Cliëntdossier

Het cliëntdossier bundelt alle informatie over één cliënt in tabbladen: een Overzicht, de Afspraken, de Documenten, de gegeven Antwoorden op formulieren en de Zorgkring (huisarts en contactpersonen). U opent het dossier door in het cliëntenoverzicht een cliënt te selecteren.

Overzicht

Route	/clients/:clientId/dossier (komt uit op het tabblad Overzicht)
Doelgroep	Behandelaar
Benodigde rechten	Toegang tot het cliëntdossier; het tabblad Antwoorden vereist forms.edit

Boven in het dossier staan de tabbladen. Het dossier opent standaard op het tabblad Overzicht; de overige tabbladen zijn Afspraken, Documenten, Antwoorden en Zorgkring.

Hoe het werkt

Achter het dossier zitten een paar regels die bepalen wat u ziet en wat een actie precies doet: de eindstatus van een afspraak, de zichtbaarheid van documenten in het cliëntportaal, de verwijsbrief per zorgtraject en de manier waarop brieven en de AI-samenvatting worden opgebouwd. Lees deze sectie zodat u weet wat een keuze verderop betekent.

Afspraakstatussen en hun gevolgen

Op het tabblad Afspraken geeft u een afspraak een eindstatus. De drie statussen leggen iets anders vast en werken anders door:

Status	Betekenis	Gevolg voor declaratie
Voltooid	De afspraak heeft plaatsgevonden.	Alleen voltooide afspraken komen in de declaratiestroom terecht — en alleen als het afspraaktype declarabel is.
Niet verschenen	De cliënt is niet gekomen. Alle deelnemers worden op niet aanwezig gezet.	Wordt niet automatisch gedeclareerd.
Geannuleerd	De afspraak gaat niet door. Scrivio legt automatisch vast of dit op tijd (24 uur of meer van tevoren) of te laat (binnen 24 uur) gebeurde.	Wordt niet gedeclareerd.

Een eindstatus is niet vrij uitwisselbaar: een voltooide afspraak kunt u niet meer annuleren of op niet verschenen zetten, en een geannuleerde afspraak niet meer op niet verschenen.

Het wijzigen van een afspraakstatus werkt door in de rest van het dossier: de AI-samenvatting wordt opnieuw opgebouwd en de signalen voor deze cliënt worden opnieuw beoordeeld.

Documentzichtbaarheid en het cliëntportaal

Elk document in het dossier is standaard alleen voor u zichtbaar. Per document bepaalt u of de cliënt het in het cliëntportaal te zien krijgt:

Toestand	Betekenis
Zichtbaar voor cliënt	U heeft het document handmatig gedeeld; het verschijnt in het cliëntportaal. U kunt het later weer verbergen.
Akkoord vereist	Het gedeelde document vraagt de cliënt om expliciet te bevestigen dat hij er kennis van heeft genomen. U kunt dit alleen instellen als u het recht heeft om documenten te delen.
Automatisch zichtbaar	Het document is automatisch met de cliënt gedeeld (bijvoorbeeld via een formulier). Dit kunt u niet handmatig verbergen.

Verwijsbrief per zorgtraject

De verwijsbrief hoort bij een zorgtraject, niet bij de cliënt als geheel. Per actief zorgtraject is er precies één plek voor een verwijsbrief. Zolang er al een verwijsbrief bij een zorgtraject hangt, kunt u er geen tweede uploaden — verwijder eerst de bestaande. Een verwijsbrief is bovendien vereist om een verzekerde afspraak binnen dat traject te kunnen declareren.

Brief genereren en de AI-samenvatting

Bij Brief genereren vult Scrivio de samenvoegvelden van een brieftemplate met gegevens uit het dossier — cliëntgegevens, het actieve zorgtraject, de behandelaar, de organisatie en eventuele formulierantwoorden. Velden waarvoor geen gegeven beschikbaar is, blijven leeg en worden in de voorvertoning gemarkeerd als ontbrekend, zodat u ze kunt aanvullen voordat u de brief opslaat of downloadt.

De AI-samenvatting op het tabblad Overzicht vat de recente ontwikkelingen van de cliënt samen op basis van de voltooide afspraken, transcripties en formulierantwoorden van de afgelopen periode. De samenvatting wordt bewaard en automatisch opnieuw opgebouwd wanneer onderliggende gegevens wijzigen; met de verversknop kunt u zelf een nieuwe samenvatting laten genereren.

Het tabblad Overzicht

Het tabblad Overzicht geeft in één oogopslag de actuele stand van het dossier weer aan de hand van een aantal widgets.

AI-samenvatting bekijken

De AI-samenvatting geeft een automatisch gegenereerde samenvatting van de recente ontwikkelingen in het dossier.

1. Open het tabblad Overzicht.
2. Lees de samenvatting in de widget AI-samenvatting.
3. Klik op de verversknop om een nieuwe samenvatting te laten genereren op basis van de meest recente gegevens.

Recente afspraken bekijken

De widget Recente afspraken toont de laatste afspraken van de cliënt.

1. Bekijk de lijst met de meest recente afspraken in de widget.
2. Klik op een afspraak om naar het detail te gaan.
3. Klik op Alle afspraken om door te gaan naar het tabblad Afspraken.

Actieve signalen bekijken

De widget Actieve signalen laat de openstaande signalen voor deze cliënt zien — zachte waarschuwingen die om aandacht vragen. Klik op een signaal om naar de bijbehorende context te navigeren.

Openstaande formulieren bekijken

De widget Openstaande formulieren toont de toegewezen vragenlijsten die nog moeten worden ingevuld, inclusief eventuele verlopen einddatums.

1. Bekijk welke formulieren openstaan of zijn verlopen.
2. Klik op Alle formulieren om naar het tabblad Antwoorden te gaan.

Het tabblad Afspraken

Op het tabblad Afspraken vindt u alle afspraken van de cliënt. Klik op een afspraak in de lijst om de details in het zijpaneel te openen; van daaruit beheert u de afspraak.

Afspraken filteren

Boven de lijst kunt u wisselen tussen Toekomstige en Voorbij om respectievelijk de komende of de afgelopen afspraken te tonen.

Een afspraak bewerken

1. Selecteer de afspraak in de lijst.
2. Klik in het detailpaneel op het potloodpictogram (Bewerken).
3. Pas de gegevens van de afspraak aan in het formulier.
4. Klik op Opslaan.

Een afspraak annuleren

1. Selecteer de afspraak.
2. Klik in het detailpaneel op Afspraak annuleren.
3. Geef desgevraagd een reden voor de annulering op en bevestig.

De afspraak krijgt de status Geannuleerd; de opgegeven reden wordt bij de afspraak getoond.

Een afspraak markeren als niet verschenen

Wanneer de cliënt niet op de afspraak is verschenen:

1. Selecteer de afspraak.
2. Klik op Niet verschenen.

De afspraak krijgt de status Niet verschenen.

Een afspraak voltooien

Wanneer een afspraak heeft plaatsgevonden:

1. Selecteer de afspraak.
2. Klik op Afspraak voltooien.

De afspraak krijgt de status Voltooid.

Een afspraak verwijderen

1. Selecteer de afspraak.
2. Klik in het detailpaneel op het prullenbakpictogram (Verwijderen).
3. Bevestig de actie in het bevestigingsvenster.

Let op: Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Wilt u de afspraak bewaren maar aangeven dat hij niet doorging, gebruik dan Annuleren of Niet verschenen.

Het tabblad Documenten

Op het tabblad Documenten beheert u de documenten van de cliënt: het identiteitsbewijs, de verwijsbrief(ven) per zorgtraject, gegenereerde brieven en overige (algemene) documenten.

Een identiteitsbewijs uploaden

Het identiteitsbewijs heeft een vaste plek (Paspoort/identiteitsbewijs) bovenaan het tabblad.

1. Klik bij Paspoort/identiteitsbewijs op Uploaden.
2. Kies het bestand op uw computer.
3. Stel de uploadopties in (zie de tabel hieronder) en bevestig.

Veld	Verplicht	Toelichting
Bestand	Ja	Het te uploaden document
Labels	Nee	Eén of meer labels om het document te categoriseren
Zichtbaar voor cliënt	Nee	Maakt het document zichtbaar in het cliëntportaal
Akkoord vereist	Nee	De cliënt moet het document bevestigen na inzage (alleen bij het recht om documenten te delen)

Na het uploaden ziet u de uploaddatum staan en kunt u het document bekijken, downloaden, verwijderen of de zichtbaarheid voor de cliënt aanpassen.

Een brief genereren uit een template

Met Brief genereren stelt u op basis van een brieftemplate automatisch een brief op met de gegevens van de cliënt. Deze actie vereist het recht om brieven te genereren.

1. Klik op Brief genereren.
2. Kies een Brieftemplate uit de lijst.
3. Controleer en bewerk de gegenereerde tekst. Ontbrekende samenvoegvelden worden gemarkeerd.
4. Bekijk de pdf-voorvertoning.
5. Klik op Opslaan in dossier om de brief als document toe te voegen, of download de pdf.

Veld	Verplicht	Toelichting
Brieftemplate	Ja	De template waarop de brief wordt gebaseerd
Brieftekst	Ja	De gegenereerde tekst, die u nog kunt aanpassen voordat u de pdf maakt

Een verwijsbrief uploaden

Voor elk actief zorgtraject is er een aparte plek voor de verwijsbrief (getoond als Verwijsbrief … van <startdatum>).

1. Klik bij de betreffende verwijsbrief op Uploaden.
2. Kies het bestand en stel de uploadopties in (zie de tabel bij Een identiteitsbewijs uploaden).
3. Bevestig de upload.

Een verwijsbrief bekijken

Klik bij een geüploade verwijsbrief op Bekijken om het document in de viewer te openen.

Een verwijsbrief downloaden

Klik bij een geüploade verwijsbrief op Downloaden om het bestand op te slaan op uw computer.

Een verwijsbrief verwijderen

1. Klik bij de verwijsbrief op Verwijderen.
2. Bevestig de actie.

Zichtbaarheid voor de cliënt in- of uitschakelen

Documenten (zoals de verwijsbrief, het identiteitsbewijs of een algemeen document) kunt u zichtbaar maken in het cliëntportaal.

1. Klik bij het document op de zichtbaarheidsknop (Zichtbaar maken of Verbergen).
2. De status verandert naar Zichtbaar voor cliënt of weer naar verborgen.

Let op: Documenten die automatisch zichtbaar zijn (Automatisch zichtbaar), kunt u niet handmatig verbergen.

Een algemeen document uploaden

Naast het identiteitsbewijs en de verwijsbrieven kunt u overige documenten toevoegen in de lijst Documenten.

1. Klik in de documentenlijst op Document uploaden.
2. Kies het bestand en stel de uploadopties in (bestand, labels, zichtbaarheid, akkoord vereist).
3. Bevestig de upload.

In de lijst kunt u documenten doorzoeken op bestandsnaam en filteren op label. Per document kunt u Bekijken, Downloaden, labels Bewerken, de zichtbaarheid aanpassen of het document Verwijderen.

Het tabblad Antwoorden

Formulierantwoorden bekijken

Op het tabblad Antwoorden ziet u de ingevulde formulieren van de cliënt. Dit tabblad vereist het recht forms.edit.

1. Open het tabblad Antwoorden.
2. Kies een inzending in de tijdlijn om de antwoorden te bekijken. Per inzending ziet u de zorgdatum, een eventuele koppeling aan een afspraak en wie het formulier wanneer heeft ingevuld.
3. Gebruik het zoekveld (Zoek vraag…) om binnen de inzending op een vraag te zoeken.
4. Klik op Terug om weer naar de lijst met inzendingen te gaan.

Heeft u het recht om antwoorden te wijzigen, dan kunt u per antwoord het antwoord bewerken en de wijzigingsgeschiedenis bekijken.

Het tabblad Zorgkring

Op het tabblad Zorgkring legt u het sociale en medische netwerk van de cliënt vast: de huisarts en de contactpersonen.

Een huisarts toevoegen

1. Klik op Huisarts toevoegen.
2. Vul de gegevens in (zie de tabel hieronder).
3. Klik op Toevoegen.

Veld	Verplicht	Toelichting
Naam huisarts	Ja	Naam van de huisarts
E-mailadres	Nee	Wordt gevalideerd op geldig e-mailformaat
Telefoonnummer	Nee
AGB-code	Nee	Maximaal 8 tekens
Praktijknaam	Nee
Praktijkadres	Nee	Straat en huisnummer
Postcode	Nee
Plaats	Nee

Een huisarts bewerken

1. Klik op de huisartskaart op Bewerken.
2. Pas de gegevens aan.
3. Klik op Bijwerken.

Een huisarts verwijderen

1. Klik op de huisartskaart op Verwijderen.
2. Bevestig de actie.

Een contactpersoon toevoegen

1. Klik op Contact toevoegen.
2. Vul de gegevens in (zie de tabel hieronder).
3. Klik op Toevoegen.

Veld	Verplicht	Toelichting
Naam	Ja	Naam van de contactpersoon
Relatie	Nee	De relatie tot de cliënt (bijvoorbeeld partner, ouder)
E-mailadres	Nee	Wordt gevalideerd op geldig e-mailformaat
Telefoonnummer	Nee
Adres	Nee	Straat en huisnummer
Postcode	Nee
Plaats	Nee

Een contactpersoon bewerken

1. Klik op de contactkaart op Bewerken.
2. Pas de gegevens aan.
3. Klik op Bijwerken.

Een contactpersoon verwijderen

1. Klik op de contactkaart op Verwijderen.
2. Bevestig de actie.