Agenda-import

Met Agenda-import zet je een bestaande agendaplanning uit Excel om in echte afspraken in Scrivio. Je uploadt het planningswerkboek, Scrivio controleert het zonder er iets mee te doen, en pas als je het validatierapport hebt gelezen en akkoord bent worden de afspraken weggeschreven. Het scherm is bedoeld voor de organisatiebeheerder die een praktijk overzet naar Scrivio.

Overzicht

Route	/organization/agenda-import
Doelgroep	Organisatiebeheerder
Benodigde rechten	imports.agenda (werkboek valideren en rapport lezen), imports.agenda.commit (de import daadwerkelijk uitvoeren)

Je bereikt het scherm via Organisatiebeheer → Agenda-import. De import werkt altijd binnen je eigen organisatie: de afspraken landen in de agenda van de organisatie waarmee je bent ingelogd.

Hoe het werkt

De import verloopt in twee stappen die bewust gescheiden zijn: eerst valideren, dan pas importeren. Valideren is read-only — het werkboek wordt gelezen en gecontroleerd, maar niet opgeslagen en er wordt niets aangemaakt. Pas bij het importeren schrijft Scrivio afspraken weg.

Wat het werkboek moet bevatten

Het werkboek is de eigen planningsexport van de praktijk, geen Scrivio-sjabloon. Scrivio verwacht wel een vaste vorm:

Bestandstype	.xlsx (andere bestanden worden geweigerd)
Tabbladen	Per behandelaar en Per cliënt
Kolomnamen	Op rij 3; de gegevens beginnen op rij 4
Kolommen	Behandelaar, Cliënt, Datum, Dag, Start, Type, Eind
Notatie	Datum als dd-MM-yyyy, tijd als HH:mm. Echte Excel-datum- en tijdcellen worden ook gelezen

Beide tabbladen beschrijven dezelfde afspraken vanaf twee kanten. Per behandelaar leest als "wie doet wat" — een groepssessie staat er één keer per behandelaar in. Per cliënt leest als "wie is waarbij aanwezig" — dezelfde groepssessie staat er één keer per deelnemer in. Geen van beide tabbladen is op zichzelf compleet, en daarom heeft Scrivio ze allebei nodig: het combineert de twee tot één afspraak per sessie.

Fouten blokkeren, waarschuwingen niet

Elke bevinding in het rapport heeft één van twee ernstniveaus. Het verschil volgt één vraag: wijkt het geïmporteerde resultaat af van wat het werkboek zegt?

Ernst	Betekenis	Gevolg
Fout (ERROR)	Scrivio kan de regel niet importeren zoals hij bedoeld is — een onleesbare cel, een naam die niet aan een gebruiker of afspraaktype te koppelen is, een sessie die maar op één van de twee tabbladen staat.	Blokkeert de import. Zolang er één fout in het rapport staat, kun je niet importeren.
Waarschuwing (WARNING)	De afspraak komt precies zo in de agenda te staan als het werkboek beschrijft; de waarschuwing gaat over de omgeving waarin hij landt (bijvoorbeeld een behandelaar zonder passende rol of een duur die afwijkt van het afspraaktype).	Blokkeert niets. Je kunt importeren met openstaande waarschuwingen.

Dat onderscheid is belangrijk omdat een rapport van een volledige jaarplanning al snel honderden waarschuwingen bevat. Dat is normaal en betekent niet dat er iets mis is. De hint naast de importknop noemt het aantal fouten apart, zodat je niet op een berg waarschuwingen hoeft af te gaan om te beoordelen of je verder kunt.

Elke bevinding draagt ook een code (bijvoorbeeld BEHANDELAAR_NIET_GEVONDEN of DUUR_WIJKT_AF). Codes horen bij een regelfamilie: de vorm van het werkboek, een individuele cel, het koppelen van een naam aan Scrivio, of de context van de agenda waarin de afspraak terechtkomt.

Bevindingen zijn gegroepeerd per code

Het rapport toont niet elke bevinding los, maar één regel per code met het aantal en een voorbeeldbericht. Bij een grote planning zijn de meeste bevindingen namelijk herhalingen van dezelfde regel. De onderliggende bevindingen staan één klik verderop, tot 50 per code — daarboven is de gedownloade CSV de leesbare vorm en zegt een voetnoot dat er meer zijn.

Opnieuw importeren maakt geen dubbele afspraken

Bij het importeren slaat Scrivio afspraken over die identiek zijn aan een afspraak uit een eerdere run van deze import. Draai je hetzelfde werkboek nog een keer, dan verschijnen die regels in het resultaat onder Overgeslagen in plaats van dat de agenda dubbel gevuld raakt.

Werkboek valideren

Sleep het .xlsx-bestand naar het uploadvak of klik erop om te bladeren, en klik daarna op Valideren.

Veld	Verplicht	Toelichting
Werkboek (.xlsx)	Ja	Het planningswerkboek. Alleen .xlsx wordt geaccepteerd; een ander bestandstype levert direct de melding "Kies een .xlsx-bestand." op. Het bestand wordt alleen gevalideerd, niet opgeslagen.

Na de validatie verschijnt de Samenvatting:

Kaart	Betekenis
Afspraken	Het aantal afspraken dat het werkboek beschrijft.
Fouten	Het totaal aantal ERROR-bevindingen over alle tabbladen.
Waarschuwingen	Het totaal aantal WARNING-bevindingen.
Klaar om te importeren	Ja zodra er geen fouten meer zijn — waarschuwingen tellen hierin niet mee.

Daaronder staat een tabel Per tabblad met per tabblad het aantal gelezen rijen, fouten en waarschuwingen. Zo zie je meteen of een probleem in de hele export zit of in één van de twee tabbladen.

Kies je een ander bestand of valideer je opnieuw, dan vervalt het vorige rapport en een eerder importresultaat.

Bevindingen lezen

Onder de samenvatting staat het blok Bevindingen, gegroepeerd per tabblad en daarbinnen per code, met per code de ernst, het aantal en een voorbeeldbericht. Klik op een regel om de onderliggende bevindingen uit te klappen; die tonen de rij, de kolom, het bericht en de waarde uit het werkboek, zodat je de cel in Excel kunt terugvinden.

Met het filter Filteren op ernst kies je tussen Alle, Alleen fouten en Alleen waarschuwingen. Begin bij Alleen fouten: dat is de lijst die je moet oplossen voordat je kunt importeren.

Los je bevindingen op, dan pas je het werkboek in Excel aan en valideer je het aangepaste bestand opnieuw. Is het werkboek helemaal schoon, dan meldt het blok "Geen bevindingen — het werkboek is geldig."

Rapport downloaden

Klik op Rapport downloaden (CSV) om alle bevindingen als CSV-bestand te bewaren, bijvoorbeeld om ze naast Excel te leggen bij het corrigeren van de planning. Het bestand heet <werkboeknaam>-validatie.csv.

De CSV bevat altijd alle bevindingen — het filter op ernst en de limiet van 50 uitgeklapte bevindingen per code gelden alleen voor het scherm. De export is de volledige lijst.

Import uitvoeren

Deze stap vereist het recht imports.agenda.commit; zonder dat recht kun je wel valideren en het rapport lezen, maar zie je de importknop niet.

Boven de knop Importeren staat altijd een hint met de stand van zaken:

Situatie	Hint
Nog niet gevalideerd	Valideer eerst het werkboek.
Er staan fouten open	Het aantal fouten dat je moet oplossen; er wordt niets geïmporteerd zolang die er zijn.
Alleen waarschuwingen	Het aantal afspraken dat wordt aangemaakt, plus het aantal waarschuwingen om vóór het doorgaan te bekijken.
Schoon rapport	Het aantal afspraken dat wordt aangemaakt.

Klik op Importeren. Er volgt een bevestigingsvenster, omdat hiermee echte afspraken in de agenda van de organisatie worden aangemaakt en dat niet in één keer ongedaan te maken is. Kies Nu importeren om door te gaan of Annuleren om terug te keren naar het rapport.

Scrivio valideert het werkboek op de server nog een keer voordat er iets wordt weggeschreven. Zijn er intussen toch fouten (bijvoorbeeld doordat een gebruiker of afspraaktype is gewijzigd), dan wordt de import geweigerd en verandert er niets.

Na afloop verschijnt het Importresultaat:

Onderdeel	Betekenis
Aangemaakt	Het totaal aantal aangemaakte afspraken.
Overgeslagen	Afspraken die al bestonden uit een eerdere run van deze import.
Per afspraaktype	Dezelfde twee aantallen uitgesplitst per type zoals het werkboek dat noemt.

De aangemaakte afspraken staan daarna gewoon in de Agenda en zijn daar te bekijken en te bewerken.