij Vecozo-organisaties).
Batches filteren en bekijken
Het tabblad Batches toont de aangemaakte batches met onder andere de batchcode, de datum, de verzekeraar, het aantal regels, het totaalbedrag, het type (XML of PDF) en de status.
Een batch doorloopt de volgende statussen:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Nog in bewerking; nog niet klaar voor export. |
| Gereed | Afgerond en klaar om te exporteren. |
| Geëxporteerd | De XML is gedownload/geëxporteerd. |
| Verzonden | Ingediend bij de verzekeraar. |
| Goedgekeurd / Afgekeurd / Deels goedgekeurd | Terugkoppeling van de verzekeraar. |
Met de statusknoppen (Alle, Concept, Gereed, Geëxporteerd, Verzonden) en de knop Filters verfijn je de lijst, op dezelfde manier als op het tabblad Zorgverzekeraar.
Een batch bekijken. Klik op een rij of op het oog-pictogram om de batch te openen. In het detailvenster zie je de kerngegevens (verzekeraar, periode, totaalbedrag, aantal regels) en de declaratieregels, gegroepeerd per cliënt. Vanuit dit venster voer je dezelfde acties uit als in de lijst.
XML downloaden
Voor batches die niet meer de status Concept hebben, download je de Vecozo-XML (GDS801-formaat). Klik op Download XML in het detailvenster of in de actiekolom. Je ontvangt een bestand met de naam declaratie-<batchcode>.xml. Deze actie is alleen beschikbaar voor Vecozo-batches en vereist het recht billing.export.
Batch afronden
Een batch met de status Concept rond je af om hem klaar te zetten voor export. Klik op Afronden in de actiekolom of in het detailvenster. De batch gaat van Concept naar Gereed. Deze actie vereist het recht billing.update.
Batch definitief verwijderen
Een batch met de status Gereed of Geëxporteerd verwijder je definitief. Klik op Verwijderen (definitief) en bevestig in het dialoogvenster. De batch, de bijbehorende declaratieregels én eventuele conceptfacturen worden onomkeerbaar verwijderd. Deze actie vereist het recht billing.delete.
Gebruik dit alleen wanneer je de declaratie volledig wilt intrekken. Wil je de afspraken opnieuw kunnen declareren, gebruik dan bij een conceptbatch Batch verwijderen.
Batch verwijderen
Een batch met de status Concept verwijder je zonder de onderliggende afspraken te verliezen. Klik op Verwijderen en bevestig in het dialoogvenster. De declaratieregels worden teruggezet naar de status Gereed, zodat je ze in een nieuwe batch kunt opnemen. Deze actie vereist het recht billing.delete.
De volgende acties vind je op het tabblad Particulier.
Particuliere afspraken selecteren
Het tabblad Particulier toont openstaande afspraken die particulier gefactureerd worden (dus niet via Vecozo). Per afspraak zie je de cliënt, het type, de datum, de duur en de prijs. Met de knop Filters verfijn je de lijst (periode, status, verzekeraar, behandelaar, locatie, zorgvraagtypering, cliënt en prestatiecode).
Vink de selectievakjes aan om een of meer afspraken te selecteren. Het aantal geselecteerde afspraken en de knop Factuur maken verschijnen onderaan.
Facturen maken
Klik op Factuur maken om van de geselecteerde particuliere afspraken facturen te maken. Er opent een bevestigingsvenster dat toont hoeveel facturen worden aangemaakt en voor welke cliënten — de afspraken worden namelijk gegroepeerd per cliënt, zodat elke cliënt één factuur krijgt.
Bevestig met Aanmaken. De facturen worden aangemaakt en je gaat automatisch naar het tabblad Facturen, waar je ze verder afhandelt. Deze actie vereist het recht billing.create.
Tabblad Facturen
Het tabblad Facturen toont het overzicht van de gemaakte facturen. Het zoeken, filteren, downloaden, versturen, registreren van betalingen en het maken van creditnota's staat beschreven op de pagina Facturen.