Facturen
Het Facturen-scherm geeft een overzicht van alle handmatige facturen van je organisatie — de facturen die buiten Vecozo om worden verstuurd (bijvoorbeeld voor particuliere cliënten). Je zoekt en filtert facturen, downloadt ze als PDF of ZIP, maakt ze definitief, registreert betalingen en maakt creditnota's. Het scherm is bedoeld voor behandelaren en de financiële administratie met inzage in facturatie.
Dit scherm vervangt het onderdeel "Facturen" uit de oude Declaraties-documentatie.
Overzicht
| Route | /invoices (overzicht), /invoices/:invoiceId (detail) |
| Doelgroep | Behandelaar, financiële administratie |
| Benodigde rechten | billing.read (bekijken); billing.update, billing.export en billing.delete voor specifieke acties |
Elke factuur heeft een status die bepaalt welke acties beschikbaar zijn:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Nog niet definitief; heeft nog geen definitief factuurnummer. |
| Definitief | Definitief gemaakt en in afwachting van betaling. Definitief maken levert de factuur niet af bij de cliënt — zie Een factuur bij de cliënt krijgen. |
| Betaald | Volledig betaald. |
| Vervallen | Definitief, maar de vervaldatum is verstreken. |
| Geannuleerd | Ingetrokken via een creditnota. |
Bovenaan tonen de overzichtskaarten het aantal facturen, het totaalbedrag en — indien van toepassing — het aantal vervallen facturen.
Hoe facturen werken
Voordat je met facturen aan de slag gaat, helpt het om vijf onderliggende regels te kennen. Ze bepalen samen welke actie je per factuur kunt uitvoeren en hoe een factuur bij de cliënt terechtkomt.
Factuurnummers zonder gaten
Scrivio kent factuurnummers aaneengesloten (gapless) toe: er mogen geen gaten in de reeks zitten. Daarom krijgt een conceptfactuur nog geen nummer — dat wordt pas toegekend op het moment dat je de factuur definitief maakt. Deze regel verklaart het verschil tussen verwijderen en crediteren: een concept heeft nog geen nummer verbruikt en kan daarom gewoon worden verwijderd, terwijl een definitieve factuur al een nummer heeft verbruikt en alleen via een creditnota kan worden teruggedraaid.
Levenscyclus van een factuur
Een factuur doorloopt een vaste reeks statussen. De status bepaalt welke acties beschikbaar zijn:
| Status | Volgende stap(pen) | Toegestane acties |
|---|---|---|
| Concept | Definitief | Definitief maken, verwijderen |
| Definitief | Betaald, Vervallen, Geannuleerd | Betaling registreren, crediteren |
| Vervallen | Betaald, Geannuleerd | Betaling registreren, crediteren |
| Betaald | — (eindstatus) | Geen statuswijziging meer mogelijk |
| Geannuleerd | — (eindstatus) | Geen statuswijziging meer mogelijk |
Vervallen is geen handmatige stap: een definitieve factuur wordt automatisch vervallen zodra de vervaldatum verstrijkt zonder dat ze volledig is betaald.
Een factuur bij de cliënt krijgen
Definitief maken levert de factuur niet af. Het kent het factuurnummer toe, legt de status vast en slaat de PDF op als document in het dossier van de cliënt — meer niet. Scrivio mailt de factuur niet en verstuurt hem niet. Wil je de cliënt de factuur in het cliëntportaal laten zien, dan zijn er drie stappen:
- Maak de factuur definitief. Pas dan bestaat er een opgeslagen document; van een concept is er niets om te delen.
- Maak het opgeslagen factuurdocument zichtbaar voor de cliënt. Dat doe je op het tabblad Documenten van het cliëntdossier, met de zichtbaarheidsknop bij het document — zie Zichtbaarheid voor de cliënt in- of uitschakelen. Hiervoor heb je het recht
documents.exposenodig — dat hoort bij het dossier, niet bij facturatie. De zichtbaarheid zit dus op het document, niet op de factuur: op het factuurscherm zelf staat geen portaalschakelaar. Verberg je het document later weer, dan verdwijnt de factuur ook uit het portaal. - Vertel de cliënt dat het portaal er is. Scrivio stuurt hierover geen uitnodiging en geen bericht. Je wijst de cliënt zelf op
mijn.scrivio.nl, waar die met het e-mailadres uit het dossier een inloglink aanvraagt. Zie Toegang tot het cliëntportaal.
Wat de cliënt downloadt is het document zoals het bij het definitief maken is vastgelegd — niet een nieuwe opmaak met de gegevens van vandaag. Op het detailscherm van de factuur zie je onder Opgeslagen document om welk document het gaat en hoe het tot stand is gekomen.
Wil je de factuur buiten het portaal om versturen (per post of per e-mail), dan download je de PDF en verstuur je die zelf; Scrivio houdt van die verzending niets bij.
Creditnota's
Een definitieve factuur trek je niet in door hem te wijzigen of te verwijderen, maar met een creditnota. Daarbij gebeurt het volgende:
- De oorspronkelijke factuur blijft bewaard en krijgt de status Geannuleerd — het factuurnummer blijft daarmee in de reeks staan.
- Er ontstaat een nieuwe creditnota met negatieve bedragen, als concept gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. Die krijgt pas een eigen factuurnummer wanneer je hem definitief maakt.
- Een creditnota crediteert altijd de volledige factuur; gedeeltelijk crediteren kan niet.
Zie Creditnota maken voor de stappen en de regels over welke facturen gecrediteerd kunnen worden.
Totalen en betalingen
Het detailscherm toont per factuur het subtotaal, de BTW, het totaalbedrag, het reeds betaalde bedrag en het openstaande bedrag. Bij het registreren van een betaling moet het ontvangen bedrag groter zijn dan 0 en mag het het openstaande bedrag niet overschrijden. Zodra het openstaande bedrag op 0 staat, krijgt de factuur automatisch de status Betaald.
Facturen zoeken
Gebruik de zoekbalk rechtsboven om snel een factuur te vinden. De zoekopdracht filtert op factuurnummer en cliëntnaam.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Zoekterm | Nee | Deel van een factuurnummer of cliëntnaam. De lijst wordt direct gefilterd terwijl je typt. |
Conceptfacturen hebben nog geen factuurnummer; zoek deze op cliëntnaam.
Op status filteren
Onder de zoekbalk staan statusknoppen: Alle, Concept, Openstaand, Betaald en Vervallen. Klik op een knop om alleen facturen met die status te tonen. Bij elke knop staat het aantal facturen in die status. Standaard staat het filter op Alle.
Uitgebreid filteren
Klik op Filters rechtsboven om het uitgebreide filterpaneel te openen. Hier verfijn je de lijst op meerdere kenmerken tegelijk. Het aantal actieve filters verschijnt als een teller op de knop.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Periode (Van / Tot) | Nee | Beperk de lijst tot facturen binnen een datumbereik. |
| Status | Nee | Alle, onverwerkt of verwerkt. |
| Verzekeraar | Nee | Filter op de gekoppelde verzekeraar. |
| Behandelaar | Nee | Filter op de verantwoordelijke behandelaar. |
| Locatie | Nee | Filter op locatie. |
| Zorgvraagtypering | Nee | Filter op zorgvraagtyperingscode. |
| Cliënt | Nee | Zoek en selecteer een specifieke cliënt. |
| Prestatiecode | Nee | Filter op prestatiecode. |
Klik op Toepassen om de filters te activeren of op Wissen om alle filters te verwijderen.
Facturen selecteren
Vink de selectievakjes vooraan de rijen aan om een of meer facturen tegelijk te selecteren. Zodra je minstens één factuur hebt geselecteerd, verschijnt een balk met bulkacties: Markeer als definitief, Download PDF en Download ZIP. Het aantal geselecteerde facturen staat in de balk.
PDF downloaden
Je downloadt een factuur als PDF op twee manieren:
- Eén factuur — klik op PDF in de actiekolom van de rij, of op Download PDF op het detailscherm van de factuur.
- Meerdere facturen — selecteer de gewenste facturen en klik in de bulkbalk op Download PDF. De geselecteerde facturen worden samen geëxporteerd.
Het downloaden van PDF's vereist het recht billing.export.
ZIP downloaden
Voor een bulkdownload waarbij elke factuur een apart bestand blijft, selecteer je de facturen en klik je in de bulkbalk op Download ZIP. Je ontvangt één ZIP-bestand met daarin de afzonderlijke PDF's. Ook deze actie vereist het recht billing.export.
Definitief maken
Zodra een conceptfactuur klopt, maak je hem definitief. De factuur krijgt dan een definitief factuurnummer en de status Definitief, en Scrivio legt de PDF vast als document in het dossier van de cliënt.
- Eén factuur — klik op Definitief maken in de actiekolom (alleen zichtbaar bij conceptfacturen), of op Definitief maken op het detailscherm.
- Meerdere facturen — selecteer de conceptfacturen en klik in de bulkbalk op Markeer als definitief. Facturen die al definitief zijn, worden overgeslagen.
Deze actie vereist het recht billing.update.
Definitief maken levert de factuur niet af bij de cliënt. Hoe de factuur bij de cliënt terechtkomt, staat in Een factuur bij de cliënt krijgen.
Betaling registreren
Voor definitieve of vervallen facturen registreer je een ontvangen betaling. Klik op Betaling in de actiekolom of op het detailscherm. Er opent een venster met de factuurgegevens.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Ontvangen bedrag | Ja | Het ontvangen bedrag in euro's. Moet groter zijn dan 0 en mag het openstaande bedrag niet overschrijden. |
Met de optie Volledig betaald vul je automatisch het volledige openstaande bedrag in. Na het registreren wordt het openstaande bedrag bijgewerkt; bij een volledige betaling krijgt de factuur de status Betaald. Deze actie vereist het recht billing.update.
Conceptfactuur verwijderen
Alleen facturen met de status Concept kunnen worden verwijderd — ze hebben nog geen factuurnummer verbruikt. Klik op Verwijderen in de actiekolom of op het detailscherm en bevestig in het dialoogvenster. Definitieve, betaalde en geannuleerde facturen kun je niet verwijderen; gebruik daarvoor een creditnota. Verwijderen vereist het recht billing.delete.
Factuur bekijken
Klik op Bekijken in de actiekolom om het detailscherm van een factuur te openen (/invoices/:invoiceId). Hier zie je de factuurregels, de cliënt, de totalen (subtotaal, BTW, totaal, reeds betaald en openstaand), eventuele notities en het betalingskenmerk. Vanaf het detailscherm voer je dezelfde acties uit als in het overzicht: PDF downloaden, definitief maken, betaling registreren en verwijderen. Bij een definitieve factuur toont het detailscherm daarnaast het Opgeslagen document — de PDF die bij het definitief maken is vastgelegd en die de cliënt in het portaal downloadt.
Creditnota maken
Met een creditnota draai je een al definitieve factuur terug. De oorspronkelijke factuur blijft bewaard en krijgt de status Geannuleerd (het gapless factuurnummer blijft daarmee intact). Tegelijk ontstaat een nieuwe creditnota met negatieve bedragen, als concept gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. De creditnota krijgt pas een eigen factuurnummer wanneer je deze zelf definitief maakt.
Belangrijke regels:
- Alleen definitieve facturen kunnen worden gecrediteerd.
- Een conceptfactuur wordt niet gecrediteerd maar verwijderd — er is immers nog geen factuurnummer verbruikt.
- Betaalde en geannuleerde facturen zijn definitief en kunnen niet worden gecrediteerd.
- Een creditnota crediteert altijd de volledige factuur.