Locaties & ruimtes

Met Locaties & ruimtes beheer je de fysieke plekken waar je organisatie zorg verleent — een vestiging, praktijk of behandellocatie — en de kamers binnen zo'n locatie. Locaties leggen het adres, de contactgegevens en de AGB-code vast die bij declaraties en afspraken horen; kamers gebruik je om afspraken aan een concrete ruimte te koppelen. Het scherm is bedoeld voor organisatiebeheerders en behandelaren met het recht om locaties te beheren.

Overzicht

Route	/organization/locations, /organization/locations/:locationId
Doelgroep	Behandelaar / organisatiebeheerder
Benodigde rechten	locations.read (bekijken), locations.create, locations.update, rooms.read, rooms.create, rooms.update, rooms.delete

Het beheer is verdeeld over twee schermen:

Scherm	Route	Waarvoor
Locatieoverzicht	/organization/locations	Lijst van alle locaties, aanmaken en sorteren.
Locatiedetail	/organization/locations/:locationId	Gegevens van één locatie bekijken en bewerken, en de kamers binnen die locatie beheren.

Klik in het overzicht op een rij om de bijbehorende locatie te openen.

Hoe het werkt

Locaties en kamers zijn niet alleen een adresboek. De gegevens en de status die je hier vastlegt werken door in de agenda, in de cliëntenlijst en in de declaratieketen. Een paar keuzes op dit scherm hebben daarom gevolgen elders in de applicatie.

Verwijderen versus deactiveren. Een kamer waaraan al afspraken gekoppeld zijn, kan niet worden verwijderd: het systeem blokkeert dat met een melding en houdt de kamer in stand, zodat de historie van die afspraken intact blijft. Wil je zo'n kamer buiten gebruik nemen, gebruik dan deactiveren in plaats van verwijderen. Verwijderen kan alleen bij een kamer waaraan nog nooit een afspraak is gekoppeld. Voor locaties geldt hetzelfde principe: je neemt een locatie buiten gebruik door haar te deactiveren, niet door gegevens te wissen.

Actief en inactief. Zowel een locatie als een kamer is actief of inactief. De status bepaalt of de locatie of kamer nog gekozen kan worden bij het inplannen van een nieuwe afspraak: alleen actieve locaties en kamers verschijnen in de keuzelijsten van de agenda en het afsprakenformulier. Een inactieve locatie of kamer blijft bewaard en blijft zichtbaar bij bestaande afspraken die er al aan gekoppeld zijn — je verliest dus geen historie — maar is niet meer beschikbaar voor nieuwe afspraken. Deactiveer een kamer of locatie dus wanneer je wilt voorkomen dat er nog op geboekt wordt, zonder de bestaande planning aan te tasten.

AGB-code en declaraties. In de declaratieketen spelen meerdere AGB-codes een rol, elk op een eigen niveau:

Niveau	Waar je het instelt	Rol in de declaratie
Organisatie	Organisatie-instellingen	De AGB-code van de praktijk; verplicht als afzender van de declaratie. Ontbreekt of klopt deze niet, dan kan er niet gedeclareerd worden.
Behandelaar	Gebruiker / profiel	De persoonlijke AGB-code van de zorgverlener die de zorg heeft geleverd; gaat als uitvoerder mee in de declaratie.
Locatie	Dit scherm	De AGB-code van de fysieke locatie. Je legt hem hier vast; een contract kan aan een locatie gekoppeld worden zodat declaraties onder dat contract bij de juiste locatieregistratie horen.

De AGB-code op dit scherm moet acht cijfers zijn; een ongeldige code blokkeert het aanmaken of opslaan van de locatie.

Locatiefilter elders. De locatie die je hier beheert, komt terug als filter op andere schermen. In het cliëntenoverzicht kun je de lijst beperken tot één locatie (alleen actieve locaties verschijnen in dat filter), en in de agenda kun je afspraken op locatie filteren en de kamers van de gekozen locatie als planbron tonen. Welke locatie aan een cliënt of afspraak hangt, bepaalt dus mede wat in die overzichten zichtbaar is.

Locatie aanmaken

1. Klik rechtsboven op + Nieuwe locatie.
2. Vul de velden in het venster Nieuwe locatie aanmaken in.
3. Klik op Locatie aanmaken.

Een nieuwe locatie is standaard actief. De kamers voeg je daarna toe op het detailscherm — zie Kamer aanmaken.

Veld	Verplicht	Toelichting
Naam	Ja	Naam van de locatie.
Omschrijving	Nee	Korte toelichting op de locatie.
Straat	Nee	Straatnaam en huisnummer.
Postcode	Nee	Postcode van de locatie.
Plaats	Nee	Plaatsnaam.
Telefoon	Nee	Telefoonnummer van de locatie.
E-mail	Nee	E-mailadres van de locatie.
AGB-code	Nee	AGB-code van de locatie (acht cijfers). Een ongeldige code blokkeert het aanmaken.

Sorteren

Klik op een kolomkop in het locatieoverzicht om de locaties op die kolom te sorteren. Klik nogmaals op dezelfde kop om te wisselen tussen oplopend en aflopend. Standaard staan de locaties gesorteerd op naam, oplopend.

Sorteerbare kolommen zijn naam, status en aangemaakt op.

Locatiegegevens bewerken

Op het detailscherm pas je de naam, omschrijving, het adres, de contactgegevens en de AGB-code van een locatie aan.

1. Open de locatie vanuit het overzicht.
2. Klik op Locatie bewerken.
3. Pas de velden aan in de drie blokken — Adres, Contact en Declaratiegegevens (AGB-code).
4. Klik op Wijzigingen opslaan (zie Opslaan).

Veld	Verplicht	Toelichting
Naam	Ja	Naam van de locatie; mag niet leeg zijn.
Omschrijving	Nee	Korte toelichting op de locatie.
Straat	Nee	Straatnaam en huisnummer.
Postcode	Nee	Postcode van de locatie.
Plaats	Nee	Plaatsnaam.
Telefoon	Nee	Telefoonnummer van de locatie.
E-mail	Nee	E-mailadres; een ongeldig adres blokkeert het opslaan.
AGB-code	Nee	AGB-code (acht cijfers); een ongeldige code blokkeert het opslaan.
Locatie is actief	Nee	Vinkje waarmee je de locatie activeert of deactiveert.

Locatie activeren of deactiveren

Een locatie is actief of inactief. De status staat bij de naam van de locatie en bepaalt of de locatie nog gekozen kan worden.

1. Open de locatie en klik op Locatie bewerken.
2. Zet het vinkje Locatie is actief aan of uit.
3. Klik op Wijzigingen opslaan.

Een gedeactiveerde locatie blijft bewaard, maar wordt als inactief gemarkeerd.

Kamer aanmaken

Kamers beheer je in het blok Kamers op het locatiedetailscherm.

1. Klik in het blok Kamers op + Nieuwe kamer.
2. Vul de velden in het venster Nieuwe kamer aanmaken in.
3. Klik op Kamer aanmaken.

Een nieuwe kamer is standaard actief.

Veld	Verplicht	Toelichting
Kamernaam	Ja	Naam van de kamer.
Capaciteit	Nee	Aantal personen dat in de kamer past (minimaal 1).

Kamer bewerken

1. Klik in de kamertabel bij de kamer op Bewerken.
2. Pas de naam, de capaciteit of de status aan.
3. Klik op Wijzigingen opslaan.

Veld	Verplicht	Toelichting
Kamernaam	Ja	Naam van de kamer.
Capaciteit	Nee	Aantal personen dat in de kamer past (minimaal 1).
Kamer is actief	Nee	Of de kamer actief of inactief is.

Kamer verwijderen

1. Klik in de kamertabel bij de kamer op Verwijderen.
2. Bevestig in het venster.

Let op: een kamer waaraan afspraken gekoppeld zijn kan niet worden verwijderd. Deactiveer de kamer in dat geval — zie Kamer activeren of deactiveren.

Kamer activeren of deactiveren

Naast elke kamer staat een knop Activeren of Deactiveren, afhankelijk van de huidige status. Klik erop om de kamer direct in of uit gebruik te nemen; de wijziging wordt meteen opgeslagen. Een inactieve kamer blijft bewaard, maar is niet meer beschikbaar voor nieuwe afspraken.

Je kunt de status ook wijzigen via het vinkje Kamer is actief bij Kamer bewerken.

Opslaan

Wijzigingen aan een locatie sla je op met Wijzigingen opslaan onder aan het bewerkformulier. De knop is alleen beschikbaar als er daadwerkelijk iets is gewijzigd en de ingevulde gegevens geldig zijn (een ongeldige AGB-code of een ongeldig e-mailadres blokkeert het opslaan). Klik op Annuleren om de bewerking te verlaten zonder op te slaan.