Brief opstellen en versturen

Deze werkstroom beschrijft hoe je van een brieftemplate tot een verzonden brief komt: je kiest een actieve template, vult die met samenvoegvelden, genereert op basis daarvan een brief in het dossier van een cliënt en verstuurt die vervolgens beveiligd via Zivver. De werkstroom raakt meerdere schermen; voor de details per scherm verwijst elke stap naar de bijbehorende naslagpagina.

Voordat je begint

• De brief wordt opgesteld vanuit een actieve brieftemplate. Zorg dat er een geschikte template bestaat (zie Brieftemplates).
• Versturen via Zivver vereist dat de organisatie Zivver heeft gekoppeld op het scherm Integraties (alleen beschikbaar met een FULL-licentie) en dat je je eigen Zivver-verzender hebt ingeschakeld in je profiel. Is dat niet het geval, dan ontbreekt de knop Verstuur via Zivver en stopt de werkstroom bij stap 3.
• Voor het genereren van een brief heb je het recht om brieven te genereren nodig.

Stap 1 — Kies of maak een actieve template

Een brief wordt altijd gebaseerd op een template met de status Actief.

1. Open Brieftemplates en controleer of er een geschikte actieve template bestaat.
2. Maak zo nodig een nieuwe template aan of bewerk een bestaande.
3. Activeer de template — alleen actieve templates zijn beschikbaar bij het genereren van een brief.

Stap 2 — Voeg samenvoegvelden toe

Samenvoegvelden (zoals de naam van de cliënt) worden bij het genereren automatisch ingevuld met de gegevens van de cliënt.

1. Open de template in de editor en stel de inhoud samen.
2. Voeg de gewenste samenvoegvelden in op de juiste plek in de tekst.
3. Controleer het resultaat met Preview bekijken en sla je wijzigingen op.

Stap 3 — Genereer de brief in het dossier

De brief zelf maak je in het dossier van de betreffende cliënt, op het tabblad Documenten.

1. Open het dossier van de cliënt en ga naar het tabblad Documenten.
2. Volg Een brief genereren uit een template: kies de template, controleer de gegenereerde tekst (ontbrekende samenvoegvelden worden gemarkeerd) en bekijk de pdf-voorvertoning.
3. Klik op Opslaan in dossier om de brief als document toe te voegen. De brief verschijnt daarna in de lijst Gegenereerde brieven.

Stap 4 — Verstuur de brief via Zivver

Een opgeslagen brief verstuur je beveiligd naar een externe ontvanger (zoals de huisarts) vanuit de lijst Gegenereerde brieven op het tabblad Documenten.

1. Zoek de brief op in de lijst en klik op Verstuur via Zivver.
2. Vul in het venster de gegevens van de verzending in (zie de tabel hieronder).
3. Klik op Versturen. Na een geslaagde verzending krijgt de brief het label Verzonden; beweeg de muis over het label om te zien wanneer en naar wie de brief is verstuurd.

Veld	Verplicht	Toelichting
E-mailadres ontvanger	Ja	Het e-mailadres van de externe ontvanger. Bekende contacten (zoals de huisarts uit de zorgkring) worden als suggestie getoond.
Verificatiemethode	Ja	Hoe de ontvanger zich identificeert: SMS-verificatie, E-mailverificatie, Toegangscode of Zivver-account.
Mobiel nummer ontvanger	Bij SMS	Het mobiele nummer waarop de ontvanger de verificatiecode ontvangt. Alleen bij SMS-verificatie.
Toegangscode	Bij toegangscode	Een vooraf met de ontvanger afgesproken code. Alleen bij Toegangscode.
Bericht aan ontvanger	Nee	Optioneel bericht dat boven de brief wordt getoond.

Let op: Versturen via Zivver kan alleen wanneer de Zivver-koppeling is ingesteld. Ontbreekt de knop, controleer dan de Zivver-configuratie en of je je eigen Zivver-verzender in je profiel hebt ingeschakeld.