Praktijkgegevens

Op het scherm Praktijkgegevens staan de gegevens van je eigen praktijk: de naam, het logo, de contact- en adresgegevens, de KVK- en AGB-code, de zorgaanbiedersoort en het IBAN. Je opent het via de kaart Praktijkgegevens op het instellingenoverzicht.

Overzicht

Route	/organization/practice
Doelgroep	Behandelaar (iedereen leest mee, de organisatiebeheerder bewerkt)
Benodigde rechten	Geen om te bekijken; organization.settings.update om te bewerken

Iedereen in de organisatie ziet elk veld. Een veld dat leeg is staat er als Niet ingesteld — het verdwijnt niet, zodat je ziet wat er nog ontbreekt.

Het scherm bestaat uit vijf blokken: Algemeen, Contact, Adres, Registraties en Bankgegevens. Met het recht organization.settings.update heeft elk blok een eigen knop Bewerken; een blok slaat alleen zijn eigen velden op. Er is één blok tegelijk in bewerking.

Een veld leegmaken wist het. Dat geldt voor elk veld behalve de naam, die verplicht is — ook voor de AGB-code. Een ontbrekende AGB-code weigert het formulier niet; Scrivio meldt hem met een signalering, omdat er zonder AGB-code niet gedeclareerd kan worden.

Hoe het werkt

AGB, KVK en IBAN bepalen de facturatie

De velden in de blokken Registraties en Bankgegevens zijn niet alleen administratief: ze worden hergebruikt bij het declareren en factureren.

• De AGB-code identificeert de organisatie als zorgaanbieder op declaraties naar zorgverzekeraars; een ontbrekende of onjuiste code leidt tot afgekeurde of onverwerkbare declaraties.
• Het KVK-nummer verschijnt als bedrijfsidentificatie op facturen.
• Het IBAN wordt als rekeningnummer op facturen vermeld, zodat cliënten en verzekeraars weten waarheen ze moeten betalen.

Omdat deze waarden downstream worden overgenomen, werkt een correctie hier door op declaraties en facturen die je daarná opstelt; reeds verstuurde stukken veranderen niet met terugwerkende kracht.

Zorgaanbiedersoort: sectie 2 of sectie 3

De Zorgaanbiedersoort in het blok Registraties zegt in welke hoedanigheid je organisatie declareert: als instelling, als praktijk of als individuele zorgverlener. Die waarde identificeert je organisatie als declarant in elk declaratiebericht dat naar een zorgverzekeraar gaat, en geldt daarmee voor alle regels erin — het is rubriek 3802 (ZorgaanbiederSoort) in het GDS801-bericht, uit de landelijke Vektis-codelijst CL0015-VEKT.

In gesprekken met verzekeraars en bij intakes komt dezelfde vraag meestal in andere woorden langs: "zit je in sectie twee of sectie drie?" Dat gaat over de sectie-indeling van het kwaliteitsstatuut — sectie II voor vrijgevestigde aanbieders, sectie III voor instellingen. Wordt een declaratie afgewezen op deze waarde, dan verwijst de afwijzing daar vaak naar, terwijl het kwaliteitsinstituut er zelf niets mee te maken heeft.

Verwarrend is dat die ene vraag in Scrivio door twee velden wordt beantwoord:

Sectie kwaliteitsstatuut	Behandelsetting (per zorgtraject; de standaard staat op het scherm Declareren (instellingen))	Zorgaanbiedersoort (blok Registraties)
Sectie II — vrijgevestigd	Ambulant kwaliteitsstatuut sectie II	Praktijk of Zorgverlener
Sectie III — instelling	Ambulant kwaliteitsstatuut sectie III (mono- of multidisciplinair), Klinisch	Instelling

De behandelsetting bepaalt het NZa-tarief van een consult; de zorgaanbiedersoort bepaalt hoe je organisatie zich in het bericht identificeert. Ze zijn verwant, maar niet hetzelfde veld, en ze worden op verschillende momenten ingevuld.

De zorgaanbiedersoort volgt het AGB-register, niet je kwaliteitsstatuut. Meestal komen die op hetzelfde neer, maar niet altijd. Vektis merkt bij de AGB-soort 94 (psycholoog) uitdrukkelijk op: "Voor Wtza/kwaliteitsstatuut geldt dat Psycholoog gezien wordt als 'instelling'. In AGB dus als 'praktijk'." Een psychologenpraktijk die voor het kwaliteitsstatuut onder sectie III valt, staat in het AGB-register dus als praktijk geregistreerd en hoort hier Praktijk te kiezen. Precies deze combinatie leidde tot een afwijzing van Zilveren Kruis: "Rubriek 3802: u moet hier 2 (praktijkcode) vullen. U heeft 1 (code instelling) gevuld."

Scrivio leidt de waarde niet voor je af. Uit de eerste twee cijfers van je AGB-code volgt hooguit een aannemelijke suggestie; alleen jouw organisatie weet onder welke registratie haar AGB-code daadwerkelijk staat. Daarom vult Scrivio niets in wanneer je niets hebt gekozen, en weigert het een declaratiebericht aan te maken zolang de soort Niet ingesteld is — zie Zorgaanbiedersoort instellen.

Logo beheren

Het logo staat in het blok Algemeen en is voor iedereen zichtbaar. Met het recht organization.settings.update kun je het ook wijzigen:

• Uploaden of wijzigen — klik op Logo uploaden (of Logo wijzigen als er al een logo is) en kies een bestand. Toegestane formaten zijn PNG, JPEG en SVG, met een maximale bestandsgrootte van 2 MB. De aanbevolen afmeting is 300 × 100 pixels.
• Verwijderen — klik op Verwijderen (alleen zichtbaar als er een logo is) en bevestig in het dialoogvenster om het logo te verwijderen.

Veld	Verplicht	Toelichting
Logobestand	Ja	Een PNG-, JPEG- of SVG-bestand van maximaal 2 MB. Een ongeldig type of een te groot bestand wordt geweigerd met een melding.

Wijzigingen aan het logo worden direct opgeslagen, los van de knop Bewerken.

Het logo verschijnt in een brief op de plek waar de brieftemplate het samenvoegveld {{organization.logo}} bevat — Scrivio zet het er niet uit zichzelf boven. Zie Brieftemplates → Het logo van de praktijk.

Naam bewerken

De naam staat in het blok Algemeen. Klik op Bewerken, pas het veld Naam aan en klik op Opslaan.

Veld	Verplicht	Toelichting
Naam	Ja	De weergavenaam van de organisatie.

Contactgegevens bewerken

In het blok Contact beheer je het telefoonnummer en het e-mailadres van de organisatie.

Veld	Verplicht	Toelichting
Telefoonnummer	Nee	Het algemene telefoonnummer. Wordt op formaat gecontroleerd; bij een ongeldige notatie verschijnt een foutmelding en kun je niet opslaan.
E-mailadres	Nee	Het algemene e-mailadres van de organisatie.

Adresgegevens bewerken

In het blok Adres leg je het vestigingsadres van de organisatie vast.

Veld	Verplicht	Toelichting
Straat	Nee	Straat en huisnummer.
Postcode	Nee	De postcode.
Plaats	Nee	De plaatsnaam.

KVK / AGB bewerken

In het blok Registraties leg je het KVK-nummer en de AGB-code van de organisatie vast.

Veld	Verplicht	Toelichting
KVK-nummer	Nee	Het inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel.
AGB-code	Nee	De AGB-code van de organisatie: acht cijfers. Bij een ongeldige code verschijnt een foutmelding en kun je niet opslaan. Leegmaken mag.

Zorgaanbiedersoort instellen

In hetzelfde blok Registraties kies je de Zorgaanbiedersoort: de hoedanigheid waarin je organisatie declareert. Klik op Bewerken, kies een waarde in de keuzelijst en klik op Opslaan.

Veld	Verplicht	Toelichting
Zorgaanbiedersoort	Nee om op te slaan, ja om te kunnen declareren	Instelling, Praktijk of Zorgverlener. Moet overeenkomen met de manier waarop de AGB-code van deze organisatie in het AGB-register is geregistreerd — zie Zorgaanbiedersoort: sectie 2 of sectie 3.

De keuzelijst begint op Niet ingesteld, en zolang er niets gekozen is staat dat er ook zo — juist omdat dat de waarde is waarop je actie moet ondernemen.

Wat er gebeurt als de waarde ontbreekt of niet klopt:

Situatie	Gevolg
Niet ingesteld	Scrivio maakt geen declaratiebericht aan. Download XML mislukt met een melding dat de organisatie geen zorgaanbiedersoort heeft ingesteld.
In tegenspraak met de AGB-code	Scrivio blokkeert de export met een melding dat de ingestelde soort de AGB-soort van je AGB-code tegenspreekt; corrigeer dan de zorgaanbiedersoort óf de AGB-code.
Ingevuld en aannemelijk, maar toch onjuist	Scrivio kan dit niet zien — het AGB-register laat bij sommige AGB-soorten meer dan één waarde toe. De zorgverzekeraar wijst de declaratie dan af, weken later.

Die laatste rij is de reden om de waarde één keer bewust te controleren in plaats van hem te laten staan: de blokkades hierboven vangen een ontbrekende en een tegenstrijdige waarde af, maar niet elke onjuiste.

Deze controles vinden plaats bij het aanmaken van het declaratiebericht, niet als signalering vooraf. Een verkeerd ingestelde zorgaanbiedersoort verschijnt dus niet in de melding Declaraties gepauzeerd op het declaratiescherm.

IBAN bewerken

In het blok Bankgegevens leg je het IBAN van de organisatie vast. Dit rekeningnummer wordt onder andere gebruikt op facturen.

Veld	Verplicht	Toelichting
IBAN	Nee	Het rekeningnummer van de organisatie.