Declareren: van afspraak tot betaling
Deze werkstroom loopt de volledige declaratie van begin tot eind door: van een afgeronde afspraak, via het declarabel maken en het indienen bij de verzekeraar of het maken van een factuur, tot het registreren van de ontvangen betaling. Het is bedoeld voor behandelaren en de financiële administratie.
Per stap verwijzen we naar de schermpagina met de volledige uitleg — deze gids geeft het overzicht, de details staan in de naslag.
Voorwaarde — de juiste route. Een afspraak volgt één van drie routes: gecontracteerde verzekerde zorg, ongecontracteerde verzekerde zorg of particuliere zorg. Die keuze maak je bij de facturatiecategorie van het afspraaktype, niet hier, en ze bepaalt het tarief en wie de nota krijgt. Weet je niet zeker welke route jouw afspraken volgen, lees dan eerst Declaratieroutes.
Voorwaarde — contract. Declareren bij een verzekeraar werkt alleen als er een geldig contract met de juiste prestatiecodes en tarieven is. Ontbreekt dat, maak het dan eerst aan via Contracten → Contract aanmaken. De facturatiemethode van je organisatie (Vecozo of papier) bepaalt welke stappen hieronder van toepassing zijn.
In het kort
| # | Stap | Scherm |
|---|---|---|
| 1 | Afspraak afronden | Afspraakdetail |
| 2 | Declarabel maken (signaleringen oplossen) | Declareren |
| 3 | Batch indienen (Vecozo) of factuur maken (papier/particulier) | Declareren |
| 4 | Factuur definitief maken en delen | Facturen |
| 5 | Betaling registreren | Facturen |
Stap 1 — Afspraak afronden
Een afspraak kan pas worden gedeclareerd nadat hij heeft plaatsgevonden en is afgerond. Markeer de afspraak als voltooid; daarna verschijnt hij vanzelf in het Declareren-scherm.
→ Afspraakdetail: Afspraak voltooien
Ging de afspraak niet door, dan registreer je in plaats daarvan een annulering of een no-show. Of dit declarabel is, hangt af van het moment van annuleren.
Stap 2 — Declarabel maken
Open Declareren en ga naar het tabblad Zorgverzekeraar (verzekerde zorg) of Particulier. Afgeronde afspraken staan hier als openstaande regels. Afspraken met openstaande signaleringen — bijvoorbeeld een ontbrekende BSN of verwijsbrief — zijn nog niet selecteerbaar. Vul de ontbrekende gegevens aan tot de afspraak factureerbaar is, en selecteer hem dan.
→ Declareren: Afspraken filteren en selecteren
Stap 3 — Indienen of factureren
Welke actie je nu uitvoert, hangt af van de route:
Verzekerde zorg via Vecozo
- Bundel de geselecteerde afspraken tot een batch met Batch maken. Alle afspraken moeten bij dezelfde verzekeraar horen. → Declareren: Batch maken (Vecozo)
- Rond de conceptbatch af zodat hij klaarstaat voor export. → Declareren: Batch afronden
- Download de Vecozo-XML (GDS801) en dien deze in bij de verzekeraar. → Declareren: XML downloaden
De verzekeraar koppelt de uitkomst terug; je volgt de status van de batch op het tabblad Batches.
Papier of particulier (factuur)
- Verzekerde zorg, papieren methode — zet de geselecteerde afspraken om in facturen (gegroepeerd per cliënt) met Facturen genereren. → Declareren: Facturen genereren (papier)
- Particuliere zorg — selecteer de afspraken op het tabblad Particulier en maak er facturen van. → Declareren: Particuliere afspraken selecteren en Facturen maken
In beide gevallen verschijnen de facturen als concept op het scherm Facturen, waar je ze in stap 4 afhandelt.
Stap 4 — Factuur versturen
Open een conceptfactuur, controleer hem en maak hem daarna definitief: hij krijgt een definitief factuurnummer en de status Definitief, en de PDF wordt opgeslagen als document in het dossier van de cliënt.
Definitief maken levert de factuur niet af bij de cliënt. Download de PDF om hem zelf te versturen, of deel het opgeslagen document zodat de factuur in het cliëntportaal verschijnt.
→ Facturen: PDF downloaden, Definitief maken en Een factuur bij de cliënt krijgen
Stap 5 — Betaling registreren
Zodra de cliënt heeft betaald, registreer je het ontvangen bedrag op de factuur. Bij een volledige betaling krijgt de factuur de status Betaald en is de werkstroom afgerond.
→ Facturen: Betaling registreren
Een verstuurde factuur terugdraaien? Verwijderen kan niet meer — maak in plaats daarvan een creditnota. De oorspronkelijke factuur blijft bewaard en krijgt de status Geannuleerd.
Zie ook
- Declareren — het volledige declaratiescherm
- Facturen — facturen beheren, versturen en crediteren
- Contracten — contracten, prestatiecodes en tarieven
- Afspraakdetail — een afspraak afhandelen