De levensloop van een batch

Een declaratie bij een zorgverzekeraar loopt door twee systemen: Scrivio, waar je hem maakt, en VECOZO, waarlangs hij naar de verzekeraar gaat en het antwoord terugkomt. Zolang Scrivio nog niet zelf met VECOZO verbonden is, ben jij de verbinding: je brengt het bestand naar VECOZO en het antwoord terug naar Scrivio. Deze pagina legt uit hoe de statussen van een batch die route volgen, welke stappen vanzelf gaan en welke jij zet, en waarom.

Wil je de stappen gewoon een keer doen, begin dan bij Je eerste declaratie via VECOZO.

Wat een batch is

Een batch is één declaratie aan één verzekeraar: een bundel declaratieregels met één nummer, bijvoorbeeld 2026-00271. Dat nummer is het factuurnummer dat de verzekeraar en VECOZO kennen. Het is waarmee je een bericht in VECOZO terugvindt, en waaraan Scrivio een antwoord van de verzekeraar koppelt.

Scrivio maakt één batch per cliënt per verzekeraar. Dat levert veel kleine batches op, en dat is met opzet: een verzekeraar antwoordt per batch, en een afwijzing of correctie is per cliënt veel eenvoudiger terug te volgen dan in één grote verzamelfactuur. Je hoeft dus niet zelf per verzekeraar of per cliënt te selecteren; selecteer alles wat klaar is en Scrivio verdeelt het.

De statussen

Status	Hoe een batch hier komt	Wie
Concept	Je maakt de batch van openstaande consulten (Batch maken). Je kunt hem nog wijzigen of verwijderen.	Jij
Gereed	Je rondt de batch af (Afronden). Hij ligt dan vast. Deze stap mag je overslaan: downloaden rondt een conceptbatch ook af.	Jij
Geëxporteerd	Je downloadt het declaratiebestand (Downloaden (ZIP)).	Scrivio, bij het downloaden
Verzonden	Je hebt het bestand in VECOZO geüpload en zet de batch zelf op Verzonden (Markeren als verzonden).	Jij
Goedgekeurd, Afgekeurd of Deels goedgekeurd — samen Beantwoord	Je importeert het antwoord van de verzekeraar (Retour importeren).	Scrivio, bij het importeren

Drie dingen aan deze route zijn de moeite van het begrijpen waard.

Geëxporteerd is nog niet verzonden

Downloaden is het moment waarop het declaratiebestand ontstaat, en daarom zet Scrivio de batch dan op Geëxporteerd. Maar een bestand op je computer is nog niet bij de verzekeraar. Pas als je het in VECOZO hebt geüpload, is er gedeclareerd.

Dat is ook waarom het uitmaakt dat alles wat je wilt declareren in de download zit. Het vinkje bovenaan de batchlijst selecteert alleen de batches op de pagina die je ziet; wat daaronder staat, gaat niet mee.

Verzonden zet je zelf, en Scrivio gelooft je

Scrivio ziet niet wat er in het VECOZO-portaal gebeurt. Of een bestand is geüpload, en of VECOZO het heeft geaccepteerd, weet alleen jij. Daarom is Markeren als verzonden een handmatige stap: het is jouw bevestiging dat het bestand bij VECOZO is.

Scrivio controleert die bevestiging niet. Een batch die op Verzonden staat maar nooit is geüpload, blijft daar staan — er komt geen antwoord, en niets meldt dat. Zet daarom alleen op Verzonden wat je echt hebt geüpload, en zoek bij twijfel het batchnummer op in VECOZO onder Berichten zoeken.

Verzonden is nog niet betaald

Verzonden betekent: de verzekeraar heeft hem, het antwoord komt nog. Het zegt niets over goedkeuring. Ook een batch die de verzekeraar allang heeft afgewezen, blijft op Verzonden staan tot je het antwoord importeert, want dat antwoord komt bij VECOZO binnen en niet bij Scrivio.

Pas na het importeren weet je wat er is toegekend. Een batch die rustig op Verzonden staat, is dus geen teken dat er is uitbetaald — alleen dat je het antwoord nog niet hebt opgehaald.

Het antwoord van de verzekeraar

Een verzekeraar antwoordt meestal binnen een paar dagen met een retourbericht (in VECOZO heet die berichtstroom GDS802; jouw declaratie is de GDS801). Na het importeren staat de batch op:

• Goedgekeurd — alles toegekend;
• Deels goedgekeurd — een deel toegekend, of een deel van de regels afgewezen;
• Afgekeurd — niets toegekend.

Per regel zie je wat er is toegekend en, bij een afwijzing, de retourcode met de Nederlandse betekenis. Staat de reden niet in Scrivio, kijk dan in VECOZO bij het retourbericht: sommige verzekeraars zetten de toelichting per regel in een aparte bijlage onderaan het bericht.

Haal de retourberichten op en importeer ze in één keer. Een retourbericht dat je in VECOZO hebt gedownload, blijft volgens VECOZO maar 24 uur beschikbaar; wat je downloadt maar niet importeert, moet je daarna via VECOZO-support opnieuw laten klaarzetten.

Na een afwijzing: opnieuw indienen of afboeken

Een regel die de verzekeraar heeft afgewezen of lager heeft toegekend, handel je per regel af. Er zijn twee keuzes, en die gaan over wat je wilt — Scrivio regelt hoe:

• Opnieuw indienen — je wilt het (alsnog) vergoed krijgen. Corrigeer eerst waar de retourcode over gaat, bijvoorbeeld de verwijzing of het beroep van de behandelaar. De regel komt terug bij de openstaande consulten en gaat in een nieuwe batch, met een nieuw nummer. Heeft de verzekeraar al iets betaald, dan stuurt Scrivio vanzelf een creditering van dat bedrag mee.
• Akkoord, afboeken — je accepteert het antwoord. Het niet-toegekende bedrag wordt afgeboekt en de regel is afgehandeld; er gaat niets meer naar de verzekeraar.

De oorspronkelijke batch blijft daarbij ongewijzigd staan, als vastlegging van wat je hebt ingediend.

Dien een regel die al (deels) is betaald niet opnieuw in als een nieuwe regel naast de oude: de verzekeraar wijst hem dan af als "reeds eerder gedeclareerd of vergoed".

Wat de verzekeraar vastlegt

Bij de eerste declaratie op een zorgtraject legt de verzekeraar een aantal gegevens vast, en volgende declaraties moeten daarmee overeenkomen. De belangrijkste is de startdatum van het zorgtraject: verandert die nadat er al op is gedeclareerd, dan kan de verzekeraar volgende declaraties afwijzen ("zorgtraject startdatum is niet gelijk"). Wijzig de startdatum van een gedeclareerd zorgtraject dus niet; is hij toch gewijzigd, zet hem terug en dien de afgewezen regels opnieuw in.

Hetzelfde geldt voor gegevens die per declaratie meegaan, zoals de zorgaanbiedersoort van je organisatie en het beroep en de AGB-code van de behandelaar: kloppen die niet, dan wijst de verzekeraar af. Richt ze goed in vóór je eerste declaratie.

Als Scrivio zelf met VECOZO verbonden is

Zodra Scrivio een eigen verbinding met VECOZO heeft, verstuurt Scrivio de declaratie zelf en haalt het het antwoord zelf op. Downloaden, uploaden en Markeren als verzonden vallen dan weg — Geëxporteerd en Verzonden worden één stap — en het antwoord van de verzekeraar staat vanzelf in Scrivio. Tot die tijd ben jij de verbinding, en deze pagina beschrijft hoe.

Zie ook

• Je eerste declaratie via VECOZO — de hele ronde, stap voor stap
• De VECOZO-aansluiting — toegang, certificaat en retourinformatie
• Declareren — het scherm, knop voor knop
• Declaratieroutes — verzekerd, ongecontracteerd of particulier