Overstappen naar Scrivio
Deze pagina beschrijft de overstap in twee richtingen. Eerst naar binnen: wat je bij je huidige leverancier opvraagt, wat Scrivio daarvan overneemt, en hoe je ziet wat een levering met je dossiers doet vóórdat er iets wordt weggeschreven. Daarna naar buiten: wat je krijgt als je ooit weer weg zou willen, en langs welke weg.
De tweede vraag stellen we hier zelf, omdat hij anders pas gesteld wordt op het moment dat het antwoord er niet meer toe doet. Een praktijk die drie keer in drie jaar van systeem is verhuisd — meestal niet uit eigen beweging — hoort te weten waar ze aan begint.
Deze gids geeft het overzicht; de details staan op de schermpagina's waar we per stap naartoe verwijzen.
In het kort
| # | Stap | Scherm |
|---|---|---|
| 1 | Export opvragen bij je huidige leverancier | — |
| 2 | Archief uploaden | EPD-import |
| 3 | Beoordelen wat de levering gaat doen | Import beoordelen |
| 4 | Goedkeuren en de verwerking volgen | Import beoordelen |
| 5 | De vooruitplanning uit Excel erbij | Agenda-import |
Wanneer je overstapt. Kies een jaargrens: declareer december nog af in je oude systeem en begin januari in Scrivio. Een boekjaar dat over twee systemen heen loopt levert het hele jaar daarna vragen op — een creditnota op een factuur die in het andere systeem staat, een jaaroverzicht dat je twee keer moet maken. De historie mag daarna gerust mee naar binnen; de lopende declaratie hoort maar op één plek te zitten.
Stap 1 — Export opvragen bij je huidige leverancier
Vraag bij je huidige leverancier de volledige gegevensexport van je organisatie op: cliënten, zorgtrajecten, afspraken, dossiernotities en de documenten. Je krijgt die als één archief (een .zip).
Scrivio leest vandaag twee leveringen:
| Bronsysteem | Wat je opvraagt |
|---|---|
| ZorgAdmin (Prosoftware) | De standaarddump |
| Medicore | De gegevensexport (het pakbon.csv-archief) |
Bij het uploaden geef je zelf op uit welk systeem de levering komt. Dat is een keuze en geen gok van Scrivio: we lezen het archief daarna als een export van dát systeem, en klopt de keuze niet, dan wordt de levering afgekeurd in plaats van verkeerd ingelezen.
Levert jouw systeem geen van deze twee? Neem contact op via support@scrivio.nl voordat je de export aanvraagt. Een export die we niet kunnen lezen kost jou en je oude leverancier werk voor niets.
Stap 2 — Archief uploaden
Ga naar Organisatiebeheer → EPD-import, kies het bronsysteem en upload het archief. Zo'n export is vaak meerdere gigabytes; de upload toont daarom voortgang in megabytes én is hervatbaar, dus een wegvallende verbinding kost je niet de hele upload.
→ EPD-import: Archief uploaden en Verwerking afwachten
Klaar met uploaden is niet klaar met importeren: Scrivio pakt het archief uit en leest het, en dat duurt bij een grote praktijk enkele minuten. Je kunt het scherm gerust sluiten.
Het geüploade archief zelf wordt binnen zeven dagen verwijderd. Dat is met opzet kort — het is werkmateriaal, geen dossier. Wat eruit is gelezen staat dan in je dossiers.
Stap 3 — Beoordelen wat de levering gaat doen
Dit is het punt waar de overstap van "een bestand aanleveren" een beslissing wordt. Scrivio zet de levering eerst klaar: elke regel wordt gelezen en aan een bestaand record gekoppeld of als nieuw aangemerkt, en dat resultaat wordt apart bewaard. Er is op dat moment nog niets aan een dossier veranderd.
Op Import beoordelen zie je per soort record hoeveel regels klaarstaan, hoeveel daarvan een nieuw record aanmaken en hoeveel er op een bestaand record worden samengevoegd. Per regel kun je één klik verder zien wat er per veld gebeurt — en vooral: welke waarde in Scrivio zou worden overschreven.
→ Import beoordelen: Levering bekijken, Regels doorlopen en Samenvoeging bekijken
Begin bij het filter Alleen met fouten: fouten blokkeren de import, waarschuwingen niet. Een levering van een hele praktijk levert al snel honderden waarschuwingen op, en dat is normaal.
Wat er structureel landt, en wat als document
Een export van een ander EPD is geen dossier — het is een stapel tabellen en een map met bestanden. Wat Scrivio ervan maakt:
| Uit de levering | Wat het in Scrivio wordt |
|---|---|
| NAW-gegevens, BSN, contactgegevens | De cliënt, met zijn cliëntstatus |
| Verzekering en financieringsregime | De polis en het regime op de cliënt |
| Aanmeldklacht, hulpvraag, doelen | De zorgvraag van de cliënt |
| Zorgtrajecten, met verwijzer en DSM-classificatie | Zorgtrajecten |
| Afspraken en sessies | Afspraken in de agenda |
| Gedeclareerde prestaties | Declaratieregels bij de afspraak |
| Verslagen en rapportages | Dossiernotities |
| Ingevulde vragenlijsten | Vragenlijsten bij de cliënt |
| Brieven, scans en bijlagen | Documenten in het dossier |
Wat het bronsysteem niet levert, kan Scrivio niet aanvullen. Een veld dat de levering leeg laat terwijl Scrivio het nodig heeft, verschijnt als bevinding op het beoordeelscherm en niet als een stille aanname.
Stap 4 — Goedkeuren en de verwerking volgen
Goedkeuren is een handeling van een mens, altijd. Een levering blijft in Wacht op goedkeuring staan tot iemand met het recht om te beslissen op Goedkeuren en importeren klikt; er is geen route waarlangs een import zichzelf naar binnen schrijft.
Vlak vóór die knop stelt Scrivio nog een paar vragen die het niet mag raden: welke behandelaar hoort bij een naam die de levering noemt, onder welk afspraaktype de gedeclareerde activiteiten vallen, welke lopende zorgtrajecten van je eigen praktijk door een geïmporteerd traject worden afgesloten, en welke verplichte velden de levering leeg laat. Zolang één daarvan onbeantwoord is, wordt de goedkeuring geweigerd.
→ Import beoordelen: Import goedkeuren, Import afwijzen en Voortgang volgen
Na goedkeuring worden de regels op de achtergrond verwerkt. Je kunt het scherm sluiten; mislukte regels vind je terug via het statusfilter Mislukt, met de reden erbij.
Een verwerkte levering terugdraaien kan vanaf EPD-import, bij Eerdere leveringen, met de actie Terugdraaien. Records waaraan intussen werk hangt dat de levering niet heeft gemaakt, blijven daarbij staan — je bepaalt zelf wat daarmee gebeurt. Eén ding komt niet terug: een lopend zorgtraject dat door een geïmporteerd traject is afgesloten, blijft afgesloten. Dat staat er ook bij op het moment dat je die vraag beantwoordt.
Stap 5 — De vooruitplanning erbij
Een EPD-export bevat de afspraken die zijn geweest. De planning die nog moet komen staat bij veel praktijken in Excel, en die haal je apart binnen met Agenda-import: je uploadt het planningswerkboek, Scrivio valideert het zonder er iets mee te doen, en pas na jouw akkoord worden de afspraken aangemaakt.
→ Agenda-import: Werkboek valideren, Bevindingen lezen en Import uitvoeren
Draai je hetzelfde werkboek per ongeluk twee keer, dan raakt de agenda niet dubbel gevuld: identieke afspraken uit een eerdere run worden overgeslagen.
Afgesloten dossiers en de bewaarplicht
Een dossier bewaar je twintig jaar — vanaf de laatste wijziging, of zoveel langer als goed hulpverlenerschap vereist (WGBO). Die verplichting ligt bij de praktijk als verwerkingsverantwoordelijke, niet bij de leverancier. Precies daarom is het een kostenvraag: blijf je betalen voor een oud systeem dat je alleen nog opent om er af en toe een huisartsbrief uit te vissen?
De afgesloten dossiers gaan gewoon mee naar binnen. Ze komen niet in een apart archief terecht en zijn geen tweederangs dossier: een afgesloten cliënt staat in hetzelfde cliëntenoverzicht, met de cliëntstatus die de levering meebracht.
Een brief uit een afgesloten dossier terugvinden gaat zo:
- Zoek de cliënt op naam in het cliëntenoverzicht. → Cliëntenoverzicht: Zoeken
- Open het dossier en ga naar het onderdeel Documenten. → Cliëntdossier: Het onderdeel Documenten
- Bekijk of download het document.
Heb je de cliënt zelf gearchiveerd om hem uit de standaardweergave te halen, dan staat hij achter de knop Gearchiveerd — archiveren verwijdert niets en is omkeerbaar. → Cliëntenoverzicht: Op archief filteren
Scrivio verwijdert dossiergegevens niet uit zichzelf: er zit geen automatische verwijdertermijn op. Wat wél een termijn heeft — opnames, verwijderde documentversies, back-ups — staat per gegevenssoort in het leveranciersdossier.
Als je ooit weggaat
De gegevens in Scrivio zijn van jouw praktijk. Scrivio is verwerker en handelt op instructie van de praktijk als verwerkingsverantwoordelijke — een exportverzoek is dus een instructie, geen gunst.
Wat je zelf, nu, uit Scrivio haalt:
| Wat | Waar |
|---|---|
| Facturen als PDF, ook meerdere tegelijk als ZIP | Facturen: ZIP downloaden |
| Het declaratiebericht van een batch (Vecozo-XML) | Declareren: XML downloaden |
| De documenten en brieven uit een dossier | Cliëntdossier: Het onderdeel Documenten |
Wat er vandaag níet is: een knop waarmee je in één keer je volledige dossierbestand exporteert. Die bestaat niet, en we schrijven hier liever op hoe het wél gaat dan dat we een knop suggereren die je op het moment dat je hem nodig hebt niet vindt.
Hoe het wél gaat: je vraagt de export aan via support@scrivio.nl, met de naam van je organisatie. Wij maken de export van jouw organisatie en leveren hem aan. Het is een handmatige route en dat zeggen we er zo bij; plan hem dus in met wat ruimte in plaats van in de laatste week.
Bij beëindiging van de overeenkomst kunnen we op verzoek alle dossiergegevens van je organisatie verwijderen. Het auditlog blijft daarbij bestaan — anders zou het bewijs verdwijnen samen met datgene waarover het bewijs gaat.
Zie ook
- EPD-import — het archief aanleveren
- Import beoordelen — beoordelen, goedkeuren, terugdraaien
- Agenda-import — de planning uit Excel
- Cliëntenoverzicht — cliënten zoeken, archiveren en terugzetten
- Leveranciersdossier — bewaartermijnen, sub-verwerkers en de verwerkersovereenkomst