Declaratieroutes: verzekerd, ongecontracteerd of particulier
Elke gefactureerde afspraak in Scrivio volgt precies één van drie routes. De route bepaalt het tarief, wie er uiteindelijk betaalt en hoe de nota eruitziet. Je kiest hem niet bij het declareren, maar veel eerder: bij de facturatiecategorie van het afspraaktype.
Deze pagina legt uit welke routes er zijn, hoe Scrivio ertussen kiest, en waarom het tarief bij verzekerde zorg geen vrij veld is. Lees hem voordat je afspraaktypen inricht — een verkeerd gekozen categorie levert maandenlang nota's op die niet kloppen, en Scrivio kan die vergissing niet voor je opmerken.
De drie routes
| Route | Tarief | Wie betaalt | Waar je het instelt |
|---|---|---|---|
| Gecontracteerde verzekerde zorg | Het contracttarief | De verzekeraar | Facturatiecategorie Verzekerde zorg en een dekkend contract met de verzekeraar van de cliënt |
| Ongecontracteerde verzekerde zorg | Altijd het volledige NZa-maximumtarief (100% NZa) | De verzekeraar, maar meestal via de cliënt, die een deel vergoed krijgt | Facturatiecategorie Verzekerde zorg, zonder dekkend contract |
| Particuliere zorg | Je eigen prijs per afspraaktype | De cliënt, uit eigen zak | Facturatiecategorie Particuliere zorg en een particuliere prijs |
Ongecontracteerd is niet hetzelfde als particulier. Dat is de vergissing die het vaakst wordt gemaakt. Ongecontracteerde zorg is verzekerde zorg: er is een zorgtraject, een verwijzing, een diagnose en een NZa-prestatiecode, en de cliënt kan de nota bij zijn verzekeraar indienen. Alleen het tarief en, meestal, de weg naar de verzekeraar verschillen. Bij particuliere zorg is er geen verzekeraar in beeld en dient de cliënt niets in.
Hoe Scrivio kiest
De keuze verloopt in twee stappen, en beide worden automatisch gemaakt:
- Verzekerd of particulier volgt uit de facturatiecategorie van het afspraaktype. Staat die op Particuliere zorg, dan is de afspraak particulier — er wordt geen prestatiecode opgezocht, geen verzekeraar gekoppeld en geen zorgtraject vereist. Staat die op Verzekerde zorg, dan loopt de afspraak door de gewone ZPM-keten.
- Gecontracteerd of ongecontracteerd volgt uit je contracten. Bij het declareren zoekt Scrivio een actief contract met de verzekeraar van de cliënt dat de behandelsetting op de zorgdatum dekt. Is dat er, dan geldt het contracttarief; is dat er niet, dan is de afspraak ongecontracteerd.
Je kiest de tweede stap dus niet per afspraak: hij volgt uit welke contracten je hebt vastgelegd. Zie Contracten → Welk contract Scrivio toepast.
Wie de nota krijgt, is een derde en losse keuze
Verzekerde zorg — gecontracteerd of niet — verlaat Scrivio langs de declaratiemethode van je organisatie, en dat is een aparte instelling:
- Vecozo — de declaratieregels gaan in een batch die als XML rechtstreeks bij de zorgverzekeraar wordt ingediend.
- Papier — de declaratieregels worden per cliënt gebundeld tot een nota (de restitutienota) die de cliënt zelf bij zijn verzekeraar indient.
Ongecontracteerde zorg loopt in de praktijk meestal via de cliënt, maar dat volgt uit je declaratiemethode en niet uit het ontbreken van een contract: Scrivio dwingt hier niets af. Of je ongecontracteerde zorg rechtstreeks bij de verzekeraar mag indienen, is een afspraak tussen jou, de cliënt en die verzekeraar. Zie Contracten → Declaratiemethode: Vecozo of papier.
Particuliere zorg kent deze keuze niet: die wordt altijd een nota aan de cliënt.
WARNING
Scrivio kan niet controleren of je de juiste route hebt gekozen. De facturatiecategorie is de uitspraak "dit is verzekerde zorg" of "dit is particuliere zorg" — er is geen ander gegeven waaraan Scrivio dat kan toetsen. Signaleringen bewaken of alles wat de gekozen route nodig heeft aanwezig is (BSN, verwijzing, AGB-code), niet of die route klopt. Een leeg signaleringenoverzicht betekent hier dus niet dat de nota goed is.
Waarom verzekerde zorg altijd 100% NZa is
Bij verzekerde zorg is het tarief geen veld dat je invult. Het volgt uit de prestatiecode en de zorgdatum:
- Met contract — het tarief dat je met die verzekeraar bent overeengekomen, als vast bedrag of als percentage van het NZa-maximum.
- Zonder contract — 100% NZa, het volledige maximumtarief dat de NZa voor die prestatie op die datum heeft vastgesteld.
Zonder contract is er geen overeengekomen percentage om toe te passen, en dus is het NZa-maximumtarief het tarief. Dat maximum is geen bedrag dat je zelf kiest: de NZa stelt het per prestatie vast. Scrivio biedt daarom bij verzekerde zorg geen veld om een eigen bedrag in te vullen, en ook geen knop om het tarief te verlagen.
Een lager tarief helpt de cliënt niet
Dit is de reden dat het veld ontbreekt, en het is de moeite waard om te begrijpen. De redenering "de verzekeraar vergoedt maar een deel, dus ik zet mijn tarief lager zodat de cliënt minder overhoudt" klopt niet:
- Wat de cliënt vergoed krijgt, is een percentage van je nota. Bij een ongecontracteerde behandeling vergoedt de verzekeraar een deel van het bedrag op de nota — hoeveel, staat in de polis van de cliënt en verschilt per verzekeraar en per polissoort. Verlaag je je tarief, dan daalt de vergoeding mee. De cliënt houdt dan ongeveer hetzelfde deel zelf te betalen, terwijl jij minder ontvangt.
- De verzekeraar bepaalt dat percentage, jij niet. Wat er uiteindelijk wordt vergoed is een afspraak tussen de cliënt en zijn verzekeraar. Het hoort niet op de nota thuis en Scrivio rekent er niet mee.
- Wil je wél zelf een prijs bepalen, dan is de route particulier. Dat is geen omweg maar de bedoelde plek: bij particuliere zorg staat je eigen prijs op het afspraaktype.
Zet je een dienst waarvoor je zelf een prijs vraagt toch op Verzekerde zorg, dan krijgt de cliënt een NZa-tarief te zien dat je niet bedoelde, op een nota met een prestatiecode, een diagnose en een zorgtraject die daar niet bij horen.
Waarom de twee nota's er anders uitzien
Krijgt de cliënt de nota, dan is het van twee dingen één: een restitutienota voor verzekerde zorg — dat is wat een ongecontracteerde behandeling oplevert — of een particuliere nota. Beide gaan naar de cliënt, maar het zijn verschillende documenten met een verschillend doel, en Scrivio kiest de juiste automatisch op basis van de facturatiecategorie.
| Restitutienota (verzekerde zorg) | Particuliere nota | |
|---|---|---|
| Doel | De cliënt dient hem in bij zijn verzekeraar | De cliënt betaalt hem zelf |
| Cliëntgegevens | Naam, geboortedatum, adres en BSN | Naam en adres |
| Jouw organisatie | Adres, KvK en AGB-code | Adres en KvK |
| Verzekering | Verzekeraar, UZOVI-code, polisnummer | — |
| Verwijzer | Type verwijzing, naam, AGB-code, verwijsdatum | — |
| Regiebehandelaar | Naam, beroep en AGB-code | — |
| Zorgtraject | Nummer, looptijd, setting | — |
| Diagnose | Zorgvraagtype en diagnosecode | — |
| Per regel | Datum, tijd, prestatiecode, koppelnummer, uitvoerder, duur, tarief | Datum, omschrijving, duur, bedrag |
De restitutienota draagt al die extra gegevens omdat de verzekeraar ze nodig heeft om de declaratie te kunnen beoordelen; ontbreekt er één, dan wordt de nota weken later afgewezen. Scrivio weigert daarom een restitutienota te maken waarvan het regiebehandelaarblok niet compleet is — beter nu een melding dan straks een afwijzing.
De particuliere nota draagt ze juist bewust niet. Er is geen verzekeraar die ze beoordeelt, en een BSN of een diagnose op een nota voor coaching zou gegevens delen die daar niet thuishoren.
NOTE
Let op de term "particulier". In het Declareren-scherm heet het tabblad met particuliere afspraken Particulier, maar een nota die naar de cliënt gaat wordt in de wandelgangen ook wel "particuliere factuur" genoemd terwijl het een restitutienota voor verzekerde zorg is. Het onderscheid dat telt is de facturatiecategorie van het afspraaktype, niet hoe de nota heet.
Waar je het instelt
Alles hierboven begint bij één keuze: de facturatiecategorie van het afspraaktype.
- Ga naar Afspraaktypen en open het type.
- Kies bij Facturatiecategorie:
- Verzekerde zorg — vul dan ook een consulttype in. Het tarief volgt uit de prestatiecode en je contracten; je vult zelf geen bedrag in.
- Particuliere zorg — vul dan een particuliere prijs in. Dat bedrag is wat de cliënt betaalt.
- Niet-declareerbare afspraak — voor intern overleg en administratietijd; hier wordt niets gefactureerd.
- Werk je zowel verzekerd als particulier, maak dan aparte afspraaktypen. De categorie zit op het type, niet op de losse afspraak, dus je kunt hem bij het plannen niet per afspraak omzetten.
IMPORTANT
Het wijzigen van de facturatiecategorie werkt alleen vooruit. De categorie wordt gelezen op het moment dat je een afspraak declarabel maakt, dus een afspraak die al een declaratieregel heeft, houdt de route waarmee die regel is aangemaakt. Staat er al een nota op de verkeerde route, dan corrigeer je die met een creditnota.
Zie ook
- Afspraaktypen — de categorieën en de velden die erbij horen.
- Contracten — welk contract Scrivio toepast, en wat er gebeurt als er geen dekkend contract is.
- Declareren — de tabbladen Zorgverzekeraar en Particulier, en hoe een batch of factuur ontstaat.
- Facturen — versturen, betalingen registreren en crediteren.
- Declareren: van afspraak tot betaling — de volledige werkstroom.