Brieftemplates
Met Brieftemplates beheer je de standaardbrieven van je organisatie. Een template is een herbruikbare opmaak met samenvoegvelden (zoals de naam van de cliënt) die automatisch worden ingevuld zodra je er een brief mee opstelt. Het scherm is bedoeld voor org-beheerders en behandelaren die brieven beheren.
Overzicht
| Route | /organization/letter-templates, /organization/letter-templates/new, /organization/letter-templates/:id |
| Doelgroep | Behandelaar / org-beheerder |
| Benodigde rechten | letter_templates.manage |
Het overzicht toont alle templates in een tabel. Een template doorloopt drie statussen: Concept (in bewerking), Actief (bruikbaar voor nieuwe brieven) en Gearchiveerd (niet meer bruikbaar). Een gearchiveerde template kan niet meer worden bewerkt.
Hoe het werkt
Een template is geen kant-en-klare brief, maar een herbruikbare opmaak met samenvoegvelden. De template zelf bevat geen cliëntgegevens; die worden pas ingevuld op het moment dat je er een brief mee opstelt. Wie dit model begrijpt, snapt ook waarom een template een levenscyclus heeft en waarom je een template nooit rechtstreeks verstuurt.
Samenvoegvelden en waar hun gegevens vandaan komen
Een samenvoegveld is een tijdelijke aanduiding die bij het opstellen van een brief automatisch wordt vervangen door echte gegevens. De beschikbare velden zijn gegroepeerd per categorie; de gegevens komen telkens uit de context van de brief die je opstelt:
| Categorie | Voorbeelden | Bron van de gegevens |
|---|---|---|
| Cliënt | naam, adres, geboortedatum | De cliënt in wiens dossier je de brief opstelt. |
| Behandelaar | naam, functie, AGB-code, BIG-registratie | De ingelogde behandelaar die de brief opstelt. |
| Organisatie | naam, adres, KvK-nummer, logo | De instellingen van je organisatie. |
| Datum | datum (kort/lang) | De dag waarop de brief wordt opgesteld. |
| Zorgtraject | naam, start- en einddatum, diagnose, hoofdbehandelaar | Het zorgtraject van de cliënt. |
| Verwijzer | naam, type, AGB-code, verwijsdatum | De verwijsgegevens van de cliënt. |
| Zorgvraag | aanmeldklacht, hulpvraag, doelen | De zorgvraag van de cliënt. |
| Formulierantwoorden | antwoord per vraag | Ingevulde formulieren van de cliënt. |
Heeft een veld op het moment van opstellen geen waarde (bijvoorbeeld een cliënt zonder verwijzer), dan laat Scrivio die plek gewoon leeg — er blijft geen aanduiding of tijdelijke tekst staan. Met Preview controleer je vooraf welke velden ingevuld zijn en welke leeg blijven, zodat je geen halve brief verstuurt.
Levenscyclus en waarom archiveren bestaande brieven niet raakt
De drie statussen bepalen wat je met een template kunt doen:
| Status | Bewerken? | Bruikbaar voor nieuwe brieven? |
|---|---|---|
| Concept | Ja | Nee — eerst activeren. |
| Actief | Ja | Ja. |
| Gearchiveerd | Nee (alleen-lezen) | Nee. |
Wanneer je met een actieve template een brief opstelt, maakt Scrivio een momentopname: de samengevoegde inhoud en de op dat moment ingevulde gegevens worden vastgelegd in de brief zelf. De brief is daarna losgekoppeld van de template. Pas je de template later aan of archiveer je hem, dan veranderen eerder opgestelde brieven niet mee — die bewaren hun eigen versie. Archiveren haalt een template dus alleen uit gebruik voor nieuwe brieven; het herschrijft geen geschiedenis.
Van template naar verstuurde brief
Een template is het beginpunt, niet het eindpunt. Versturen doe je niet op dit scherm: je opent het dossier van een cliënt, stelt daar met een actieve template een brief op (waarbij de samenvoegvelden worden ingevuld) en verstuurt die vervolgens beveiligd via Zivver. Het opstellen en versturen is een eigen werkstroom — zie de werkstroom Brief opstellen en versturen. Zivver moet hiervoor zijn gekoppeld op het scherm Integraties.
Template aanmaken
Klik rechtsboven op Nieuwe template om een lege template te openen. Vul de velden in en sla op; de template start als Concept.
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|---|---|---|
| Naam | Ja | De naam waaronder de template in het overzicht verschijnt. |
| Omschrijving | Nee | Korte toelichting op het doel van de template. |
| Inhoud | Nee | De brieftekst met opmaak en samenvoegvelden (zie Inhoud bewerken). |
Template bewerken
Klik in het overzicht op een rij of op het bewerk-icoon om een template te openen in de editor. Je past hier de naam, omschrijving en inhoud aan. Wijzigingen worden pas bewaard als je opslaat als concept. Verlaat je de pagina met niet-opgeslagen wijzigingen, dan vraagt Scrivio om bevestiging. Een gearchiveerde template is alleen-lezen.
Template dupliceren
Via het dupliceer-icoon in het overzicht maak je een kopie van een bestaande template. De kopie krijgt de status Concept, zodat je de inhoud kunt aanpassen zonder het origineel te raken. Handig om een nieuwe brief te baseren op een bestaande.
Template archiveren
Met het archiveer-icoon haal je een template uit gebruik. Scrivio vraagt eerst om bevestiging. Een gearchiveerde template kan niet meer worden gebruikt voor nieuwe brieven en kan niet meer worden bewerkt; bestaande brieven blijven ongewijzigd. Gebruik de statusfilters om gearchiveerde templates terug te vinden.
Filteren op status
Boven de tabel staan tabbladen om de lijst te filteren op status: Alle, Actief, Concept en Gearchiveerd. Achter elk tabblad staat het aantal templates in die status. Standaard zie je alle templates.
Sorteren
Klik op een kolomkop om de tabel te sorteren; nogmaals klikken keert de sorteervolgorde om. Je kunt sorteren op Naam, Status en Laatst gewijzigd. Standaard staat de lijst op laatst gewijzigd, nieuwste bovenaan.
Inhoud bewerken
In de editor stel je de brieftekst samen met een opmaakwerkbalk: koppen, vetgedrukt, lijsten en tekstuitlijning. Naast gewone tekst voeg je samenvoegvelden in die per brief automatisch worden ingevuld (zie Samenvoegveld invoegen).
Samenvoegveld invoegen
Met de knop voor samenvoegvelden in de werkbalk open je een keuzelijst met beschikbare velden, gegroepeerd per categorie en doorzoekbaar. Kies een veld om het op de cursorpositie in te voegen. Bij het opstellen van een echte brief wordt het veld vervangen door de bijbehorende gegevens, bijvoorbeeld de naam van de cliënt.
Opslaan als concept
Met Opslaan als concept bewaar je je wijzigingen zonder de template te activeren. De template blijft in status Concept en is nog niet bruikbaar voor nieuwe brieven. De naam is verplicht voordat je kunt opslaan.
Activeren
Met Activeren zet je een template van Concept naar Actief. Niet opgeslagen wijzigingen worden eerst bewaard. Pas na activeren kun je de template gebruiken om brieven op te stellen. De actie is alleen beschikbaar voor templates met de status Concept.
Preview bekijken
Met Preview open je een venster dat laat zien hoe de brief eruitziet met de huidige opmaak en samenvoegvelden. Zo controleer je het resultaat voordat je de template activeert of gebruikt.
Versturen via Zivver
Een template verstuur je niet rechtstreeks. Je gebruikt een actieve template om in het dossier van een cliënt een brief op te stellen; die brief verstuur je vervolgens beveiligd via Zivver. Het opstellen en versturen van een brief is een losse werkstroom — zie de werkstroom Brief opstellen en versturen. Zivver moet hiervoor zijn gekoppeld op het scherm Integraties.