Facturen
Het Facturen-scherm geeft een overzicht van alle handmatige facturen van je organisatie — de facturen die buiten Vecozo om worden verstuurd (bijvoorbeeld voor particuliere cliënten). Je zoekt en filtert facturen, downloadt ze als PDF of ZIP, markeert ze als verstuurd, registreert betalingen en maakt creditnota's. Het scherm is bedoeld voor behandelaren en de financiële administratie met inzage in facturatie.
Dit scherm vervangt het onderdeel "Facturen" uit de oude Declaraties-documentatie.
Overzicht
| Route | /invoices (overzicht), /invoices/:invoiceId (detail) |
| Doelgroep | Behandelaar, financiële administratie |
| Benodigde rechten | billing.read (bekijken); billing.update, billing.export en billing.delete voor specifieke acties |
Elke factuur heeft een status die bepaalt welke acties beschikbaar zijn:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Nog niet verstuurd; heeft nog geen definitief factuurnummer. |
| Verstuurd | Naar de cliënt verstuurd en in afwachting van betaling. |
| Betaald | Volledig betaald. |
| Vervallen | Verstuurd, maar de vervaldatum is verstreken. |
| Geannuleerd | Ingetrokken via een creditnota. |
Bovenaan tonen de overzichtskaarten het aantal facturen, het totaalbedrag en — indien van toepassing — het aantal vervallen facturen.
Hoe facturen werken
Voordat je met facturen aan de slag gaat, helpt het om vier onderliggende regels te kennen. Ze bepalen samen welke actie je per factuur kunt uitvoeren.
Factuurnummers zonder gaten
Scrivio kent factuurnummers aaneengesloten (gapless) toe: er mogen geen gaten in de reeks zitten. Daarom krijgt een conceptfactuur nog geen nummer — dat wordt pas toegekend op het moment dat je de factuur verstuurt. Deze regel verklaart het verschil tussen verwijderen en crediteren: een concept heeft nog geen nummer verbruikt en kan daarom gewoon worden verwijderd, terwijl een verstuurde factuur al een nummer heeft verbruikt en alleen via een creditnota kan worden teruggedraaid.
Levenscyclus van een factuur
Een factuur doorloopt een vaste reeks statussen. De status bepaalt welke acties beschikbaar zijn:
| Status | Volgende stap(pen) | Toegestane acties |
|---|---|---|
| Concept | Verstuurd | Versturen, verwijderen |
| Verstuurd | Betaald, Vervallen, Geannuleerd | Betaling registreren, crediteren |
| Vervallen | Betaald, Geannuleerd | Betaling registreren, crediteren |
| Betaald | — (eindstatus) | Geen statuswijziging meer mogelijk |
| Geannuleerd | — (eindstatus) | Geen statuswijziging meer mogelijk |
Vervallen is geen handmatige stap: een verstuurde factuur wordt automatisch vervallen zodra de vervaldatum verstrijkt zonder dat ze volledig is betaald.
Creditnota's
Een verstuurde factuur trek je niet in door hem te wijzigen of te verwijderen, maar met een creditnota. Daarbij gebeurt het volgende:
- De oorspronkelijke factuur blijft bewaard en krijgt de status Geannuleerd — het factuurnummer blijft daarmee in de reeks staan.
- Er ontstaat een nieuwe creditnota met negatieve bedragen, als concept gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. Die krijgt pas een eigen factuurnummer wanneer je hem verstuurt.
- Een creditnota crediteert altijd de volledige factuur; gedeeltelijk crediteren kan niet.
Zie Creditnota maken voor de stappen en de regels over welke facturen gecrediteerd kunnen worden.
Totalen en betalingen
Het detailscherm toont per factuur het subtotaal, de BTW, het totaalbedrag, het reeds betaalde bedrag en het openstaande bedrag. Bij het registreren van een betaling moet het ontvangen bedrag groter zijn dan 0 en mag het het openstaande bedrag niet overschrijden. Zodra het openstaande bedrag op 0 staat, krijgt de factuur automatisch de status Betaald.
Facturen zoeken
Gebruik de zoekbalk rechtsboven om snel een factuur te vinden. De zoekopdracht filtert op factuurnummer en cliëntnaam.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Zoekterm | Nee | Deel van een factuurnummer of cliëntnaam. De lijst wordt direct gefilterd terwijl je typt. |
Conceptfacturen hebben nog geen factuurnummer; zoek deze op cliëntnaam.
Op status filteren
Onder de zoekbalk staan statusknoppen: Alle, Concept, Openstaand, Betaald en Vervallen. Klik op een knop om alleen facturen met die status te tonen. Bij elke knop staat het aantal facturen in die status. Standaard staat het filter op Alle.
Uitgebreid filteren
Klik op Filters rechtsboven om het uitgebreide filterpaneel te openen. Hier verfijn je de lijst op meerdere kenmerken tegelijk. Het aantal actieve filters verschijnt als een teller op de knop.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Periode (Van / Tot) | Nee | Beperk de lijst tot facturen binnen een datumbereik. |
| Status | Nee | Alle, onverwerkt of verwerkt. |
| Verzekeraar | Nee | Filter op de gekoppelde verzekeraar. |
| Behandelaar | Nee | Filter op de verantwoordelijke behandelaar. |
| Locatie | Nee | Filter op locatie. |
| Zorgvraagtypering | Nee | Filter op zorgvraagtyperingscode. |
| Cliënt | Nee | Zoek en selecteer een specifieke cliënt. |
| Prestatiecode | Nee | Filter op prestatiecode. |
Klik op Toepassen om de filters te activeren of op Wissen om alle filters te verwijderen.
Facturen selecteren
Vink de selectievakjes vooraan de rijen aan om een of meer facturen tegelijk te selecteren. Zodra je minstens één factuur hebt geselecteerd, verschijnt een balk met bulkacties: Markeer als verstuurd, Download PDF en Download ZIP. Het aantal geselecteerde facturen staat in de balk.
PDF downloaden
Je downloadt een factuur als PDF op twee manieren:
- Eén factuur — klik op PDF in de actiekolom van de rij, of op Download PDF op het detailscherm van de factuur.
- Meerdere facturen — selecteer de gewenste facturen en klik in de bulkbalk op Download PDF. De geselecteerde facturen worden samen geëxporteerd.
Het downloaden van PDF's vereist het recht billing.export.
ZIP downloaden
Voor een bulkdownload waarbij elke factuur een apart bestand blijft, selecteer je de facturen en klik je in de bulkbalk op Download ZIP. Je ontvangt één ZIP-bestand met daarin de afzonderlijke PDF's. Ook deze actie vereist het recht billing.export.
Als verstuurd markeren
Wanneer je een conceptfactuur daadwerkelijk naar de cliënt hebt verstuurd, markeer je deze als verstuurd. De factuur krijgt dan een definitief factuurnummer en de status Verstuurd.
- Eén factuur — klik op Versturen in de actiekolom (alleen zichtbaar bij conceptfacturen), of op Versturen op het detailscherm.
- Meerdere facturen — selecteer de conceptfacturen en klik in de bulkbalk op Markeer als verstuurd. Facturen die al verstuurd zijn, worden overgeslagen.
Deze actie vereist het recht billing.update.
Betaling registreren
Voor verstuurde of vervallen facturen registreer je een ontvangen betaling. Klik op Betaling in de actiekolom of op het detailscherm. Er opent een venster met de factuurgegevens.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Ontvangen bedrag | Ja | Het ontvangen bedrag in euro's. Moet groter zijn dan 0 en mag het openstaande bedrag niet overschrijden. |
Met de optie Volledig betaald vul je automatisch het volledige openstaande bedrag in. Na het registreren wordt het openstaande bedrag bijgewerkt; bij een volledige betaling krijgt de factuur de status Betaald. Deze actie vereist het recht billing.update.
Conceptfactuur verwijderen
Alleen facturen met de status Concept kunnen worden verwijderd — ze hebben nog geen factuurnummer verbruikt. Klik op Verwijderen in de actiekolom of op het detailscherm en bevestig in het dialoogvenster. Verstuurde, betaalde en geannuleerde facturen kun je niet verwijderen; gebruik daarvoor een creditnota. Verwijderen vereist het recht billing.delete.
Factuur bekijken
Klik op Bekijken in de actiekolom om het detailscherm van een factuur te openen (/invoices/:invoiceId). Hier zie je de factuurregels, de cliënt, de totalen (subtotaal, BTW, totaal, reeds betaald en openstaand), eventuele notities en het betalingskenmerk. Vanaf het detailscherm voer je dezelfde acties uit als in het overzicht: PDF downloaden, versturen, betaling registreren en verwijderen.
Creditnota maken
Met een creditnota draai je een al verstuurde factuur terug. De oorspronkelijke factuur blijft bewaard en krijgt de status Geannuleerd (het gapless factuurnummer blijft daarmee intact). Tegelijk ontstaat een nieuwe creditnota met negatieve bedragen, als concept gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. De creditnota krijgt pas een eigen factuurnummer wanneer je deze zelf verstuurt.
Belangrijke regels:
- Alleen verstuurde facturen kunnen worden gecrediteerd.
- Een conceptfactuur wordt niet gecrediteerd maar verwijderd — er is immers nog geen factuurnummer verbruikt.
- Betaalde en geannuleerde facturen zijn definitief en kunnen niet worden gecrediteerd.
- Een creditnota crediteert altijd de volledige factuur.