De VECOZO-aansluiting
Declareren bij een zorgverzekeraar loopt via VECOZO. Deze gids beschrijft de route daarnaartoe in de volgorde waarin een praktijk hem tegenkomt: hoe je toegang krijgt, welk certificaat je daar wél voor nodig hebt, en — het belangrijkste — hoe je ziet wat de verzekeraar met je declaratie heeft gedaan.
Het is bedoeld voor de praktijkhouder en de financiële administratie. Voor het declareren zelf (afspraken klaarzetten, batches maken, downloaden) zie Declareren.
In het kort
| # | Stap | Waar |
|---|---|---|
| 1 | Machtig Scrivio om namens de AGB-code van de praktijk te declareren | Bij VECOZO |
| 2 | Zorg dat wie in het VECOZO-portaal werkt een persoonlijk certificaat heeft — en installeer dat binnen 20 dagen | Bij VECOZO |
| 3 | Declareren: afspraken klaarzetten, batch maken, afronden, downloaden | Declareren |
| 4 | Declaratiebestand indienen en de batch op Verzonden zetten | In het VECOZO-portaal, daarna in Scrivio |
| 5 | Retourinformatie downloaden | In het VECOZO-portaal |
| 6 | Het retourbestand in Scrivio importeren | Declareren → Retourinformatie importeren |
| 7 | Afgewezen regels opnieuw declareren | Declareren → Batches |
Toegang krijg je met een machtiging, niet met een certificaat
VECOZO laat een softwareleverancier namens een praktijk werken op basis van toestemming, niet op basis van een certificaat van die praktijk. Scrivio gebruikt daarvoor een eigen systeemcertificaat en een bij VECOZO geregistreerde vaste verbinding. Wat er per praktijk bij moet komen is een machtiging (toestemmingsverklaring) voor de AGB-code van de praktijk, af te geven in het VECOZO-portaal. Elk bericht dat Scrivio namens jou stuurt noemt die AGB-code, en VECOZO controleert aan zijn kant of de machtiging er is.
Wat je daarvoor zelf regelt:
- de AGB-code van de praktijk, vastgelegd bij Praktijkgegevens — zonder AGB-code heeft VECOZO niets om een machtiging aan te koppelen;
- de machtiging aan Scrivio, in het VECOZO-portaal;
- een persoonlijk VECOZO-certificaat voor iedereen die in dat portaal werkt (zie hieronder).
Er hoeft geen systeemcertificaat van de praktijk te worden aangevraagd, opgehaald of geüpload. Een systeemcertificaat van de praktijk verandert niets aan wat Scrivio bij VECOZO kan.
De machtiging regel je bij de inrichting samen met Scrivio. Het is een afspraak aan de VECOZO-kant en de procedure verschilt per situatie, dus die lopen we met je door. Deze pagina beschrijft daarom wat er nodig is en niet de klikstappen in het VECOZO-portaal.
Het persoonlijk certificaat, en de 20 dagen
Een persoonlijk certificaat hoort bij een persoon en is waarmee je zelf inlogt bij VECOZO. Dat heb je nodig, want het indienen van het declaratiebestand en het ophalen van de retourinformatie doe je zelf in het VECOZO-portaal. Een systeemcertificaat hoort bij een praktijk en is bedoeld voor een systeem dat namens die praktijk declareert — precies wat Scrivio met zijn eigen certificaat doet, en dus niets wat jouw praktijk hoeft aan te vragen.
Die twee door elkaar halen is de verwarring die het vaakst tijd kost. Wat je nodig hebt is het persoonlijke.
Installeer een nieuw of verlengd certificaat binnen 20 dagen. VECOZO stuurt een gebruikersnummer en een pincode waarmee je het certificaat installeert, en hanteert daarvoor een termijn van 20 dagen. Gebeurt het niet op tijd, dan worden het certificaat én het bijbehorende VECOZO-account om veiligheidsredenen verwijderd, en moet de contactpersoon een nieuw account aanvragen. Je merkt dat meestal pas op het moment dat je wilt declareren, en dan ben je opnieuw wachttijd kwijt.
Praktijkvoorbeeld: een praktijk vroeg begin juli een certificaat aan, stelde het installeren uit, en de eerste testdeclaratie halverwege augustus kon niet doorgaan. Er was niets misgegaan bij de aanvraag — er waren alleen twintig dagen voorbijgegaan.
Plan het installeren daarom direct in bij de aanvraag. Dit is geen instelling in Scrivio; de actuele voorwaarden staan bij VECOZO zelf.
Waar de retourinformatie landt
Dit is het onderdeel dat het meeste geld kost als je het niet weet: een afwijzing meldt zich niet vanzelf.
Het antwoord van de verzekeraar — de retourinformatie — komt binnen bij VECOZO. Scrivio haalt het daar niet uit zichzelf op: je downloadt het in het VECOZO-portaal en importeert het in Scrivio (zie hieronder). Tot dat is gebeurd blijft een batch op Verzonden staan, ook als de verzekeraar hem allang heeft afgekeurd. Een batch die er rustig bij staat is dus geen bevestiging dat er is uitbetaald.
Een batch doorloopt in Scrivio vier stappen — je ziet ze in het detailvenster van de batch onder Verloop van deze batch:
| Stap | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Nog te wijzigen. Een download is een concept van het declaratiebericht. |
| Gereed | Vastgezet. Een download geeft het bericht dat je bij VECOZO indient. |
| Verzonden | Ingediend bij de verzekeraar; in afwachting van het retourbericht. Je zet deze stap zelf met Markeren als verzonden, zodra je het bestand hebt ingediend. |
| Retour ontvangen | De verzekeraar heeft geantwoord: goedgekeurd, afgekeurd of deels goedgekeurd. |
Dit zijn de vier stappen van het verloop; de volledige statuslijst van een batch staat op Declareren → Batches filteren en bekijken.
Haal na élke ingediende batch de retourinformatie op. Zonder die stap weet niemand of een declaratie is goedgekeurd, afgewezen of deels toegekend. Een praktijk die dit niet deed, ontdekte pas maanden later dat haar grootste verzekeraar structureel afwees — terwijl de salarissen ondertussen wel betaald moesten worden.
Maak er een vaste stap van in je maandritme: indienen, en een paar dagen later de retourinformatie downloaden en importeren.
De retourinformatie importeren
Je hoeft niet uit te zoeken welk bericht bij welke batch hoort. Download in het VECOZO-portaal de retourinformatie en upload het bestand in één keer in Declareren → Retourinformatie importeren: Scrivio leest elk bericht in het archief en koppelt het aan de batch waarvan het het factuurkenmerk noemt. Eén upload dekt alle verzekeraars waarbij je hebt ingediend.
Opnieuw uploaden mag. Overlappende downloads zijn veilig: per batch geldt het nieuwste antwoord, en een ouder bericht wordt wel bewaard maar niet toegepast. Weet je niet zeker wat er al in zit, importeer de download dan gewoon opnieuw.
Wat de verzekeraar heeft geantwoord
Klap een batch open in Declareren → Batches om het antwoord te lezen. Dat antwoord komt in twee vormen, en beide zijn normaal:
- Per declaratieregel. Naast het gedeclareerde bedrag staat het toegekende bedrag en de retourcode met de Nederlandse betekenis erbij, zodat je meteen ziet of het één probleem is dat zich twaalf keer herhaalt of twaalf verschillende. Zolang er nog geen retour is geïmporteerd, staan die twee kolommen er niet.
- Voor de declaratie als geheel. Een verzekeraar die een declaratie in één keer aanneemt of weigert noemt vaak geen enkele regel. Je ziet dan boven de regels wat hij als gedeclareerd heeft gelezen, wat hij heeft toegekend, en de retourcodes die hij op het bericht zelf heeft meegegeven. Zo'n bericht is niet leeg en niet stuk: dat is het hele antwoord.
Wat het antwoord met de status van de batch doet:
| De verzekeraar | Status van de batch |
|---|---|
| kent alles toe | Goedgekeurd |
| kent een deel toe, of wijst een deel van de regels af | Deels goedgekeurd |
| kent niets toe — ook wanneer hij de hele declaratie in één keer afwijst | Afgekeurd |
Met de knop Beantwoord boven de batchlijst zie je die drie statussen in één keer: welke batches heeft de verzekeraar beantwoord? Elke status apart filteren kan ook.
Deze pagina noemt bewust geen retourcodes, zodat er hier geen lijst ontstaat die niet met de landelijke lijst meebeweegt; de betekenis staat in Scrivio bij de regel zelf.
Technische afkeuring of inhoudelijke afwijzing
Een declaratie kan op twee heel verschillende momenten stuklopen, en het verschil bepaalt wat je ermee doet.
| Technische afkeuring | Inhoudelijke afwijzing | |
|---|---|---|
| Wanneer | Op berichtniveau, vóór de inhoudelijke beoordeling. | Per declaratieregel, ná beoordeling door de verzekeraar. |
| Wat er is gebeurd | Het bestand is niet in behandeling genomen. Er is niets gedeclareerd en niets geboekt. | De declaratie is verwerkt. Regels zijn afgewezen of deels toegekend. |
| Waar je het ziet | Op de batch, zodra je de retourinformatie hebt geïmporteerd: de retourcode staat dan op de declaratie als geheel. | Op de batch, per declaratieregel. |
| Wat je doet | Herstel wat er mis is en dien opnieuw in. | Opnieuw declareren op de batch (zie hieronder). |
Een creditnota is voor geen van beide nodig. Bij een afkeuring of afwijzing is er niets toegekend, dus valt er niets terug te draaien. Crediteren komt pas in beeld als een declaratie wel is goedgekeurd en achteraf onjuist blijkt. Voor particuliere en papieren facturen gaat dat via Facturen → Creditnota maken; voor een goedgekeurde VECOZO-batch weigert Scrivio Opnieuw declareren bewust — dezelfde zorg zou dan twee keer worden gedeclareerd — dus neem in dat geval contact op met Scrivio.
Twijfel je wat de verzekeraar van je verwacht, volg dan wat er in het retourbericht zelf staat.
Een afgewezen batch opnieuw declareren
Is een batch afgewezen, dan handel je dat af op het tabblad Batches in Declareren:
- Zoek de batch op en corrigeer eerst wat de verzekeraar heeft afgewezen — de retourcode bij de regel zegt waarover het gaat, bijvoorbeeld het BSN, de verwijzing of de prestatiecode.
- Kies Opnieuw declareren op de batch.
- De declaratieregels krijgen weer de status Gereed en komen terug bij de openstaande consulten. De batch zelf blijft ongewijzigd staan als vastlegging van wat je hebt ingediend. Bij een deels goedgekeurde batch gaan alleen de afgewezen regels mee — zie hieronder.
- Maak van die regels een nieuwe batch. Die krijgt een nieuw batchnummer en daarmee een nieuw factuurkenmerk — dat is het kenmerk waar een verzekeraar bij een herindiening om vraagt.
Opnieuw declareren kan bij een batch die op Afgekeurd of Deels goedgekeurd staat. De overige statussen zijn bewust uitgesloten:
- Verzonden — de verzekeraar heeft nog niet geantwoord, dus er is niets afgewezen. Het antwoord komt in Scrivio door de retourinformatie te importeren; je kunt het niet met de hand invullen.
- Goedgekeurd — die zorg is toegekend; opnieuw declareren zou hem een tweede keer in rekening brengen.
- Concept, Gereed en Geëxporteerd — Scrivio heeft nog geen indiening geregistreerd. Heb je de batch wél ingediend, zet hem dan eerst met Markeren als verzonden op Verzonden.
Deels goedgekeurd: alleen de afgewezen regels
Heeft de verzekeraar een deel van de declaratie toegekend, dan geeft Opnieuw declareren alleen de regels vrij die zijn afgewezen. Goedgekeurde regels blijven op de oorspronkelijke batch staan en worden nooit opnieuw gedeclareerd — je hoeft het verschil dus niet meer met de hand bij te houden. De melding na de actie zegt hoeveel regels zijn vrijgegeven.
Twee regels komen hierbij niet vrij, en dat is met opzet:
- Een regel waarvoor de verzekeraar een lager bedrag heeft toegekend. Dat is een goedkeuring met een retourcode, geen afwijzing; er is voor die zorg betaald.
- Een regel waarop in het retourbericht geen antwoord staat. Die is nog niet beoordeeld, en een onbeantwoorde regel is geen afwijzing.
Staat er in het retourbericht geen enkele afwijzing, dan meldt Scrivio dat er niets vrij te geven is in plaats van te doen alsof de batch opnieuw onderweg is. Lees in dat geval eerst het retourbericht in (zie Waar de retourinformatie landt), zodat het antwoord van de verzekeraar per regel is vastgelegd.