Brieftemplates
Met Brieftemplates beheer je de standaardbrieven van je organisatie. Een template is een herbruikbare opmaak met samenvoegvelden (zoals de naam van de cliënt) die automatisch worden ingevuld zodra je er een brief mee opstelt. Het scherm is bedoeld voor org-beheerders en behandelaren die brieven beheren.
Overzicht
| Route | /organization/letter-templates, /organization/letter-templates/new, /organization/letter-templates/:id |
| Doelgroep | Behandelaar / org-beheerder |
| Benodigde rechten | letter_templates.manage |
Het overzicht toont alle templates in een tabel. Een template doorloopt drie statussen: Concept (in bewerking), Actief (bruikbaar voor nieuwe brieven) en Gearchiveerd (niet meer bruikbaar). Een gearchiveerde template kan niet meer worden bewerkt.
Hoe het werkt
Een template is geen kant-en-klare brief, maar een herbruikbare opmaak met samenvoegvelden. De template zelf bevat geen cliëntgegevens; die worden pas ingevuld op het moment dat je er een brief mee opstelt. Wie dit model begrijpt, snapt ook waarom een template een levenscyclus heeft en waarom je een template nooit rechtstreeks verstuurt.
Samenvoegvelden en waar hun gegevens vandaan komen
Een samenvoegveld is een tijdelijke aanduiding die bij het opstellen van een brief automatisch wordt vervangen door echte gegevens. De beschikbare velden zijn gegroepeerd per categorie; de gegevens komen telkens uit de context van de brief die je opstelt:
| Categorie | Voorbeelden | Bron van de gegevens |
|---|---|---|
| Cliëntgegevens | naam, adres, geboortedatum | De cliënt in wiens dossier je de brief opstelt. |
| Vragenlijst antwoorden | antwoord per vraag | Ingevulde formulieren van de cliënt. |
| Datum | datum (kort/lang) | De dag waarop de brief wordt opgesteld. |
| Behandelaar | naam, functie, AGB-code, BIG-registratie | De ingelogde behandelaar die de brief opstelt. |
| Organisatie | naam, adres, KvK-nummer, logo | De instellingen van je organisatie. |
| Zorgtraject | naam, start- en einddatum, diagnose, hoofdbehandelaar | Het actieve zorgtraject van de cliënt. |
| Verwijzer | naam, type, AGB-code, verwijsdatum | De verwijzer van dat actieve zorgtraject. |
| Huisarts | naam, praktijk, AGB-codes | De eigen huisarts van de cliënt, uit de zorgkring. |
| Zorgvraag | aanmeldklacht, hulpvraag, doelen | De zorgvraag van de cliënt. |
De volledige lijst staat onder Alle samenvoegvelden.
Scrivio verzint niets. Elk samenvoegveld wordt op het moment van opstellen letterlijk uit het onderliggende record gelezen — er wordt niets aangevuld, gecorrigeerd of van een hoofdletter voorzien. Staat er iets verkeerd in de brief (een voornaam zonder hoofdletter bijvoorbeeld), dan staat het meestal verkeerd in het record. Corrigeer het daar en stel de brief opnieuw op.
Heeft een veld op het moment van opstellen geen waarde (bijvoorbeeld een cliënt zonder verwijzer), dan laat Scrivio die plek gewoon leeg — er blijft geen aanduiding of tijdelijke tekst staan. Bij het opstellen van de brief telt Scrivio die lege velden voor je op; zie Wat "ontbrekende waarden" betekent. Met Preview controleer je bovendien vooraf hoe de template eruitziet, zodat je geen halve brief verstuurt.
Levenscyclus en waarom archiveren bestaande brieven niet raakt
De drie statussen bepalen wat je met een template kunt doen:
| Status | Bewerken? | Bruikbaar voor nieuwe brieven? |
|---|---|---|
| Concept | Ja | Nee — eerst activeren. |
| Actief | Ja | Ja. |
| Gearchiveerd | Nee (alleen-lezen) | Nee. |
Wanneer je met een actieve template een brief opstelt, maakt Scrivio een momentopname: de samengevoegde inhoud en de op dat moment ingevulde gegevens worden vastgelegd in de brief zelf. De brief is daarna losgekoppeld van de template. Pas je de template later aan of archiveer je hem, dan veranderen eerder opgestelde brieven niet mee — die bewaren hun eigen versie. Archiveren haalt een template dus alleen uit gebruik voor nieuwe brieven; het herschrijft geen geschiedenis.
Bewerken maakt een nieuwe versie; de vorige gaat naar Gearchiveerd
Bewerk je een actieve template, dan wijzigt Scrivio de bestaande template niet, maar legt de wijziging vast als een nieuwe versie — en de versie die je bewerkte gaat naar Gearchiveerd. Dit is bedoeld gedrag en geen fout: het is de manier waarop de exacte template van al gegenereerde brieven bewaard blijft, zodat een verstuurde brief altijd reproduceerbaar is uit de template waarmee hij is gemaakt.
Wat dat in de praktijk betekent:
- In het overzicht blijf je één regel per template zien: de nieuwste versie. Oudere versies staan achter Toon oudere versies bij die regel.
- Een template met de status Concept wordt wél gewoon bijgewerkt; er ontstaat geen nieuwe versie zolang de template nog niet geactiveerd is.
- Zie je opeens een gearchiveerde template die je niet zelf hebt gearchiveerd, dan is dat vrijwel altijd een vorige versie van een template die je zojuist hebt bewerkt. Er is niets verdwenen: de nieuwste versie staat gewoon op Actief.
- Gearchiveerd heeft daardoor twee betekenissen: een versie die door een nieuwere is opgevolgd, en een template die je zelf uit gebruik hebt gehaald met Template archiveren. Voor lezers met toegang tot de repository: het onderliggende model (lineage, versies en het bewaren van de kop van de reeks) staat in ADR-032.
Van template naar verstuurde brief
Een template is het beginpunt, niet het eindpunt. Versturen doe je niet op dit scherm: je opent het dossier van een cliënt, stelt daar met een actieve template een brief op (waarbij de samenvoegvelden worden ingevuld) en verstuurt die vervolgens beveiligd via Zivver. Het opstellen en versturen is een eigen werkstroom — zie de werkstroom Brief opstellen en versturen. Zivver moet hiervoor zijn gekoppeld op het scherm Integraties.
Alle samenvoegvelden
Hieronder staan alle samenvoegvelden die Scrivio kent, gegroepeerd zoals de keuzelijst in de editor ze toont. Je hoeft ze niet over te typen: gebruik Samenvoegveld invoegen, dan staat de schrijfwijze gegarandeerd goed. Een veld dat je zelf typt en dat niet in deze lijst staat, wordt niet ingevuld — Preview noemt zulke onbekende velden apart.
Cliëntgegevens
Uit het dossier van de cliënt bij wie je de brief opstelt.
| Samenvoegveld | Wat er komt te staan |
|---|---|
{{client.name}} | Volledige naam van de cliënt (inclusief tussenvoegsel) |
{{client.firstName}} | Voornaam |
{{client.lastName}} | Achternaam |
{{client.initials}} | Initialen |
{{client.email}} | E-mailadres |
{{client.phone}} | Telefoonnummer |
{{client.address}} | Volledig adres op één regel |
{{client.addressStreet}} | Straatnaam en huisnummer |
{{client.addressHouseNumber}} | Huisnummer los |
{{client.addressHouseNumberSuffix}} | Huisletter of toevoeging |
{{client.addressPostalCode}} | Postcode |
{{client.addressCity}} | Woonplaats |
{{client.dateOfBirth}} | Geboortedatum, voluit geschreven |
{{client.bsn}} | BSN |
{{client.gender}} | Geslacht in het Nederlands. Is het onbekend of niet ingevuld, dan blijft het leeg — er komt nooit "Onbekend" in een brief te staan. |
Vragenlijst antwoorden
De keuzelijst toont hier één veld per vraag uit de formulieren van je organisatie, niet een vast lijstje. Het veld wordt gevuld met het meest recente antwoord van deze cliënt op die vraag; heeft de cliënt de vraag nooit beantwoord, dan blijft de plek leeg.
Verwijst een template naar een vraag die inmiddels is gearchiveerd, dan blijft de waarde staan als die er is, maar wordt de brief bij het opstellen wel gemeld onder de ontbrekende waarden — zo weet je dat de template naar een vraag wijst die niet meer gesteld wordt.
Datum
De dag waarop je de brief opstelt — niet de datum van de afspraak of het zorgtraject.
| Samenvoegveld | Wat er komt te staan |
|---|---|
{{date}} | Huidige datum, bijvoorbeeld 28 februari 2026 |
{{date.short}} | Huidige datum als 28-02-2026 |
{{date.long}} | Huidige datum met dag, bijvoorbeeld vrijdag 28 februari 2026 |
Behandelaar
De ingelogde behandelaar die de brief opstelt — dat is niet per se de hoofdbehandelaar van het zorgtraject; daarvoor zijn de velden {{hoofdbehandelaar.*}} hieronder. Deze gegevens beheer je op je eigen Profiel.
| Samenvoegveld | Wat er komt te staan |
|---|---|
{{behandelaar.name}} | Volledige naam |
{{behandelaar.firstName}} | Voornaam |
{{behandelaar.lastName}} | Achternaam |
{{behandelaar.email}} | E-mailadres |
{{behandelaar.phone}} | Telefoonnummer |
{{behandelaar.functionTitle}} | Functietitel |
{{behandelaar.agbCode}} | AGB-code |
{{behandelaar.bigRegistration}} | BIG-registratienummer |
Organisatie
| Samenvoegveld | Wat er komt te staan |
|---|---|
{{organization.name}} | Naam van de organisatie |
{{organization.address}} | Volledig adres op één regel |
{{organization.addressStreet}} | Straatnaam en huisnummer |
{{organization.addressPostalCode}} | Postcode |
{{organization.addressCity}} | Vestigingsplaats |
{{organization.phone}} | Telefoonnummer |
{{organization.email}} | E-mailadres |
{{organization.agbCode}} | AGB-code van de organisatie |
{{organization.kvkNumber}} | KVK-nummer |
{{organization.logo}} | Het logo van de organisatie, als afbeelding — zie hieronder |
Het logo van de praktijk
Het logo op een brief is één samenvoegveld: {{organization.logo}}. Het is het enige veld dat geen tekst maar een afbeelding oplevert, op de plek in de brief waar je het zet.
Twee dingen zijn hierbij belangrijk:
- Je uploadt het logo één keer, bij Praktijkgegevens → Logo beheren. Er is geen aparte logo-upload per template; alle templates gebruiken hetzelfde bestand, dus een nieuw logo werkt meteen door in alle brieven die je daarna opstelt.
- Het logo staat alleen in een brief als de template het veld bevat. Scrivio plakt nooit uit zichzelf een logo bovenaan een brief: de opmaak van een brief is van de praktijk. Nieuwe organisaties starten met drie standaardtemplates (Briefpapier, Terugkoppeling aan de verwijzer en Afsluitbericht aan de huisarts) die met dit veld beginnen. Bestaande templates zijn ongemoeid gelaten, dus staat er in jouw template nog geen logo, voeg het veld dan zelf bovenaan toe met Samenvoegveld invoegen.
Heb je nog geen logo geüpload, dan blijft de plek leeg en verandert er verder niets aan de brief.
Zorgtraject
Uit het actieve zorgtraject van de cliënt. Heeft de cliënt geen actief zorgtraject, dan blijven al deze velden leeg. Heeft de cliënt er meer dan één, dan kan Scrivio niet kiezen en wordt de brief niet opgesteld: sluit eerst een van de zorgtrajecten af.
| Samenvoegveld | Wat er komt te staan |
|---|---|
{{zorgtraject.naam}} | Naam van het zorgtraject |
{{zorgtraject.startdatum}} | Startdatum |
{{zorgtraject.einddatum}} | Einddatum (leeg zolang het traject loopt) |
{{zorgtraject.setting}} | Behandelsetting |
{{zorgtraject.status}} | Actief of Afgesloten |
{{zorgtraject.diagnose}} | De vastgelegde DSM-5-diagnose(s), primaire diagnose eerst |
{{zorgtraject.diagnoseStatus}} | Differentiaal of definitief |
{{zorgtraject.dsm5Code}} | DSM-5-code van de primaire diagnose |
{{zorgtraject.dsm5Omschrijving}} | Omschrijving van de primaire diagnose |
{{zorgtraject.icd10Code}} | ICD-10-code van de primaire diagnose |
{{zorgtraject.profiel}} | Basis GGZ-profiel dat op de briefdatum geldt |
{{zorgtraject.zorgvraagtyperingCode}} | Code van de zorgvraagtypering op de briefdatum |
{{zorgtraject.zorgvraagtypering}} | Omschrijving van die zorgvraagtypering |
{{hoofdbehandelaar.naam}} | Naam van de hoofdbehandelaar van het zorgtraject |
{{hoofdbehandelaar.email}} | E-mailadres van de hoofdbehandelaar |
{{hoofdbehandelaar.agbCode}} | AGB-code van de hoofdbehandelaar |
Verwijzer
De verwijzer van datzelfde actieve zorgtraject — dus wie dit traject heeft verwezen. Is er geen verwijzing vastgelegd, dan blijven de velden leeg.
| Samenvoegveld | Wat er komt te staan |
|---|---|
{{verwijzer.naam}} | Naam van de verwijzer |
{{verwijzer.type}} | Huisarts, Medisch specialist, Bedrijfsarts of Overige verwijzer |
{{verwijzer.email}} | E-mailadres |
{{verwijzer.agbCode}} | AGB-code |
{{verwijzer.verwijsdatum}} | Datum van de verwijzing |
Huisarts
De eigen huisarts van de cliënt, uit de zorgkring in het dossier. Dat is iets anders dan de verwijzer hierboven: vaak is het dezelfde persoon, maar niet altijd — een terugkoppeling gaat naar de huisarts, een verwijsbrief noemt de verwijzer. Is er geen huisarts vastgelegd, of staan er meerdere actieve huisartsen in de zorgkring, dan blijven de velden leeg; Scrivio kiest er nooit zelf een.
| Samenvoegveld | Wat er komt te staan |
|---|---|
{{huisarts.naam}} | Naam van de huisarts |
{{huisarts.praktijk}} | Naam van de huisartsenpraktijk |
{{huisarts.adres}} | Adres van de praktijk op één regel |
{{huisarts.agbCode}} | AGB-code van de huisarts zelf |
{{huisarts.praktijkAgbCode}} | AGB-code van de praktijk |
{{huisarts.email}} | E-mailadres |
{{huisarts.telefoon}} | Telefoonnummer |
Zorgvraag
Uit de zorgvraag in het dossier van de cliënt.
| Samenvoegveld | Wat er komt te staan |
|---|---|
{{zorgvraag.aanmeldklacht}} | Aanmeldklacht |
{{zorgvraag.hulpvraag}} | Hulpvraag |
{{zorgvraag.doelen}} | Behandeldoelen, gescheiden door puntkomma's |
{{zorgvraag.hulpaanbod}} | Hulpaanbod |
Wat "ontbrekende waarden" betekent
Stel je in het dossier van een cliënt een brief op, dan controleert Scrivio welke samenvoegvelden uit de gekozen template daadwerkelijk een waarde opleveren. Zijn er velden die leeg blijven, dan staat er boven de brief een melding als "3 ontbrekende waarden in de brief". Klap die open om te zien om welke velden het gaat.
Dit is geen fout in de template, en het blokkeert niets:
- De brief kan gewoon gegenereerd en verstuurd worden. De lege velden blijven eenvoudigweg leeg in de uiteindelijke brief.
- Het is een uitnodiging om het onderliggende gegeven aan te vullen: is
{{verwijzer.naam}}leeg, dan is er geen verwijzer vastgelegd bij het zorgtraject. Vul je dat aan en stel je de brief opnieuw op, dan is de melding weg. - Een veld dat naar een gearchiveerde formuliervraag verwijst wordt hier ook genoemd, ook als er wél een antwoord is.
Iets anders is de melding in Preview over onbekende placeholders: dat zijn velden die helemaal niet bestaan, meestal een typefout in een handmatig getypt veld. Die blijven altijd leeg — corrigeer ze in de template met Samenvoegveld invoegen.
Template aanmaken
Klik rechtsboven op Nieuwe template om een lege template te openen. Vul de velden in en sla op; de template start als Concept.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Naam | Ja | De naam waaronder de template in het overzicht verschijnt. |
| Omschrijving | Nee | Korte toelichting op het doel van de template. |
| Inhoud | Nee | De brieftekst met opmaak en samenvoegvelden (zie Inhoud bewerken). |
Template bewerken
Klik in het overzicht op een rij of op het bewerk-icoon om een template te openen in de editor. Je past hier de naam, omschrijving en inhoud aan. Wijzigingen worden pas bewaard als je opslaat als concept. Verlaat je de pagina met niet-opgeslagen wijzigingen, dan vraagt Scrivio om bevestiging. Een gearchiveerde template is alleen-lezen.
Bewerk je een actieve template, dan wordt je wijziging vastgelegd als een nieuwe versie en gaat de vorige versie naar Gearchiveerd — zie Bewerken maakt een nieuwe versie.
Template dupliceren
Via het dupliceer-icoon in het overzicht maak je een kopie van een bestaande template. De kopie krijgt de status Concept, zodat je de inhoud kunt aanpassen zonder het origineel te raken. Handig om een nieuwe brief te baseren op een bestaande.
Template archiveren
Met het archiveer-icoon haal je een template uit gebruik. Scrivio vraagt eerst om bevestiging. Een gearchiveerde template kan niet meer worden gebruikt voor nieuwe brieven en kan niet meer worden bewerkt; bestaande brieven blijven ongewijzigd. Gebruik de statusfilters om gearchiveerde templates terug te vinden.
Filteren op status
Boven de tabel staan tabbladen om de lijst te filteren op status: Alle, Actief, Concept en Gearchiveerd. Achter elk tabblad staat het aantal templates in die status. Standaard zie je alle templates.
Sorteren
Klik op een kolomkop om de tabel te sorteren; nogmaals klikken keert de sorteervolgorde om. Je kunt sorteren op Naam, Status en Laatst gewijzigd. Standaard staat de lijst op laatst gewijzigd, nieuwste bovenaan.
Inhoud bewerken
In de editor stel je de brieftekst samen met een opmaakwerkbalk: koppen, vetgedrukt, lijsten en tekstuitlijning. Naast gewone tekst voeg je samenvoegvelden in die per brief automatisch worden ingevuld (zie Samenvoegveld invoegen).
Samenvoegveld invoegen
Met de knop voor samenvoegvelden in de werkbalk open je een keuzelijst met beschikbare velden, gegroepeerd per categorie en doorzoekbaar. Kies een veld om het op de cursorpositie in te voegen. Bij het opstellen van een echte brief wordt het veld vervangen door de bijbehorende gegevens, bijvoorbeeld de naam van de cliënt. Welke velden er zijn en waar hun waarde vandaan komt, staat onder Alle samenvoegvelden.
Opslaan als concept
Met Opslaan als concept bewaar je je wijzigingen zonder de template te activeren. De template blijft in status Concept en is nog niet bruikbaar voor nieuwe brieven. De naam is verplicht voordat je kunt opslaan.
Activeren
Met Activeren zet je een template van Concept naar Actief. Niet opgeslagen wijzigingen worden eerst bewaard. Pas na activeren kun je de template gebruiken om brieven op te stellen. De actie is alleen beschikbaar voor templates met de status Concept.
Preview bekijken
Met Preview open je een venster dat laat zien hoe de brief eruitziet met de huidige opmaak en samenvoegvelden. Zo controleer je het resultaat voordat je de template activeert of gebruikt.
Omdat je hier nog geen cliënt hebt gekozen, toont de preview voorbeeldwaarden voor de cliëntvelden; de organisatie-, behandelaar- en datumvelden zijn wel echt. Staan er velden in de template die niet bestaan — bijvoorbeeld door een typefout in een handmatig getypt veld — dan noemt de preview die apart: die blijven in elke brief leeg. Hoeveel velden er bij een échte cliënt leeg blijven zie je pas bij het opstellen van de brief; zie Wat "ontbrekende waarden" betekent.
Versturen via Zivver
Een template verstuur je niet rechtstreeks. Je gebruikt een actieve template om in het dossier van een cliënt een brief op te stellen; die brief verstuur je vervolgens beveiligd via Zivver. Het opstellen en versturen van een brief is een losse werkstroom — zie de werkstroom Brief opstellen en versturen. Zivver moet hiervoor zijn gekoppeld op het scherm Integraties.