Afspraaktypen

Met Afspraaktypen leg je de soorten afspraken vast die binnen je organisatie gepland kunnen worden — bijvoorbeeld een intake, een behandelconsult of een telefonisch contact. Per type bepaal je hoe de afspraak gefactureerd wordt, hoe lang hij standaard duurt, welke beroepsgroepen hem mogen uitvoeren, welke formulieren erbij horen en welke herinneringen er worden verstuurd. Het scherm is bedoeld voor organisatiebeheerders die de afsprakenstructuur beheren.

Overzicht

Route	/organization/appointment-types, /organization/appointment-types/:appointmentTypeId
Doelgroep	Behandelaar / organisatiebeheerder
Benodigde rechten	appointment_types.read (bekijken), appointment_types.create, appointment_types.update, appointment_types.delete, forms.link_appointment_type (formulieren koppelen)

Het beheer is verdeeld over twee schermen:

Scherm	Route	Waarvoor
Afspraaktypenlijst	/organization/appointment-types	Overzicht van alle afspraaktypen, aanmaken en sorteren.
Afspraaktypedetail	/organization/appointment-types/:appointmentTypeId	Alle gegevens van één type bekijken en bewerken, formulieren koppelen, herinneringen instellen en verwijderen.

Hoe het werkt

Een afspraaktype is meer dan een naam: de keuzes die je hier maakt, bepalen welke velden van toepassing zijn, hoe afspraken van dit type worden gedeclareerd en of het type nog gekozen kan worden bij het plannen. Lees deze sectie voordat je een type aanmaakt of aanpast, zodat je begrijpt wat een instelling verderop in Scrivio veroorzaakt.

Facturatiecategorieën begrijpen

Elke afspraaktype heeft één facturatiecategorie. Die bepaalt welke extra velden van toepassing zijn en hoe afspraken van dit type worden verwerkt voor facturatie.

Categorie	Betekenis	Extra veld
Verzekerde zorg (Insured)	Wordt gedeclareerd bij een zorgverzekeraar.	Vereist een consulttype.
Particuliere zorg (Private)	Wordt rechtstreeks bij de cliënt in rekening gebracht.	Vereist een particuliere prijs.
Niet-declareerbare afspraak (Free)	Wordt niet gefactureerd, bijvoorbeeld een intern overleg of een no-show-afspraak.	Geen.

Deze keuze bepaalt meer dan welke velden zichtbaar zijn: hij bepaalt het tarief, wie de nota krijgt en hoe die nota eruitziet. Let vooral op het verschil tussen ongecontracteerde verzekerde zorg (de cliënt krijgt de nota, altijd tegen 100% NZa) en particuliere zorg (je eigen prijs) — dat zijn twee verschillende routes, geen twee namen voor hetzelfde. Zie Declaratieroutes.

Hoe het consulttype naar de NZa-declaratie mapt

Bij de categorie Verzekerde zorg kies je een consulttype: Behandeling, Diagnostiek of Verblijf. Dat consulttype is één van de assen waarmee Scrivio bij het declareren de juiste NZa-prestatie (prestatiecode) bepaalt. Scrivio combineert daarvoor vier gegevens:

• het consulttype van het afspraaktype;
• de setting uit het zorgtraject van de cliënt;
• de beroepscode van de behandelaar die de afspraak uitvoert;
• de duur van de afspraak.

Uit die combinatie volgt de prestatiecode, en aan die code hangt het tarief. Verblijf volgt een eigen route: in plaats van een consultprestatie zoekt Scrivio dan een verblijfsprestatie op basis van de verblijfsintensiteit. Een onjuist consulttype leidt dus tot een onjuiste of ontbrekende prestatie op de declaratie.

Wat "rapportage verplicht" betekent

Met Rapportage verplicht leg je vast dat afspraken van dit type met een rapportage (verslag) horen te worden afgesloten; de instelling staat standaard aan.

Het ontbreken van een verslag wordt op afspraakniveau bewaakt met signalen. Zodra een afspraak de status afgerond krijgt zonder dat er een verslag aan gekoppeld is, verschijnt het signaal "Afspraak zonder rapportage". Dat signaal hoort bij de declaratie en blokkeert het declareren van die afspraak totdat het verslag is vastgelegd; in de behandelcontext verschijnt daarnaast het zachtere signaal "Afgeronde afspraak zonder verslag".

Hoe actief/inactief de selecteerbaarheid stuurt

De vlag Actief bepaalt of een afspraaktype gekozen kan worden bij het plannen van afspraken. De keuzelijst bij het plannen toont alleen actieve typen; een inactief type verdwijnt daaruit, maar blijft bestaan zodat reeds geplande afspraken en hun gegevens ongewijzigd blijven.

Inactief maken is daarmee de manier om een type uit gebruik te nemen zonder het te verwijderen: historische afspraken houden hun type, terwijl het type niet meer voor nieuwe afspraken kan worden gekozen.

Het herinneringsinterval en je opzegtermijn

Het aantal uren vooraf van een herinnering is een keuze, geen standaardwaarde. Je maakt die keuze tegen de opzegtermijn van je eigen praktijk: de termijn waarbinnen een cliënt nog kosteloos kan afzeggen.

Een herinnering die binnen die termijn valt, komt per definitie te laat. Op het moment dat de cliënt aan de afspraak herinnerd wordt, is kosteloos afzeggen al niet meer mogelijk — hanteer je een opzegtermijn van 48 uur en herinner je 24 uur vooraf, dan is iedereen die je herinnert automatisch te laat. Zet het interval daarom ruimer dan je opzegtermijn, zodat de cliënt na de herinnering nog kán afzeggen en jij de vrijgekomen plek nog opnieuw kunt vullen.

Jouw opzegtermijn	Kies bij "Uren vooraf"	Wat dat oplevert
24 uur	48 (2 dagen)	De cliënt houdt na de herinnering een volle dag om kosteloos af te zeggen.
48 uur	72 (3 dagen)	Idem: een volle dag ruimte binnen de termijn.

De waarde die het venster voorstelt is 24 uur. Dat is een startpunt, geen advies: bij een opzegtermijn van 24 uur of langer is hij te krap. Hanteer je helemaal geen opzegtermijn, kies dan wat je nodig hebt om een vrijgekomen plek nog te vullen.

Omdat de regel per afspraaktype wordt vastgelegd, mag het interval per type verschillen. Een intake die je moeilijk opnieuw vult, mag ruimer staan dan een regulier vervolgconsult.

Let op: Leg je opzegtermijn ook vast als afmeldtermijn. Die bepaalt bij het annuleren de grens tussen Tijdig geannuleerd en Te laat afgemeld. De herinneringsmail noemt zelf geen termijn — vermeld hem dus ook in je behandelovereenkomst.

Afspraaktype aanmaken

1. Klik rechtsboven op Nieuw afspraaktype.
2. Vul de velden in het venster in.
3. Klik op Afspraaktype aanmaken.

Veld	Verplicht	Toelichting
Naam	Ja	Naam van het afspraaktype (maximaal 100 tekens).
Omschrijving	Nee	Korte toelichting op het type.
Facturatiecategorie	Ja	Zie Facturatiecategorie instellen. Standaard Verzekerde zorg.
Consulttype	Voorwaardelijk	Alleen bij Verzekerde zorg — zie Consulttype instellen.
Prijs	Voorwaardelijk	Alleen bij Particuliere zorg — zie Particuliere prijs instellen.
Standaardduur	Ja	Duur in minuten (minimaal 1). Standaard 60.
Rapportage verplicht	Nee	Zie Rapportage verplicht instellen. Standaard aan.
Actief	Nee	Zie Actief instellen. Standaard aan.
Toegestane beroepen	Nee	Zie Beroepscodes selecteren.

Formulieren koppelen en herinneringen instellen doe je pas nadat het type is aangemaakt, op het detailscherm.

Sorteren

Klik op een kolomkop in de lijst om de afspraaktypen op die kolom te sorteren. Klik nogmaals op dezelfde kop om te wisselen tussen oplopend en aflopend. Je kunt sorteren op naam, facturatiecategorie, standaardduur en status. Standaard staan de typen op naam gesorteerd (oplopend).

Afmeldtermijn instellen

Boven de lijst staat de afmeldtermijn van je praktijk: hoeveel uur vóór de begintijd een cliënt uiterlijk moet afzeggen. Afmelden binnen deze termijn telt als te laat afgemeld, eerder als tijdig geannuleerd. Zonder eigen instelling is de termijn 24 uur.

Heb je het recht om de organisatie-instellingen te wijzigen, dan klik je op Bewerken, vul je het aantal uren in en klik je op Opslaan. De termijn geldt voor de hele praktijk en voor elke afspraak die je vanaf dat moment annuleert. Een afspraak die al geannuleerd is, houdt de status die hij toen kreeg. Zonder dat recht zie je de termijn alleen.

Naam en omschrijving bewerken

1. Open een afspraaktype door in de lijst op de rij te klikken.
2. Klik op Bewerken.
3. Pas de naam en/of omschrijving aan.
4. Klik op Opslaan.

De naam is verplicht en mag maximaal 100 tekens lang zijn. Opslaan is alleen beschikbaar als je daadwerkelijk iets gewijzigd hebt.

Facturatiecategorie instellen

In de bewerkmodus kies je bij Facturatiecategorie uit:

• Verzekerde zorg — vraagt om een consulttype.
• Particuliere zorg — vraagt om een particuliere prijs.
• Niet-declareerbare afspraak — geen extra velden.

Welke extra velden zichtbaar zijn, hangt af van je keuze. Zie ook Facturatiecategorieën begrijpen en Declaratieroutes, waarin staat wat elke keuze betekent voor het tarief en voor de nota die de cliënt krijgt.

Consulttype instellen

Het consulttype is alleen van toepassing bij de categorie Verzekerde zorg en is dan verplicht. Kies uit:

• Behandeling
• Diagnostiek
• Verblijf

Het consulttype bepaalt mee hoe afspraken van dit type bij de verzekeraar gedeclareerd worden.

Particuliere prijs instellen

De prijs is alleen van toepassing bij de categorie Particuliere zorg en is dan verplicht. Vul het bedrag in euro's in (minimaal 0). Dit is het bedrag dat voor een afspraak van dit type bij de cliënt in rekening wordt gebracht.

Standaardduur instellen

De standaardduur bepaalt hoeveel minuten een afspraak van dit type standaard in de agenda inneemt. Vul een getal van minimaal 1 minuut in. Je kunt de duur per afspraak bij het plannen nog aanpassen.

Rapportage verplicht instellen

Met het vinkje Rapportage verplicht geef je aan of na een afspraak van dit type een rapportage (verslag) moet worden gemaakt. Zet het vinkje aan of uit in de bewerkmodus en klik op Opslaan.

Actief instellen

Met het vinkje Actief bepaal je of het afspraaktype gekozen kan worden bij het plannen van afspraken. Een inactief type blijft bestaan maar is niet meer selecteerbaar voor nieuwe afspraken — handig om een type uit gebruik te nemen zonder het te verwijderen. De status is zichtbaar in de lijst en bovenaan het detailscherm.

Beroepscodes selecteren

Bij Toegestane beroepen vink je aan welke beroepsgroepen afspraken van dit type mogen uitvoeren:

• Arts artikel 3 Wet BIG
• Arts artikel 14 Wet BIG
• GZ-psycholoog
• Klinisch psycholoog
• Psychotherapeut
• Verpleegkundig specialist
• Overig

Selecteer je geen enkele beroepscode, dan is het afspraaktype voor alle beroepen toegestaan. Op het detailscherm staat in dat geval "Alle beroepen toegestaan".

Formulieren koppelen

Op het detailscherm beheer je in het blok Gekoppelde formulieren welke formulieren bij dit afspraaktype horen. Gekoppelde formulieren worden na afspraken van dit type ingevuld.

1. Klik op Formulier toevoegen.
2. Kies een formulier in het venster en bevestig.

Per gekoppeld formulier kun je daarna:

• de volgorde wijzigen waarin de formulieren getoond worden;
• instellen of het formulier verplicht of optioneel is;
• het formulier weer ontkoppelen.

Voor het koppelen van formulieren heb je het recht forms.link_appointment_type nodig.

Herinneringsregels instellen

In het blok Herinneringen op het detailscherm stel je in welke herinneringen en bevestigingen automatisch worden verstuurd voor afspraken van dit type.

1. Klik op Regel toevoegen.
2. Kies het type regel:
   • Herinnering — wordt een aantal uren vóór de afspraak verstuurd.
   • Bevestiging — wordt direct bij het boeken van de afspraak verstuurd.
3. Bij een herinnering vul je Uren vooraf in (1 tot en met 720 uur, oftewel maximaal 30 dagen).
4. Zet de regel desgewenst op Actief.
5. Klik op Opslaan.

Bestaande regels pas je aan met Bewerken of haal je weg met Verwijderen. Voor het beheren van herinneringsregels heb je het recht appointment_types.update nodig.

Kies het aantal uren bewust — het is een beslissing tegen je eigen opzegtermijn, niet een standaardwaarde. Zie Het herinneringsinterval en je opzegtermijn voor de afweging en twee uitgewerkte voorbeelden.

Een e-mailadres bij de cliënt is voorwaarde

Herinneringen en bevestigingen gaan per e-mail naar het adres dat bij de cliënt in het dossier staat. Ontbreekt dat adres, dan wordt er niets verstuurd en krijg je daar geen melding van: de regel blijft gewoon actief staan, terwijl de cliënt niets ontvangt. Controleer het e-mailadres daarom bij het aanmaken van de cliënt of via Cliëntgegevens bewerken, vóór je op herinneringen gaat vertrouwen.

Er wordt ook niets verstuurd als het herinneringsmoment bij het inplannen al voorbij is. Plan je met een interval van 72 uur een afspraak voor morgen in, dan krijgt die afspraak geen herinnering.

Wat de cliënt ontvangt

De herinnering is een e-mail met als onderwerp Herinnering: afspraak op <datum> om <tijd>. Daarin staan het afspraaktype, de datum, de tijd, de locatie (als die is ingevuld) en de naam van de behandelaar, met als afsluiting "Lukt het niet om te komen? Neem dan zo snel mogelijk contact op met je behandelaar."

De mail bevat geen annuleerlink en noemt geen termijn — afzeggen loopt via contact met de behandelaar. Het moment waarop de herinnering binnenkomt is dus het enige signaal dat de cliënt krijgt over hoeveel tijd er nog is.

Een bevestiging heeft dezelfde opbouw, gaat direct bij het inplannen de deur uit en heeft een agenda-bijlage (.ics).

De openingszin en de contactzin kun je per regel vervangen door je eigen tekst — zie De tekst van de mail aanpassen.

De tekst van de mail aanpassen

Per regel kun je de tekst van de mail zelf schrijven, bijvoorbeeld om de link naar je online wachtkamer mee te sturen. Je doet dat in het veld Tekst van de mail wanneer je een regel toevoegt of bewerkt.

• Je tekst vervangt de openingszin en de zin "Lukt het niet om te komen? …". De aanhef, het blok met afspraaktype, datum, tijd, locatie en behandelaar, en de afsluiting blijven altijd staan — een herinnering gaat dus nooit zonder datum de deur uit. Ook het onderwerp verandert niet.
• Een witregel begint een nieuwe alinea. Een adres dat met https:// begint wordt een klikbare link. Verder wordt niets opgemaakt: wat je typt, ontvangt de cliënt letterlijk.
• Klik op een veld onder de tekst om het op de plek van je cursor in te voegen. Bij het versturen wordt het vervangen door de gegevens van de afspraak.
• Met Voorbeeld bekijken zie je de mail zoals de cliënt hem ontvangt, gevuld met voorbeeldgegevens.
• Standaardtekst herstellen maakt het veld leeg; na Opslaan wordt weer de standaardtekst verstuurd. Een regel waarvan je de tekst nooit hebt aangepast, houdt de standaardtekst.

Je kunt deze velden gebruiken:

Veld	Wordt
{{client.firstName}}	Voornaam van de cliënt
{{client.lastName}}	Achternaam van de cliënt
{{appointment.date}}	Datum van de afspraak
{{appointment.time}}	Begintijd van de afspraak
{{appointment.type}}	Afspraaktype
{{appointment.location}}	Locatie of ruimte, of "Online"
{{appointment.onlineUrl}}	Link van een online afspraak (leeg bij een afspraak op locatie)
{{behandelaar.name}}	Naam van de behandelaar
{{organization.name}}	Naam van de praktijk
{{organization.phone}}	Telefoonnummer van de praktijk
{{organization.email}}	E-mailadres van de praktijk

Een veld dat niet in deze lijst staat — een tikfout, of bijvoorbeeld een diagnose — wordt geweigerd: je ziet een melding bij het tekstveld en er wordt niets opgeslagen. Gegevens over behandeling, BSN, verzekering en adres zijn bewust niet beschikbaar, omdat een mailbox soms gedeeld wordt.

Afspraaktype verwijderen

1. Open het afspraaktype en ga naar het blok Verwijderen onderaan het detailscherm.
2. Klik op Afspraaktype verwijderen.
3. Bevestig in het venster.

Let op: verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Wil je een type alleen uit gebruik nemen, zet het dan op inactief in plaats van het te verwijderen.