Contracten
Het Contracten-scherm beheert de afspraken tussen je organisatie en de zorgverzekeraars: welke verzekeraar, voor welke periode, en tegen welk tarief per behandelsetting wordt gedeclareerd. Het scherm is bedoeld voor de organisatiebeheerder en de financiële administratie.
Overzicht
| Route | /contracts, /contracts/new, /contracts/:contractId, /contracts/:contractId/edit |
| Doelgroep | Behandelaar (organisatiebeheerder / financiële administratie) |
| Benodigde rechten | contracts.read (bekijken), contracts.create, contracts.update, contracts.delete, organization.settings.update (declaratiemethode) |
Boven aan het scherm zie je een samenvatting met het aantal actieve contracten en een waarschuwing voor contracten die binnen 30 dagen verlopen. Daaronder staat de lijst met contracten, elk met de verzekeraar, looptijd, eventueel plafond en de gekoppelde settings.
Hoe het werkt
Een contract legt vast tegen welk tarief je organisatie zorg declareert bij een verzekeraar. De keuzes die je hier maakt, bepalen het bedrag dat op elke declaratie- en factuurregel terechtkomt. Lees deze sectie voordat je tarieven instelt, zodat je de gevolgen van elke keuze begrijpt.
Het setting-model
Een contract bestaat uit drie lagen:
- Het contract zelf — de verzekeraar (met UZOVI-code), een eventuele locatie (met AGB-code) en de geldigheidsperiode.
- Settings — binnen het contract stel je per behandelsetting (bijvoorbeeld Klinisch of Ambulant) een eigen tarief in. Eén contract kan meerdere settings dekken; één setting komt maar één keer per contract voor.
- Het tarief — per setting bepaal je hoe het bedrag wordt afgeleid.
Verzekeraars onderhandelen tarieven per setting, niet per losse prestatie. Daarom kiest Scrivio bij het declareren het tarief op basis van de combinatie verzekeraar + behandelsetting + datum, en niet op de individuele prestatiecode.
Tariefafleiding: percentage of vast tarief
Per setting geef je het tarief op één van twee manieren op:
| Manier | Betekenis |
|---|---|
| Percentage van NZa | Het tarief is een percentage (0–200%) van het NZa-maximumtarief dat geldt voor de prestatiecode op de zorgdatum. Verandert het NZa-tarief, dan schuift het bedrag mee. |
| Vast tarief | Een vast bedrag in euro, ongeacht het NZa-maximum. |
Vul je beide in, dan wint het vaste tarief: het percentage wordt genegeerd en het vaste bedrag wordt gebruikt. Laat het vaste tarief leeg als je het percentage van NZa wilt laten gelden.
Welk contract Scrivio toepast
Bij elke te declareren afspraak zoekt Scrivio het toepasselijke tarief in deze volgorde:
- Zoek een actief contract voor de verzekeraar van de cliënt waarvan de geldigheidsperiode de zorgdatum omvat.
- Binnen dat contract: zoek de setting die hoort bij de behandeling.
- Pas het tarief van die setting toe (vast of percentage van NZa).
Vindt Scrivio geen dekkend, actief contract voor die setting op die datum, dan geldt de afspraak als ongecontracteerde zorg. De patiëntfactuur toont in dat geval het volledige NZa-maximumtarief; wat de verzekeraar bij ongecontracteerde zorg uiteindelijk vergoedt is een aparte vraag en hoort niet op de factuur thuis.
NOTE
Om dubbele dekking te voorkomen mag een setting per verzekeraar maar door één actief contract tegelijk worden gedekt. Scrivio waarschuwt wanneer je een setting toevoegt die al door een ander contract van dezelfde verzekeraar wordt gedekt — zo blijft het toepasselijke tarief eenduidig.
Levenscyclus: actief, verlopen of verwijderd
Een contract heeft één van twee statussen:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Actief | Geldig en in gebruik. Alleen actieve contracten voeden declaraties. |
| Verlopen | Niet meer in gebruik, maar bewaard voor de historie. |
Belangrijke regels:
- Alleen actieve contracten voeden declaraties. Een verlopen contract levert nooit een tarief op, ook niet voor afspraken binnen zijn oude looptijd.
- Verlopen laten behoudt het contract voor de historie en latere controle. Gebruik dit wanneer de afspraak met de verzekeraar eindigt.
- Verwijderen wist het contract definitief. Gebruik dit alleen voor een contract dat per ongeluk is aangemaakt; je verliest dan de historie.
- Maak je een nieuw contract voor dezelfde verzekeraar en locatie, dan wordt het vorige actieve contract automatisch op Verlopen gezet.
Declaratiemethode: Vecozo of papier
De declaratiemethode bepaalt hoe declaraties bij de verzekeraar terechtkomen:
| Methode | Betekenis |
|---|---|
| Vecozo | Declaraties worden elektronisch ingediend via Vecozo (het landelijke declaratieknooppunt). |
| Papier | Declaraties worden als papieren factuur (PDF) verwerkt. |
Je stelt een organisatiebrede standaard in via Declaratie-instellingen en kunt die per contract overschrijven met de Verzendmethode.
Domeintermen
| Term | Betekenis |
|---|---|
| UZOVI | Unieke identificatiecode van een zorgverzekeraar. |
| AGB | Algemeen GegevensBeheer-code die een zorgaanbieder of locatie identificeert. |
| NZa | Nederlandse Zorgautoriteit; stelt per prestatie een maximumtarief vast. Een percentage in een contract is een percentage van dit maximum. |
| Declaratiemethode | De route waarlangs een declaratie wordt ingediend: Vecozo (elektronisch) of papier. |
Contract aanmaken
- Klik rechtsboven op Nieuw contract.
- Vul het formulier in (zie Verzekeraar, locatie en datums kiezen).
- Voeg eventueel settings toe (zie Setting toevoegen).
- Klik op Contract aanmaken om het contract op te slaan (zie Contract indienen).
Heb je geen recht contracts.create, dan is de knop Nieuw contract niet zichtbaar.
Declaratiemethode wijzigen
Boven de contractenlijst staat het blok Declaratie-instellingen. Hier kies je hoe je organisatie standaard declareert:
| Optie | Toelichting |
|---|---|
| Vecozo | Declaraties worden elektronisch via Vecozo ingediend. |
| Papier | Declaraties worden als papieren factuur verwerkt. |
De keuze wordt direct opgeslagen. Hiervoor heb je het recht organization.settings.update nodig; zonder dit recht is de keuzelijst uitgeschakeld.
Filteren op status
Met de knoppen boven de lijst filter je op contractstatus:
- Alle — toont alle contracten.
- Actief — toont alleen contracten met status
ACTIEF.
De lijst wordt direct bijgewerkt zodra je een filter kiest.
Verlopen contracten tonen
Standaard worden verlopen contracten verborgen. Klik op Verlopen tonen om ook contracten met status VERLOPEN in de lijst op te nemen. Klik nogmaals om ze weer te verbergen.
Filteren op setting
Met de keuzelijst rechtsboven de lijst filter je op behandelsetting. Kies een setting om alleen de contracten te zien die een tarief voor die setting bevatten, of kies Alle settings om het filter op te heffen.
Verzekeraar, locatie en datums kiezen
Bij het aanmaken of bewerken van een contract vul je de kerngegevens in:
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Verzekeraar | Ja | De zorgverzekeraar (met UZOVI-code). Bij bewerken staat deze vast en kan niet meer worden gewijzigd. |
| Locatie | Nee | Koppel het contract aan een specifieke locatie (met AGB-code). Laat leeg voor een organisatiebreed contract. |
| Ingangsdatum | Ja | De datum waarop het contract van kracht wordt. |
| Startdatum | Ja | Eerste dag van de geldigheidsperiode. |
| Einddatum | Nee | Laatste dag van de geldigheidsperiode. Laat leeg voor een doorlopend contract. |
| Contractnummer | Nee | Het referentienummer van de verzekeraar. |
| Verzendmethode | Nee | Papier of Vecozo voor dit specifieke contract. |
| Notities | Nee | Vrije aantekeningen bij het contract. |
Kies je een verzekeraar waarvoor al contracten bestaan, dan toont Scrivio die bestaande contracten zodat je geen overlappende settings aanmaakt.
Setting toevoegen
Een setting koppelt een behandelsetting aan een tarief binnen het contract.
- Klik in de sectie Settings op Setting toevoegen.
- Vul de velden in het venster in:
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Behandelsetting | Ja | De setting (prestatie) waarvoor dit tarief geldt. |
| Percentage van NZa | Ja | Het vergoede percentage van het NZa-maximumtarief (0–200%). |
| Vast tarief | Nee | Een vast bedrag in euro in plaats van een percentage. |
| Notities | Nee | Vrije aantekeningen bij de setting. |
- Bevestig om de setting toe te voegen.
Bij een nieuw contract worden settings pas opgeslagen wanneer je het contract indient. Bij een bestaand contract wordt de setting direct opgeslagen. Scrivio waarschuwt wanneer een setting al door een ander contract van dezelfde verzekeraar wordt gedekt.
Setting bewerken
Klik bij een setting op het potlood-icoon om het tarief aan te passen. De behandelsetting zelf ligt vast; je past het percentage van NZa, het vaste tarief en de notities aan. Bevestig om de wijziging op te slaan.
Setting verwijderen
Klik bij een setting op het prullenbak-icoon en bevestig de melding om de setting uit het contract te verwijderen.
Contract indienen
Klik onder aan het formulier op Contract aanmaken om een nieuw contract op te slaan. Scrivio slaat het contract met alle toegevoegde settings op en opent daarna het detailscherm. Verplichte velden moeten zijn ingevuld voordat je het contract kunt indienen.
Contract bewerken
Open een actief contract en klik op Bewerken. Je past de looptijd, het contractnummer, de verzendmethode en de notities aan en klikt op Contract opslaan. De verzekeraar kan niet meer worden gewijzigd. Alleen contracten met status ACTIEF kunnen worden bewerkt; hiervoor heb je het recht contracts.update nodig.
Contract laten verlopen
Open een actief contract en klik op Laten verlopen. Bevestig de melding om de status op VERLOPEN te zetten. Een verlopen contract blijft bewaard voor de historie, maar wordt niet meer gebruikt voor nieuwe declaraties.
Contract verwijderen
Open een actief contract en klik op Verwijderen. Bevestig de melding om het contract definitief te verwijderen; je keert daarna terug naar de contractenlijst. Gebruik Laten verlopen in plaats van verwijderen wanneer je de historie wilt behouden. Verwijderen vereist het recht contracts.delete.