Nieuwe cliënt onboarden
Deze werkstroom loopt het volledige onboardingstraject van een nieuwe cliënt af: van het aanmaken van de cliënt tot het moment waarop die in het cliëntportaal terechtkan. Elke stap verwijst naar de schermpagina met de details — hier lees je vooral welke stappen je in welke volgorde zet en waarom.
De volgorde is:
Onboarden raakt aan meerdere schermen. Reken voor het hele traject op de rechten
clients.create,clients.update,care_trajectories.createen — als je iets met de cliënt wilt delen —forms.assignendocuments.expose.
Stap 1 — Cliënt aanmaken
Begin in het Cliëntenoverzicht. Klik op Nieuwe cliënt en vul minimaal de verplichte persoonsgegevens in. Vul ook het e-mailadres in als de cliënt later het portaal gaat gebruiken — dat is het adres waarnaar de inloglink wordt gestuurd (zie stap 4).
Na het opslaan kom je direct op de detailpagina van de nieuwe cliënt.
→ Details en alle velden: Een cliënt aanmaken. Persoonsgegevens later aanpassen doe je op het Cliëntdetail.
Stap 2 — Zorgtraject starten
Een cliënt zonder zorgtraject kun je nog niet behandelen of declareren. Open vanuit het cliëntdossier de Zorgtrajecten en maak een nieuw zorgtraject aan. Verplicht zijn de setting, de startdatum en de hoofdbehandelaar; diagnose, profiel en verwijzing kun je nu of later vastleggen.
Direct na het aanmaken opent het herijkingsvenster voor de zorgvraagtypering — een aparte stap die de zorgzwaarte bepaalt.
→ Details: Zorgtraject aanmaken en Zorgvraagtypering herijken.
Stap 3 — Polis en financiering vastleggen
Leg vast hoe de zorg wordt bekostigd, zodat je later kunt declareren. Open in het cliëntdossier het tabblad Financiering (Cliëntfinanciering) en kies onder Gefinancierd door een of meer financieringsbronnen:
- ZPM / verzekering — voeg de polis van de cliënt toe en verifieer die eventueel via VECOZO COV.
- Eigen bijdrage — voer IBAN en rekeninghouder in.
→ Details: Financieringsbron kiezen, Polis toevoegen en Polissen verifiëren via VECOZO COV. Een samenvatting zie je terug op het Cliëntdetail.
Stap 4 — Toegang tot het cliëntportaal
De cliënt heeft geen apart account of wachtwoord nodig. Toegang tot het cliëntportaal (mijn.scrivio.nl) verloopt via een persoonlijke e-maillink: de cliënt vraagt op de inlogpagina een link aan en komt na het aanklikken direct in het portaal. Zorg er daarom voor dat het e-mailadres uit stap 1 is ingevuld.
Nodig de cliënt uit. Scrivio stuurt nooit uit zichzelf een mail — niet bij het aanmaken en niet bij een import. Klik bovenaan het cliëntdetail op Uitnodigen voor cliëntportaal: de cliënt krijgt één mail van jouw praktijk met een knop naar mijn.scrivio.nl en uitleg over het inloggen. Daarna staat onder de knop Uitgenodigd op {datum}, en met Opnieuw uitnodigen stuur je de mail nog eens. Zonder e-mailadres in het dossier is de knop uitgeschakeld.
Laat de cliënt weten dat er iets klaarstaat. Als je een formulier deelt of een document zichtbaar maakt, kun je Cliënt per e-mail laten weten aanvinken. De cliënt krijgt dan een mail dat er iets in het portaal staat; de mail noemt jouw praktijk, maar niet de titel van het formulier of document. Het vinkje staat standaard uit. Is er geen e-mailadres bekend, dan is het uitgeschakeld en gaat er geen mail.
Geef de cliënt iets om te zien in het portaal:
- een formulier toewijzen en daarna delen — een toegewezen formulier is pas zichtbaar als je het deelt (Formulier toewijzen);
- een document zichtbaar maken (Zichtbaarheid voor de cliënt in- of uitschakelen);
- een factuur delen — maak de factuur definitief en zet daarna het opgeslagen factuurdocument op zichtbaar. Definitief maken alleen levert de factuur niet af; zie Een factuur bij de cliënt krijgen.
Formulieren en documenten verschijnen daarna op het overzicht van de cliënt; facturen staan op het tabblad Facturen.
→ Details over wat de cliënt ziet en hoe het inloggen werkt: Cliëntportaal — Overzicht en Cliëntportaal — Facturen.